Per Evotec, crescere in fretta con le acquisizioni significava ritrovarsi con una giungla di gestionali diversi che creavano complessità e rendevano difficile gestire la crescita e l’integrazione senza problemi ulteriori società acquisite. Dovendo gestire tutti questi sistemi, l’HR non riusciva a dedicarsi alle analisi sui dati e al suo ruolo di partner strategico. Inoltre era impossibile soddisfare la fame di dati dell'azienda con la velocità e la precisione necessarie.
Un'azienda complessa e in evoluzione
Evotec si trovava imbrigliata in una complessità crescente, derivante da una crescita rapida sia a livello di organico sia a livello di acquisizioni. Serviva perciò una soluzione che aiutasse l'azienda a tenere il passo con i mutamenti strutturali e nel contempo le fornisse dati e insight chiari su un organico in rapida espansione. Evotec aveva anche bisogno di alleggerire il carico amministrativo che gravava sui team HR ricorrendo all'efficientamento e all'automazione, il tutto soddisfacendo la crescente domanda di analisi sui dati.
I successi di Workday nell'aiutare i clienti a superare sfide strategiche la rendeva il partner perfetto per Evotec.
Avevamo aspettative elevate per il nuovo gestionale in termini di agilità e scalabilità. L'approccio di Workday lo rendeva la scelta giusta per noi.
Head of Global HRIS
Risorse umane più autonome con un sistema consolidato
Il valore maggiore che Evotec ha tratto da Workday è il consolidamento di più sistemi legacy eterogenei in un'unica soluzione globale.
In precedenza HR aveva fatto un ricorso massiccio ad IT quando si trattava di modificare e implementare i complessi gestionali legacy. Con Workday, HR è molto più indipendente da IT ed entrambe le funzioni sono più libere di concentrarsi su progetti strategici.
Grazie all'efficacia migliorata e alla presenza di tutti i dati in un unico luogo, i report vengono creati in tempi più brevi e c'è meno lavoro manuale da svolgere. Ora è possibile tracciare tutte le attività e le approvazioni. Per esempio, i tempi necessari a preparare e consolidare gli aumenti per merito sono calati da quattro settimane a due ore e mezza.
Workday inoltre mette i team in grado di creare processi su misura e ha migliorato la sicurezza dei dati sostituendo i file Excel con soluzioni più moderne, affidabili e robuste.
Ma soprattutto, Workday fornisce un unico processo globale per svariati ambiti dell'azienda. In questo modo i team sono più armonizzati, le attività più snelle, i tempi più brevi e i rapporti umani più appaganti.
Onboarding amministrativo ridotto da 2 mesi a 2 settimane
Approvazioni delle modifiche ora pienamente tracciabili
Celerità, precisione, coerenza dei dati e armonizzazione dei processi: tutto questo ce l'ha procurato Workday.
Head of Global HRIS
Vantaggi tangibili per l'azienda
Con Workday, Evotec dispone ora di un sistema di supporto per processi che prima erano svolti a mano o in Microsoft Excel. I dirigenti possono accedere al sistema da dispositivi mobili e il 60% di loro si connette a Workday regolarmente dal cellulare. I manager hanno meno scartoffie e file Excel da gestire e possono lavorare ovunque si trovino.
L'azienda ha risparmiato notevoli quantità di tempo e denaro. Essendoci un unico gestionale come fonte di dati, i volumi delle transazioni sono calati molto: ad esempio, per preparare un report sull’organico bastano cinque minuti, mentre prima ci voleva circa una settimana.
Il processo di aumento per merito durava diverse settimane, poiché i dirigenti condividevano i fogli di calcolo per prendere decisioni. Oggi ci vogliono appena due o tre giorni, un risultato non da poco dal momento che consente ai dirigenti di risparmiare notevolmente sul fattore tempo.
Con Workday Recruiting anche il processo di selezione del personale è cambiato drasticamente: la conformità al GDPR la comunicazione con i candidati risultano ora più semplici. Il risultato è che i costi di selezione sono rimasti stabili in un periodo in cui le assunzioni sono aumentate.
Workday aiuta HR a operare in modo assai più strategico, incrementando il valore concreto che apportiamo all'azienda.
Head of Global HRIS
Decisioni più efficaci
In passato era arduo quantificare gli straordinari, dal momento che i dipendenti erano i soli ad avere accesso ai fogli di calcolo per il monitoraggio. Ora invece questi dati sono pienamente tracciabili.
Evotec ha usato Workday anche per creare nuovi criteri e sistemi per rilevare le assenze durante COVID-19, riuscendo così a calcolarne in semplicità le ricadute sui costi aziendali. Risultato: sono state create nuove prassi che agevolano i dipendenti e nel contempo riducono rischi e spese per l'azienda.
A tutto ciò vanno ad aggiungersi gli insight sugli straordinari e le assenze, grazie ai quali Evotec può impostare nel sistema degli avvisi sugli straordinari e prendere decisioni basate su una maggiore visibilità dei dati. Workday velocizza l'inserimento in azienda dei neoassunti e la creazione di reportistica, facendo individuare all'azienda i canali più efficaci per la selezione del personale.