Regent's University London est la seule université indépendante à but non lucratif de Londres. Grâce à Workday Adaptive Planning, l'université est passée à un modèle de planification continue avec un système comptable standardisé pour la performance financière, et a finalement renforcé un sentiment de responsabilisation auprès de ses détenteurs du budget. Aujourd'hui, Regent's University London effectue des prévisions à court et à long terme afin d'extraire tous les facteurs impliqués dans la santé financière future de l'université.
Disposer d'une plus grande souplesse pour s'adapter à l'environnement changeant qui façonne le secteur de l'éducation nous permet de maîtriser notre avenir financier.
Finance Director
Défis
- Impossibilité de consolider les données de planification et de budgétisation dans sept écoles et environ 50 centres de coûts.
- Méfiance à l'égard de l'exactitude des données pour en extraire des informations clés significatives.
- Capacité limitée de prévision
Résultats
- Meilleur contrôle du processus d'élaboration budgétaire grâce à des données précises et exploitables.
- Planification et analyse plus rapides et plus efficaces impliquant toutes les parties prenantes du budget.
- Amélioration des capacités de prise de décision sur les flux de trésorerie à court et à long terme utilisés pour améliorer l'expérience étudiant.
Regent's University London est la seule université indépendante à but non lucratif de Londres. Alors que les universités non indépendantes bénéficient d'un financement public, Regent's University London dépend des droits d'inscription des étudiants comme unique source de revenus pour tout, des cours à l'hébergement en passant par la restauration. Elle est donc soumise à des pressions financières plus importantes que les autres établissements d'enseignement supérieur britanniques.
Chargé de financer une expérience étudiant de qualité, le service Finance de l'université devait équilibrer et budgétiser une multitude de paramètres et de facteurs. Avec un système existant qui n'était plus adapté, l'équipe avait besoin d'un système FP&A qui puisse simplifier la consolidation et l'analyse des données de budgétisation et de gestion des performances.
Consolider la complexité
Regent's University London a travaillé avec Clear Plan, partenaire de Workday Adaptive Planning, pour élaborer un modèle de budgétisation reflétant les besoins de la communauté pluridisciplinaire du campus de l'université, qui opère dans sept écoles. L'intégration des structures de compte existantes et l'organisation de séances d'information ont permis d'accélérer l'implémentation et de sensibiliser les détenteurs du budget aux avantages de la nouvelle approche. Grâce au déploiement de Workday Adaptive Planning, la première réduction de budget a été réalisée après seulement six semaines.
Un budget de premier ordre
Grâce à la mise en place de Workday Adaptive Planning, Regent's University London a entrepris d'affiner son processus de budgétisation, en intégrant des ensembles de données supplémentaires, en passant à un modèle de planification continue et en augmentant finalement la confiance dans les rapports finaux. Il s'agissait en grande partie de consolider les données dans Workday Adaptive Planning avec un processus centralisé de planification et de budgétisation beaucoup plus facile et rapide. Les détenteurs du budget ont également retrouvé un sentiment de responsabilisation grâce à une meilleure visibilité sur les chiffres.
« Par le passé, le budget contenait des inexactitudes provenant en grande partie de l'exercice complexe de consolidation dans Excel, a déclaré Carl Teigh, Finance Director à Regent's University. Cela signifiait que la confiance était érodée dans les chiffres préparés par les finances et limitait la valeur générée par le département financier, ce qui entravait la prise de décision de l'université. En comparaison, avec Workday Adaptive Planning, la visibilité des détenteurs du budget s'est améliorée et ils se sont davantage investis dans une planification financière précise. Par exemple, voir où il est possible de rationaliser les coûts, et ainsi maximiser les fonds disponibles pour les réinvestir dans l'amélioration de l'expérience étudiant. »
Modéliser l'avenir
Aujourd'hui, Regent's University London a dépassé le stade de la consolidation pour adopter un processus de prévision beaucoup plus étendu afin de planifier la stabilité financière à long terme. Les prévisions établissent un lien entre le nombre d'étudiants, la durée des cours et les salaires des enseignants directement dans les données sur les revenus, afin de garantir la disponibilité d'un flux de trésorerie à long terme pour améliorer l'expérience étudiant et la santé financière de l'université.
« Disposer d'une plus grande souplesse pour s'adapter à l'environnement changeant qui façonne le secteur de l'éducation nous permet de maîtriser notre avenir financier. Nous sommes en mesure d'étudier les budgets sous plusieurs angles, qu'il s'agisse de se concentrer sur un centre de coûts particulier ou sur les honoraires professionnels, afin d'identifier les tendances à la hausse ou à la baisse. En plus de nos prévisions annuelles, nous sommes désormais en mesure de modéliser trois à cinq ans à l'avance et d'en tirer des enseignements pour la santé future de l'université. Les mouvements importants que nous avons pu repérer et auxquels nous avons pu réagir grâce à Workday Adaptive Planning n'auraient tout simplement pas été détectés avec notre ancien système. »
Les mouvements importants que nous avons pu repérer et auxquels nous avons pu réagir grâce à Workday Adaptive Planning n'auraient tout simplement pas été détectés avec notre ancien système.
Finance Director