La piattaforma centralizzata legacy per il recruiting e la gestione dei talenti in AIA veniva implementata con modalità diverse nell’organizzazione, senza un allineamento globale, e questo impediva l’ottenimento di insight completi. Inoltre alcuni processi erano ancora manuali e poco flessibili. Gli aggiornamenti della piattaforma, come il miglioramento dell’accesso tramite dispositivi mobili e delle capacità self-service, per quanto possibile, risultavano lunghi complessi.
AIA continua a crescere, ma una crescita sostenibile richiede processi scalabili e flessibili, per rispondere rapidamente ai nuovi scenari, tra cui le nuove normative.
Group Head, HR Transformation, Analytics & Governance
Insight fruibili e basati sulla comunità
Quando ha iniziato i test con Workday, il team AIA ne ha apprezzato la versatilità e la facilità di estrazione di insight di diverso tipo, utilizzabili per facilitare il lavoro dei talent manager. Ulteriori test hanno evidenziato la solidità del flusso di lavoro Workday e la possibilità di adottarlo a esigenze specifiche. La possibilità di accedere sempre e ovunque al sistema era un altro vantaggio rispetto ai vincoli del sistema legacy di AIA.
Inoltre per il team risultava interessante accedere alla Workday Community. Il concetto di condivisione tra gli utenti Workday è stato ulteriormente sottolineato dal feedback positivo che AIA ha ricevuto dai clienti Workday. Leonard Lai, Group Head of HR Transformation, Analytics & Governance, dice “Insight fruibili, un’esperienza utente ottimale, scalabilità e senso di community: avevamo risposte a tutte le nostre domande”.
Passaggio a un sistema HR dinamico
In soli 15 mesi, Workday è stato abilitato nei 18 mercati in cui opera AIA. In un solo mese l’adozione del sistema ha raggiunto il 90%, mentre il personale interagiva con Workday a una media di quattro volte a settimana. Successivamente AIA ha automatizzato il 60-70% dei processi manuali, mentre il 70% dei processi di approvazione è passato all’esecuzione in Workday anziché su carta o tramite e-mail. Nel contempo il numero di interazioni e richieste al team HR è calato, e il team ha potuto dedicare più tempo alla pianificazione e al budget. Ora i talent manager dispongono di insight sullo sviluppo del personale 24 ore su 24, con conseguenti miglioramenti dell’efficienza e delle comunicazioni. “L’intero modello di distribuzione è cambiato, e ci consente una maggior flessibilità e preparazione per l’HR intelligente” dice Leonard.
La flessibilità di Workday ci consente di adattare il sistema alle nostre esigenze specifiche.
Group Head, HR Transformation, Analytics & Governance
Trasformazione del ruolo dell’HR
Secondo i risultati di un sondaggio periodico interno, circa l’83% dei dipendenti AIA si dichiara soddisfatto o molto soddisfatto di Workday. Inoltre i risultati di soddisfazione interna sono cresciuti di circa 10-20 punti in seguito alla trasformazione dell’ambito HR in AIA, supportato dalla suite di applicazioni Workday.
Nel contesto della trasformazione, uno degli obiettivi di AIA era il miglioramento della percezione dell’ufficio HR e del suo ruolo nell’azienda. Ogni membro del team of the HR dispone di viste dashboard degli scenari HR e può concentrarsi sulla gestione dei casi e dedicare più tempo all’interazione con i dipendenti, allo sviluppo delle carriere e alla gestione delle variazioni normative, promuovendo una crescita dell’attività più sostenibile. Ora l’ufficio HR viene visto più come un team di consulenza aziendale che come un semplice settore operativo.
Accelerazione dell’uso di strategie basate sui fatti
I manager utilizzano i report e i dashboard di Workday Prism Analytics per ottenere una vista accurata dell’organizzazione, con monitoraggio dei dati dei trend, confronto dei trend tra le aziende e identificazione delle questioni strategiche più importanti per i manager stessi e per l’azienda. AIA ha inserito nel sistema 10 anni di dati storici, definendo un ambiente protetto con accesso basato sulle autorizzazioni. In futuro, i manager potranno testare le loro idee e definire strategie di business basate sui fatti, per promuovere lo sviluppo e la crescita dell’azienda. “In futuro prevediamo di espandere l’utilizzo di Prism Analytics concentrandoci su insight operativi che possono definire strategie aziendali, ad esempio sulle possibili modalità di miglioramento” dice Leonard.