Elekta, azienda all'avanguardia nella cura delle neoplasie e delle patologie cerebrali, sviluppa strumenti e sistemi per la radioterapia. Questa azienda multinazionale in rapida crescita, leader dell'innovazione nel suo campo, aveva bisogno di rinnovare i propri sistemi HR.
A Elekta serviva una soluzione HR in grado di garantire un framework unificato per i suoi oltre 3600 collaboratori in 28 paesi e di fornire un'unica fonte di dati e un unico set di processi globali per la gestione delle risorse umane. Per questo Elekta ha scelto Workday.
Da 20 sistemi diversi a un unico sistema
Come molte aziende, Elekta aveva più sistemi HR e questo rendeva complicate anche le attività più elementari, come la gestione degli headcount. "Anche confermare i dati di base, come il numero dei dipendenti, era un'operazione complessa," afferma Raymond L'homme, Global HR Business Applications Manager di Elekta. "Non avevamo un sistema unico per la gestione delle risorse umane, utilizzavamo fogli di calcolo di Excel. Per avere un conteggio complessivo dei collaboratori, dovevamo richiedere le informazioni e combinarle tra loro. L'operazione richiedeva quasi una settimana e, una volta completata, i dati erano già diventati obsoleti. Alcuni conteggi non includevano i collaboratori esterni, i collaboratori part-time o i lavoratori in congedo per malattia. Non c'erano regole uniformi."
Elekta aveva bisogno di un nuovo sistema HR che potesse soddisfare alcuni criteri fondamentali: doveva trattarsi di una soluzione cloud, accessibile in sicurezza da tutti i paesi e in grado di supportare i processi aziendali di Elekta e migliorare il processo decisionale grazie a report in tempo reale. "Siamo un'azienda innovativa e la nostra cultura si sposa perfettamente con quella di Workday," spiega L'homme.
Elekta ha sostituito più di 20 sistemi diversi con Workday. "Il vantaggio principale è poter disporre di un unico sistema, un passo avanti importante per i nostri global manager," continua L'homme. "Usiamo tutti gli stessi processi, la stessa interfaccia. Se ad esempio decidiamo di aumentare gli stipendi, si seguirà lo stesso processo in Cina come in Svezia. Le funzioni HR, IT e Finance, con il supporto del team di management, hanno scelto Workday come unica fonte di dati affidabili."
Crescita ed espansione
"Siamo diventati una multinazionale con processi globali," afferma L'homme. "Questa crescita presenta diverse sfide che vanno superate per garantire un'interazione ottimale tra tutti i servizi. I vantaggi più importanti si notano nelle interazioni tra paesi diversi, quando le organizzazioni regionali possono accedere a dati provenienti da tutti i paesi e utilizzarli per ottenere le informazioni necessarie.
I nostri manager possono indagare sulla riduzione della forza lavoro, per conoscere, ad esempio, le motivazioni che spingono i dipendenti a lasciare l'azienda, il profilo di questi dipendenti e i trend del fenomeno. Questo ci consente di migliorare le nostre strategie di gestione dei talenti e retention".
L'evoluzione fluida di Workday
Filip Sjögren, vicepresidente di Compensation and Benefits presso Elekta, è d'accordo con queste affermazioni. "Vista la portata realmente globale dell'azienda, ritengo essenziale disporre di dati per ciascuna area geografica. In assenza di questi dati non saremmo in grado di offrire una gestione efficiente delle risorse umane," afferma.
Inoltre, negli ultimi dieci anni Elekta ha registrato una crescita organica, anche in seguito ad acquisizioni, che ha posto la funzione HR di fronte a diverse sfide, tra cui garantire che i nuovi dipendenti adottino la cultura aziendale fin dal primo giorno. "Fondere diverse organizzazioni dopo un processo di acquisizione significa integrare i vari processi aziendali e fare in modo che i nuovi dipendenti si sentano parte della famiglia Elekta. Workday offre un percorso di transizione rapido e fluido, davvero ideale dopo un'acquisizione," afferma Sjögren.
La decisione di Elekta di trasferire la gestione HR nel cloud presenta molti importanti vantaggi. Essendo un'applicazione Software as a Service, Workday offre aggiornamenti periodici anziché upgrade costosi che ostacolano la performance dei sistemi software on-premise. "La gestione HR nel cloud è un vantaggio sia per l'HR sia per il team IT," continua Sjögren. "Non dobbiamo attendere e acquistare nuove versioni di Workday per essere sicuri di lavorare con gli strumenti ottimali, perciò non è necessario preparare ogni volta un business case per l'acquisto di nuovo software. Workday si evolve di pari passo con Elekta e ne segue la crescita."
Risultati concreti
Elekta ha ottenuto rapidamente il ROI per l'investimento in Workday, recuperando i costi in circa 12 mesi. "L'investimento (sia l'esborso iniziale sia il costo della licenza) si sta già ripagando ampiamente," dichiara L'homme.
L'HR al posto d'onore
"Il team esecutivo inizia a utilizzare i dati di Workday per orientare la strategia organizzativa e prendere decisioni basate sui dati," continua L'homme. "Ad esempio: è utile incrementare i piani di successione? Possiamo gestire meglio i nostri talenti? Workday offre ai manager maggiori insight riguardo ai team per prendere decisioni migliori e pianificare in anticipo. Fornisce le informazioni necessarie a comprendere determinati trend e il loro impatto sulla nostra attività. Questo trend è globale? Dobbiamo intervenire?"
Con Workday, inoltre, il team HR globale di Elekta ha più tempo per dedicarsi a importanti attività strategiche, come velocizzare e ottimizzare i processi di valutazione annuale e di aumento per merito per i dipendenti. "In passato, il team HR era sempre l'ultimo a essere informato dei cambiamenti. Adesso è il team esecutivo a chiederci informazioni: abbiamo acquisito un ruolo di rilievo," conclude L'homme.
Nelle parole di Sjögren, "Workday è un investimento ottimale per il futuro della nostra azienda. Senza dati affidabili non possiamo prendere decisioni affidabili. Ora possiamo offrire al team di management le indicazioni necessarie per andare avanti con fiducia. Sanno di poter contare su di noi."