Sfide
La reportistica della Florida Atlantic University deve includere dati provenienti da gestionali di terzi e dati storici acquisiti prima dell'adozione di Workday. Per integrare le informazioni esterne a Workday, occorreva estrapolare i dati manualmente, manipolarli in Microsoft Excel e riconciliarli. Venivano quindi creati dei registri per richieste di dati storici, analisi finanziarie sul lungo periodo e report sulla performance delle varie unità operative.
Perché Workday?
Alla FAU serviva un partner che fornisse a centinaia di interessati un accesso istantaneo e sicuro ai dati creati in Workday, a quelli creati ante Workday e a quelli creati fuori da Workday.
Collaborare con Workday è stata una delle esperienze più belle che ho avuto con il mio team. Come noi, i collaboratori di Workday mostrano una grande passione per il loro prodotto e si fanno in quattro per garantire che la tecnologia risponda alle nostre esigenze.
Assistant VP for Finance and Information Systems
Vantaggi e risultati
Dati storici
Le richieste dei dati storici e le analisi finanziarie sul lungo periodo imponevano di integrare regolarmente i dati dei sistemi legacy con quelli prodotti in Workday. La FAU ha trasferito e archiviato in Workday i registri storici contenenti 12 anni di dati Finance e HR, come richiesto dalla normativa in materia di istituzioni pubbliche e ha dismesso i suoi gestionali legacy.
Fonte unica per le ricerche storiche
10-15 set di dati legacy per un totale di 800 MB
Dettagli sugli introiti
Con il gestionale legacy era una sfida riconciliare i dettagli a livello di transazione provenienti dal sistema ponte per i pagamenti della FAU. Gli addetti non erano in grado di riconciliare le contabilizzazioni a livello di riepilogo con i dettagli delle transazioni. Così la FAU si è servita di Workday Prism Analytics per importare quei dettagli in Workday, arricchendo le dashboard con i dati granulari sugli introiti associati a crediti diversi dalle tasse universitarie, quali i crediti derivati dall'e-gaming e dal parcheggio.
Collegamento dei worktag finanziari alla composizione delle transazioni
Supporto per 100 utenti tra i vari gruppi istituzionali
Tempi di ideazione di un nuovo use case ridotti a 3-4 settimane
Gestione finanziaria e budget
I dirigenti finanziari avevano bisogno di oltre 10 anni di storico per costruire i report sulle tendenze. Per soddisfare la loro richiesta, occorreva estrapolare manualmente i dati storici e integrare i dati legacy con quelli di Workday per tutti i modelli di dati finanziari. Per creare report on-demand, la FAU ha quindi caricato in Workday Prism Analytics i dati legacy e i ponti per i modelli di dati finanziari.
Dashboard con oltre 10 anni di storico finanziario
Risposte alle domande sulle fonti degli introiti reperibili in un unico luogo
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