Tous ceux qui se sont arrêtés devant un certain chariot à hot-dogs dans le Madison Square Park de Manhattan, un jour d'été 2001, auraient probablement été surpris d'apprendre qu'ils assistaient là à la naissance d'un phénomène mondial. Depuis, Shake Shack n'a eu de cesse d'étonner tout le monde. En 2004, le chariot à hot-dogs a été remplacé par un kiosque permanent : Shake Shack était né.
Les points de vente Shake Shack continuent de se multiplier à un rythme effréné aux États-Unis et dans le monde entier. Chaque site rappelle l'atmosphère d'autrefois des restaurants en bord de route, et son menu ne cesse d'évoluer en réinterprétant les classiques. Shake Shack est connu pour ses burgers haut de gamme, ses desserts glacés et ses boissons préparées à partir d'ingrédients frais et locaux, pour satisfaire les palais du 21e siècle. Aujourd'hui, Shake Shack compte pas moins de 300 points de vente, de Kansas City à Shanghai.
Avant Workday, la comptabilité devait imprimer et signer physiquement chaque écriture comptable qu'elle saisissait dans le système. Aujourd'hui, le processus est automatisé, ce qui réduit le temps de traitement.
Senior Director of Enterprise Systems and Solutions
Les difficultés croissantes d'une expansion rapide
En 2015, Shake Shack a réussi son introduction en bourse. Sa croissance rapide a mis à rude épreuve l'organisation financière de l'entreprise, en raison notamment des besoins supplémentaires en matière de reporting et d'audit de la société nouvellement cotée en bourse, parmi lesquels la mise en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley (SOX).
La fonction Finance devait composer avec un ensemble de systèmes papier déconnectés et contraignants, hérités des premières heures de l'entreprise, pour élaborer des budgets, des rapports et des prévisions. Les clôtures trimestrielles prenaient plus de 10 jours. Plus de 200 contrôles devaient être effectués en grande majorité manuellement, des rapprochements bancaires mensuels à la vérification et la validation des factures.
Des auditeurs internes devaient rassembler manuellement les données, soldes de compte et écritures comptables compris, auprès de chaque service pour préparer les ressources pour les auditeurs externes. Avec le développement croissant de ses effectifs, Shake Shack avait également besoin d'un système RH efficace.
Des prévisions plus claires et des budgétisations plus rapides
Les services de Shake Shack exécutent les cycles de budgétisation et de prévisions avec Workday Adaptive Planning, ce qui permet à l'entreprise de prévoir avec une précision et une efficacité accrues ses revenus et ses dépenses, d'amortir l'équipement et d'accélérer le cycle budgétaire.
Tous les responsables de centre de coûts utilisent Workday Adaptive Planning pour créer un ensemble de prévisions. « Workday Adaptive Planning a apporté plus de valeur à notre activité en nous donnant le pouvoir de vraiment comprendre nos données pour prendre de meilleures décisions », explique Brian Seely, Senior Director of Enterprise Systems and Solutions chez Shake Shack.
Workday Adaptive Planning a également eu un rôle fondamental dans l'accélération de la création de rapports au conseil d'administration.
Workday Adaptive Planning a apporté plus de valeur à notre activité en nous donnant le pouvoir de vraiment comprendre nos données pour prendre de meilleures décisions.
Senior Director of Enterprise Systems and Solutions
Des audits simplifiés en accompagnement
Maintenant que l'équipe d'audit interne de Shake Shack dispose d'un accès interrogeable à toutes les données financières de l'entreprise grâce à Workday, elle peut rapidement produire des pistes d'audit directement à partir du système plutôt que de devoir demander à chaque service de passer en revue d'importants volumes de documents papier. « Avant, nous devions demander au personnel de fournir les soldes de compte et de nous montrer les écritures comptables », explique Jessica Kast, Senior Manager of Internal Audit chez Shake Shack. « Aujourd'hui, avec Workday, nous avons accès à toutes les informations nécessaires sans devoir solliciter les autres. »
Brett Cohen, Internal Audit Manager chez Shake Shack, salue également cette avancée : « Sur le plan du contrôle, nous pouvons nous appuyer sur Workday sans nous soucier d'éventuels éléments manquants ou de retards. Nous pouvons voir en détail les achats pour savoir comment ils ont été payés et qui les a approuvés, pour ensuite créer le rapport, le donner à nos auditeurs, lesquels traitent l'information bien plus vite. »
Avant, nous devions demander au personnel de fournir les soldes de compte et de nous montrer les écritures comptables. Aujourd'hui, avec Workday, nous avons accès à toutes les informations nécessaires sans devoir solliciter les autres.
Senior Manager of Internal Audit
Et en supplément ?
Shake Shack a également pu compter sur un ensemble de services de soutien, dont Workday Application Management Services (Workday AMS) fourni par Deloitte et plusieurs ressources supplémentaires provenant de la communauté Workday, pour approfondir sa maîtrise des fonctionnalités Workday.
« Le soutien de Deloitte pour Workday AMS nous aide vraiment au quotidien », explique Brian Seely. « Et nous passons tous au peigne fin les vidéos et les présentations de la communauté Workday pour acquérir des connaissances supplémentaires. »
Au bout du compte, tous ces avantages combinés accompagnent Shake Shack sur la route d'une croissance durable. Brian Seely conclut ainsi : « De façon générale, Workday a beaucoup apporté à notre activité en nous fournissant des outils qui nous aident à rationaliser les processus et à gagner du temps, et nous offrent une vision plus éclairée sur nos données financières. »