Per più di un secolo, The E.W ha sostenuto ingenti spese per l’acquisto di enormi rotoli di carta da giornale e barili d’inchiostro. Scripps Company (Scripps). Ma nel 2015, questi costi sono svaniti. La direzione ha deciso di cessare l’attività legata alla carta stampata, ormai da tempo in declino, che una volta era stata il suo fiore all’occhiello e di concentrarsi sul trasformare l’azienda in un leader della televisione locale e dei media nazionali,capace di fornire contenuti a quasi tutte le famiglie statunitensi.
Già anni prima, Scripps aveva assistito alla rapida evoluzione del settore verso modelli più digitali, favorita dai progressi in ambito tecnologico. Questo ha spinto i dirigenti a rivedere i processi e i flussi di lavoro, ricorda Kevin McDonald,Vice President for People Services and Insights presso The E.W. Scripps Company. “Siamo riusciti a collegare meglio Finance e HR, migliorando anche il modo in cui utilizziamo i dati”, afferma. “Abbiamo scoperto che la reportistica, l’analisi e la pianificazione spesso passavano in secondo piano rispetto al tempo e all’impegno dedicati alla ricerca e alla riconciliazione dei dati”.
Workday ci ha fornito i dati e le informazioni per condurre in modo migliore il business da un punto di vista strategico, soprattutto in tempi difficili e incerti, e ci ha permesso di farlo molto più velocemente.
Vice President, Financial Planning and Analysis
Prima le persone, poi le finanze
Il primo passo compiuto da Scripps per cambiare la situazione è stato quello di digitalizzare le operazioni HR. Questo obiettivo ha portato l’azienda a scegliere Workday Human Capital Management (HCM) e Workday Payroll. Secondo McDonald, l’implementazione delle applicazioni è avvenuta senza problemi, grazie al modello collaudato Workday Delivery Assurance e a OneSource Virtual, partner di Workday. “Stavamo attraversando un periodo di fusioni e acquisizioni”, afferma. “Ero preoccupato per i rischi e i potenziali problemi che avremmo dovuto affrontare. Ma l’implementazione di Workday si è rivelata una delle più semplici di tutta la mia carriera”.
Visto il successo ottenuto con l’implementazione di Workday HCM e Payroll e all’esperienza positiva con Adaptive Planning, McDonald, Dan Perschke, Vice President e Controller, e altri stakeholder di Scripps hanno deciso di aggiungere Workday Financial Management e Workday Prism Analytics alle loro operazioni aziendali digitali. Questo ha permesso la creazione di una fonte unificata di dati finanziari e HR per tutta l’azienda e di una struttura che consente di integrare rapidamente le operazioni e i dati finanziari delle nuove acquisizioni. “Volevamo raccogliere dati finanziari e dati HR sulla stessa piattaforma per ridurre le integrazioni e la manutenzione”, spiega Perschke. “Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo. Grazie a Workday, abbiamo trasformato radicalmente la funzione Finance e abbiamo ridotto in modo sostanziale i processi manuali e l’uso dei fogli di calcolo”.
Grazie a Workday, abbiamo trasformato radicalmente la funzione Finance e abbiamo ridotto in modo sostanziale i processi manuali e l’uso dei fogli di calcolo.
Vice President e Controller
Maggiori insight per decisioni più informate
L’impatto di Workday sulle operazioni finanziarie di Scripps è stato enorme. “Workday ha raccolto le varie funzioni Finance sulla stessa piattaforma che usiamo per gestire i nostri processi HR: un enorme passo avanti per Scripps”, afferma McDonald. “Grazie alle applicazioni Workday completamente integrate e operative, il team Finance può finalmente dedicare più tempo allo sviluppo di analisi e dashboard di reportistica e previsione”.
Vagelis Kontopos, Vice President of Financial Planning and Analysis di The E.W. Scripps Company, spiega che Workday ha fornito al suo team gli strumenti giusti per semplificare i complessi processi di pianificazione e previsione. “Workday ci ha fornito i dati e le informazioni per condurre in modo migliore il business da un punto di vista strategico, soprattutto in tempi difficili e incerti ,e ci ha permesso di farlo molto più velocemente”, afferma. “La pianificazione degli scenari e i report frequenti sono stati fondamentali quando le nostre entrate pubblicitarie sono crollate durante la pandemia. Con Workday abbiamo potuto aiutare il management team a prendere decisioni migliori e più informate sulla gestione quando il flusso di cassa era ridotto”.
Kontopos aggiunge che ora la pianificazione del budget è più rapida e la rendicontazione degli effettivi rispetto al budget è più aggiornata. “Usando una piattaforma Workday comune a tutte le nostre divisioni, il processo di pianificazione del budget è più centralizzato e abbiamo ridotto significativamente il tempo e l’impegno necessari”, afferma. “Con Workday abbiamo ridotto i tempi di reportistica mensile da due giorni a circa 30 secondi. Questo ci consente di fornire al nostro management più report, previsioni e aggiornamenti di budget in tempo reale.”
Il primo giorno abbiamo eliminato 32 diverse interfacce di sistema. Questo ha sollevato il mio team da un enorme carico amministrativo e ha permesso sia al team Finance che a quello dei sistemi HR di concentrarsi su iniziative aziendali più importanti, molto numerose in un ambiente in cui fusioni e acquisizioni sono all’ordine del giorno.
Vice President for People Services and Insights
32 interfacce di sistema eliminate il primo giorno
Workday, inoltre, ha semplificato notevolmente il business e i sistemi IT di Scripps. Questo è dovuto in gran parte alla sua infrastruttura integrata, che include sicurezza e gestione dei dati e dei processi. “Il primo giorno, abbiamo eliminato 32 diverse interfacce di sistema”, afferma MCDonald. “Questo ha sollevato il mio team da un enorme carico amministrativo e ha permesso sia al team Finance che a quello dei sistemi HR di concentrarsi su iniziative aziendali più importanti, molto numerose in un ambiente in cui fusioni e acquisizioni sono all’ordine del giorno.”
La transizione verso approcci nuovi e orientati al cambiamento ha comportato cessioni e acquisizioni di molte attività complesse che avrebbero potuto richiedere molto tempo. “Usando Workday, siamo in grado di effettuare una riorganizzazione aziendale in appena due settimane”, dice Perschke. “Prima non sarebbe stato possibile. Workday ci ha davvero aiutato ad accelerare il ritmo delle nostre acquisizioni e a integrarle molto più velocemente. Possiamo riorganizzare il nostro business semplicemente cambiando le gerarchie. Basta una semplice operazione di trascinamento”.
Con Workday abbiamo ridotto i tempi di reportistica mensile da due giorni a circa 30 secondi. Questo ci consente di fornire al nostro management più report, previsioni e aggiornamenti di budget in tempo reale.
Vice President of Financial Planning and Analysis
Mosse audaci per titoli audaci
Tutti e tre i dirigenti Scripps concordano sul fatto che l’intera suite di applicazioni Workday è intuitiva da usare. “Workday ha reso i sistemi complessi estremamente semplici da capire per gli utenti medi, riducendo il tempo di formazione e facilitando le operazioni self-service”, dice Kontopos. “La possibilità di accedere a Workday e visualizzare dati a qualsiasi livello di dettaglio, dalle transazioni di contabilità generale alle fatture, ha permesso al team Finance a diventare completamente autosufficiente”.
Il risparmio in termini di tempo e costi garantito da Workday ha permesso a Scripps di liberare risorse da destinare ad altre importanti iniziative aziendali. “Poiché è basato sul cloud, Workday supporta anche la mobilità degli utenti e offre loro la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo, un aspetto molto importante per noi”, spiega Kontopos. “Così, se sono alla partita di calcio di mio figlio e devo approvare qualcosa, posso farlo sul mio telefono in due secondi, invece di aspettare di tornare a casa e rischiare di dimenticarmene. Workday ha decisamente migliorato la nostra capacità di comunicare in modo rapido ed efficiente come azienda”.
La possibilità di accedere a Workday e visualizzare dati a qualsiasi livello di dettaglio, dalle transazioni di contabilità generale alle fatture, ha permesso al team Finance a diventare completamente autosufficiente.
Vice President of Financial Planning and Analysis