Pourquoi les directions financières doivent aller plus loin dans l'analyse des P&L

Pour faire face à l'avenir, il faut d'abord comprendre les défis du passé. Je m'intéresse à la fonction finance depuis assez longtemps pour observer de près son évolution et celle des systèmes de gestion comptable et financière.

À mon avis, la direction financière est parfaitement en mesure d'accompagner la prise de décisions des équipes de direction. Les changements rapides auxquels sont confrontées les entreprises mondiales sont tels que le besoin en données, financières et non financières, capables de fournir des renseignements métier pour guider la prise de décisions n'a jamais été aussi grand.

Aller au-delà de l'analyse traditionnelle du P&L

Un nouveau défi s'impose aux directions financières : elles doivent désormais mesurer et fournir à l'échelle de l'entreprise des informations contextuelles qui vont au-delà des données sur les revenus et les coûts dont les comités de direction ont toujours été friands. La Finance interagit désormais avec un ensemble de parties prenantes beaucoup plus étendu et exigeant, dans un environnement business en constante évolution. Ainsi, non seulement la mesure et l'analyse du chiffre d'affaires et des pertes et profits sont de plus en plus difficiles, mais ils ne sont pas non plus suffisants pour comprendre comment l'entreprise génère des résultats financiers.

Si la finance doit devenir un véritable partenaire, elle doit évoluer au-delà de la vision du P&L traditionnel pour aider l'entreprise au sens large à affiner les modèles commerciaux existants et à générer de nouveaux revenus.

Nous venons d'un monde où les directions financières mesuraient des choses tangibles et relativement faciles à quantifier. C'est exactement ce pourquoi les systèmes ERP ont été conçus, et on peut dire qu'ils ont plutôt fait un bon travail. Les systèmes comptables se sont concentrés sur la chaîne d'approvisionnement et se sont intéressés principalement à la gestion des coûts. Cette approche était fondamentalement axée sur la compréhension et le contrôle des dépenses.

Dans l'économie actuelle axée sur les services, où les coûts sont principalement associés aux personnes plutôt qu'aux choses, c'est désormais la génération de chiffre d'affaires qui compte en premier. Le rôle de la direction financière est d'aider l'entreprise à générer de nouveaux revenus sur les marchés émergents, dans de nouveaux secteurs et dans différentes régions. Il ne s'agit plus de mesurer les revenus et les profits ou les pertes avec une méthode comptable traditionnelle. Cette nouvelle approche exige une compréhension du contexte et la capacité de saisir, d'analyser et de rendre compte de ces données plus riches. Il devient nécessaire de pouvoir comprendre toutes les données transactionnelles de l'entreprise, dans leurs moindres détails, et mettre ces données à la disposition de l'ensemble des acteurs concernés.

Si la finance doit devenir un véritable partenaire, elle doit évoluer au-delà de la vision traditionnelle pour aider l'entreprise au sens large à affiner les modèles commerciaux existants et à générer de nouveaux revenus. Pour ce faire, il faut passer d'une approche comptable axée sur les revenus et les coûts à une approche plus analytique, qui s'appuie sur la notion de contexte : qui, quoi, où, pourquoi et quand. Tout cela repose sur la technologie, et c'est souvent là que les choses se compliquent.

La mobilisation de toutes les ressources

Les dirigeants à qui je m'adresse quotidiennement, notamment des personnes œuvrant dans les finances, les ressources humaines, les ventes et d'autres domaines, travaillent souvent sur des systèmes disparates. Lorsque la finance tente de réconcilier les données de ces systèmes, un processus déjà laborieux en lui-même, les résultats sont souvent inexacts et n'inspirent pas confiance. Si ces données sont réparties dans plusieurs systèmes différents plutôt que d'être regroupées au sein d'un seul système, les réconcilier devient une tâche périlleuse.

Un autre aspect problématique est que la plupart des systèmes financiers traditionnels n'ont pas été conçus pour saisir l'information contextuelle plus détaillée dont les entreprises ont maintenant besoin. La capture de données plus riches au niveau transactionnel afin de donner des éléments de contexte, plutôt que de simples informations de base provenant des systèmes comptables traditionnels, n'est plus un luxe mais un besoin essentiel.

Si ces facteurs se combinent, il en résulte une vision incomplète et, dans ces conditions, la direction financière n'est pas en mesure d'aider à la compréhension et l'analyse du chiffre d'affaires et ce qui sous-tend sa croissance.

Un problème de données, pas de reporting

Gardons à l'esprit que les informations financières concernent aujourd'hui tous les aspects d'une entreprise. Cette vaste communauté s'intéresse à l'analyse de la rentabilité, à la modélisation de scenarii et aux modèles de coûts, tandis que les systèmes ERP traditionnels ont été conçus pour permettre l'élaboration des bilans comptables IFRS/GAAP et d'informations réglementaires plutôt que pour offrir des analyses contextuelles et des rapports ad hoc. Le problème ne se situe pas au niveau des rapports, mais bien au niveau de la qualité des données et de la capacité à en tirer facilement des conclusions.

Si les bonnes données ne sont pas saisies au tout début du processus, aucun système de reporting sur les P&L ne pourra en tirer une analyse riche en contexte. Les systèmes plus modernes tels que Workday abordent ce problème au niveau transactionnel en capturant des transactions riches en données de sorte que le système financier central puisse fournir directement des analyses pertinentes sans qu'il soit nécessaire d'ajouter des solutions spécifiques couteuses, complexes et nécessitant plus de contrôle et de maintenance.

Disposer des bonnes données constitue la première étape, la suivante étant de les rendre exploitables. Parce que l'on ne peut plus s’attendre à ce que tous ceux qui utilisent le système soient des experts financiers (ce qui ne devrait en aucun cas être un prérequis), les analyses doivent être simples à définir et faciles d’accès. Quasiment tout le monde étant mobile, les indicateurs doivent être pertinents et disponibles à tout moment et en tous lieux, sur n’importe quel appareil.

Dernier point, mais non des moindres : l'agilité. Un système financier devrait permettre à un service financier de contrôler la gestion du changement et aider l'entreprise à relever les défis et à tirer parti des opportunités de revenus, quelles qu'elles soient et où qu'elles se trouvent.

Le passage vers une économie axée sur les services, mêlé à un climat économique incertain, a donné aux équipes financières l'occasion de devenir des partenaires stratégiques capables de façonner et d'orienter les décisions organisationnelles. Ce partenariat n'est possible qu'en approfondissant la compréhension des facteurs contextuels qui influencent les revenus, les profits et pertes, et en mettant ces données analytiques à la disposition des parties prenantes concernées quand elles en ont besoin. Un changement fondamental dans le rapport qu'ont les équipes financières avec la technologie est donc indispensable.

Pour en savoir plus sur la transformation financière, lisez cette série d'articles de blogs en quatre parties.

Cette parole d'expert, écrite par Lena Shishkina, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.