Con le sue soluzioni di finanziamento, Exeter Finance ha assistito più di un milione di consumatori nell'acquistare l'auto dei loro sogni. I servizi e i tassi concorrenziali offerti dall'azienda sono il prodotto di un lavoro che avviene in massima parte dietro le quinte ad opera dei collaboratori. Per questo, Exeter affina di continuo la loro efficienza operativa intervenendo nei processi legati alla selezione del personale ai benefit e anche alla gestione paghe. Paula Blayney, Vice President of HR Information Systems (HRIS), spiega: "Tutti i nostri flussi di lavoro sono il più possibile semplificati, snelli e coerenti. È importante soprattutto automatizzare i processi relativi ai costi fissi per i manager, in modo che questi possano dedicare più tempo a fare coaching ai dipendenti."
Exeter utilizza Workday da anni per gestire la sua forza lavoro globale e migliorare l'employee experience. Ma il team di 4 persone di HRIS aveva poco tempo per imparare a usare le nuove funzionalità di Workday in grado di eliminare i colli di bottiglia. Così, quando il team ha scoperto i servizi di pianificazione, consulenza e networking di Workday Success Plans, ha aderito al piano. Blayney dichiara: "Siamo un team autosufficiente, ma Success Plans ci ha fornito esattamente ciò che ci serviva per essere più produttivi e usare Workday per il raggiungimento dei nostri obiettivi."
Siamo un team autosufficiente, ma Success Plans ci ha fornito esattamente ciò che ci serviva per essere più produttivi e usare Workday per il raggiungimento dei nostri obiettivi.
Vice President, HR Information Systems
Un piano di lungo termine con ritorni immediati
La prima fase è consistita nel partecipare a un Feature Adoption Workshop, un seminario tenuto da un consulente di Success Plans e volto a individuare gli obiettivi operativi di Exeter. Il consulente ha poi aiutato Exeter a creare una roadmap personalizzata che allineasse la visione aziendale con le funzionalità presenti e future di Workday. Sam Siddique, Systems Integrations Manager presso Exeter, spiega: "Come team abbiamo classificato le funzionalità come 'da implementare assolutamente', 'da implementare preferibilmente', 'da implementare possibilmente' e 'da non implementare'. Successivamente, abbiamo dato priorità a quelle da implementare assolutamente sulla base delòle esigenze aziendali. Una volta al mese rivediamo la roadmap e apportiamo modifiche a seconda delle nuove funzionalità, opportunità ed esigenze che emergono."
Una delle prime funzioni adottate da Exeter è stata Workday Request Framework, per la sua capacità di migliorare i flussi di lavoro per manager e team HR. Racconta Siddique: "In passato aggiornavamo i profili di impiego dei dipendenti basandoci sulle richieste del personale inviate via e-mail. Adesso l'intero processo è gestito in Workday, dall'invio alla ricezione della richiesta e dall'effettuazione delle modifiche alla chiusura della richiesta. Centralizzando e uniformando tutte le fasi, abbiamo semplificato i processi di creazione e aggiornamento dei profili di impiego e, soprattutto, li abbiamo resi più efficienti. E poi, dal momento che tutte le richieste risiedono in Workday, ora è più facile tracciare le richieste passate a fini di verifica."
Ero davvero entusiasta, perché VIBE era perfettamente in linea con la nostra iniziativa di diversity e inclusione e potevamo ricavarne gli insight che ci servivano senza dover ricorrere ad altre fonti.
HR Analyst
Superare le sfide più disparate grazie alla collaborazione
Per mettersi in contatto con altri clienti Workday di settori diversi e imparare da loro, il team HR di Exeter ha preso a partecipare alle Collaboration Crews disponibili in Success Plans. Trameisha Royal, HR Analyst presso Exeter, racconta: "Ogni settimana affrontiamo un tema diverso ed è così che sono venuta a sapere della dashboard di Value Inclusion, Belonging and Equity [VIBE] in Workday. Ero davvero entusiasta, perché VIBE era perfettamente in linea con la nostra iniziativa di diversity e inclusione e potevamo ricavarne gli insight che ci servivano senza dover ricorrere ad altre fonti per raffrontare la nostra situazione attuale con quella auspicata."
Dopo aver esplorato le funzionalità della dashboard VIBE, Exeter si è rivolta ad Ask an Expert, servizio di consulenza personalizzata disponibile in Success Plans. Blayney dichiara: "Siamo in grado di risolvere molti problemi da soli, ma con Ask an Expert non dobbiamo perdere tempo a cercare le risposte". Un consulente Workday ha mostrato al team come accedere al tenant amministrativo centrale per caricare sulla loro dashboard dati di terzi relativi a diversity e inclusione. Il team ha poi seguito la guida di VIBE presente nella Workday Community per importare i dati che avrebbero fornito ai top manager preziosi insight comparativi estrapolati dalla dashboard e presenti nei report.
La mia funzione preferita è Ask an Expert, perché è come avere un amico che si può chiamare in ogni momento per avere delle risposte o anche solo per condividere esperienze.
HR Information Systems Manager
Un aiuto immediato per orientarsi di fronte all'imprevisto
Seguendo il percorso nella roadmap, il team HRIS di Exeter prosegue nel modulare la soluzione Workday e nell'adottare nuove funzionalità in poche settimane invece che in alcuni mesi. E se ha domande, si affida a Success Plans. Devita Roberson, HR Information Systems Manager presso Exeter, afferma: "La mia funzione preferita è Ask and Expert, perché è come avere un amico che si può chiamare in ogni momento per avere delle risposte o anche solo per condividere esperienze".
A titolo di esempio, Roberson racconta di quando il team non capiva perché i dati sui conti di risparmio sanitario non venissero generati correttamente per alcune lettere di offerte di lavoro. Spiega: "Pensavamo che il problema fosse legato alla nostra configurazione di Payroll o di Benefits, perché sono applicazioni sorelle che 9 volte su 10 vanno di pari passo. Il nostro consulente di Ask an Expert ci ha mostrato come modificare un'impostazione in Payroll e poi effettuare dei test per assicurarci che il problema fosse risolto. È questo il tipo di aiuto che riceviamo regolarmente tramite Success Plans. I nostri consulenti si sentono parte del team e noi riceviamo l‘assistenza di cui abbiamo bisogno per fornire più valore possibile alla nostra azienda nel minor tempo possibile."