Rolls-Royce est l'une des entreprises les plus sophistiquées du monde, à la pointe de la technologie sur des marchés aussi complexes que l'aérospatiale civile, la défense et les systèmes d'énergie.
Une telle échelle et une telle diversité ont un coût, avec 42 systèmes de paie distincts à travers l'organisation internationale. Cela a longtemps posé des problèmes lors de l'analyse des coûts réels des effectifs, qui ont historiquement été basés sur des moyennes plutôt que sur des données précises. Cela a conduit à des écarts importants entre les coûts estimés et les coûts réels.
Mais c'est lorsque l'impact du COVID-19 sur les marchés de l'entreprise a entraîné une restructuration majeure pour réduire les coûts et créer des synergies que le besoin d'informations exactes est devenu stratégique. Il ne suffisait plus d'envisager des scénarios hypothétiques. La précision était essentielle.
Chez Rolls-Royce, Workday est bien plus qu'un service RH. Il s'agit d'un outil commercial qui permet d'informer l'entreprise, de fournir des informations clés et de gérer certains de nos processus clés.
Transformation Director, Global Business Services
La visibilité est la clé de la fonctionnalité de gestion
Selon Marcus Millership, Transformation Director des Global Business Services, la fonction centralisée de stratégie et de finance de Rolls-Royce, « les effectifs représentent le coût le plus important pour l'entreprise, et avoir une visibilité totale est essentiel pour gérer l'organisation. » Chargé de trouver une solution au défi de la précision auquel sont confrontés les RH, Marcus Millership et son équipe ont examiné de nombreuses solutions avant de choisir Workday Prism Analytics.
Désormais, le reporting entièrement automatisé sur les effectifs et les coûts totaux du personnel ne se contente pas de fournir une précision totale et de réduire les écarts budgétaires de plusieurs millions de livres. Il a également permis une collaboration sans précédent entre les services RH et Finance, à tel point que le service Finance a implémenté Workday Prism Analytics pour ses propres besoins.
Comme le dit Marcus Millership, « l'expérience que nous avons acquise jusqu'à présent montre clairement que nous avons fait le bon choix en choisissant Workday Prism Analytics. Sans cela, la crise du COVID aurait été beaucoup plus difficile à gérer. Les nouvelles fonctionnalités qu'il nous apporte sont très impressionnantes. »
La nouvelle précision permet d'éradiquer les écarts budgétaires
La possibilité d'intégrer des données provenant de plusieurs systèmes de paie et de milliers de collaborateurs répartis dans de nombreux pays a permis de réduire considérablement les écarts lors du calcul des budgets dédiés aux effectifs. En conséquence, les managers peuvent désormais faire confiance aux données sur lesquelles ils fondent leurs décisions.
Selon Marcus Millership : « Il n'y a plus besoin des hypothèses dont ont souffert nos processus budgétaires dans le passé. Nous pouvons désormais introduire des coûts réels dans Workday, les comparer aux niveaux de notre organisation et les utiliser pour être beaucoup plus précis et exacts. C'est particulièrement important dans le contexte actuel, où nous cherchons à réduire les coûts. »
Des données fiables sont essentielles à la restructuration
La nécessité de faire confiance aux données utilisées était particulièrement importante dans le processus de restructuration dont Rolls-Royce émergeait après la période la plus difficile du COVID-19. Une entreprise plus agile, mieux à même d'identifier et de répondre aux opportunités de croissance future.
Comme l'explique Marcus Millership, « il a été très important de bien comprendre notre base de coûts, d'utiliser des informations précises consolidées dans un seul système et de pouvoir les mettre à jour ou les extraire très rapidement et facilement. Une visibilité totale de nos effectifs et de la manière dont nous planifions un budget est essentielle, et c'est ce que nous avons maintenant. »
Finance et RH coopèrent pour une vision stratégique tournée vers l'action
« Selon l'équipe Finance, Workday est la seule source de données véritable relatives aux effectifs, et nous devons l'utiliser pour gérer la base de coûts du personnel », explique Marcus Millership.
« C'est formidable de pouvoir s'aligner sur cette seule source qui est la clé du progrès alors que nous cherchons à construire un avenir pleinement durable basé sur les nouvelles technologies, lorsqu'il sera essentiel d'utiliser les données de toute l'entreprise sur un seul système. »
« Notre objectif est donc désormais de faire passer la plateforme à un niveau plus stratégique. »