Les biscuits Oreo, les crackers Ritz, ou encore les chocolats Cadbury : ces produits du quotidien se retrouvent dans les garde-mangers de nombreux foyers dans plus de 150 pays. Ces marques sont toutefois bien plus connues que leur fabricant, Mondelēz International, une entreprise du Fortune 500 évaluée à 29 milliards de dollars, à l'origine une filiale de Kraft Foods.
En coulisses, Aaron Colley, Workday Technology Lead et HR Solution Architect chez Mondelēz International, fait partie de l'équipe de cinq personnes chargée du SIRH de l'entreprise. Cette équipe est également responsable de plus de 90 intégrations automatisées, principalement sortantes, avec d'autres systèmes dans le monde, dont 25 pour le seul traitement de la paie. « Avant de déployer Workday il y a plusieurs années, nous utilisions un SIRH hébergé en interne par un important fournisseur d'ERP et évitions d'utiliser des middlewares afin de maintenir les intégrations aussi simples que possible, explique Aaron Colley. Beaucoup de nos intégrations impliquaient des transferts traditionnels de fichiers plats chiffrés. Nous les avons reproduites dans Workday afin de faciliter la migration des intégrations non liées à la paie lors du déploiement et de réduire les risques de disruption après la mise en production. »
Systèmes de paie : des intégrations parmi les plus complexes
Les intégrations de l'entreprise non liées à la paie partagent les données Workday avec de nombreux systèmes qui traitent la gestion des identités, les déplacements (réservations et notes de frais), le pointage en usine et les ventes en Amérique du Nord. « Nous envoyons également des données vers des systèmes de recrutement, vers un système dédié à la gestion des expatriés et vers un système de gestion des actions et des capitaux propres, précise Aaron Colley. Mais transférer nos intégrations liées à la paie a été la tâche la plus compliquée. Nous avions autrefois bien plus de systèmes de paie qu'aujourd'hui. Pour nous aider, nous avons délégué cette tâche à Deloitte, notre partenaire de déploiement Workday, et leur équipe a été fantastique. »
L'interface d'intégrations de Workday nous permet d'apporter des modifications pertinentes aux collaborateurs dans des périodes de paie spécifiques.
Workday Technology Lead et HR Solution Architect
Deloitte disposait d'un spécialiste PECI (Workday Payroll Effective Change Interface), une intégration full-stack qui améliore la visibilité des échanges de données de paie entre Workday et les systèmes tiers, en particulier des changements de statut lors des périodes de paie. « Même si Deloitte a effectué la totalité des intégrations de paie, nous avons observé de près leur méthode et, à la fin de la phase de déploiement, nous savions comment créer et gérer nous-mêmes des intégrations, explique encore Aaron Colley. Cela nous a permis d'effectuer des mises à jour en temps voulu dans les systèmes de paie en aval et de gagner en agilité opérationnelle et organisationnelle à travers le monde. »
Aaron Colley et son équipe ont de plus en plus recours aux intégrations API que fournissent les outils Workday Integration Cloud. Il préfère utiliser cette approche de l'intégration plutôt que les transferts de fichiers par lots pour les importations et exportations de données. Il pense que les intégrations basées sur des API offrent une expérience complètement différente. « Avec les transferts de fichiers traditionnels, nous faisons le gros du travail en créant, en transformant et en envoyant les données à ceux qui vont les consommer, explique-t-il. Grâce aux intégrations API, nous ouvrons les portes de nos données Workday de façon totalement sécurisée via des privilèges d'accès, et donnons à chaque utilisateur la clé d'éléments de données spécifiques. Ils récupèrent ensuite les données, puis les modifient et les chargent comme bon leur semble. »
Une sécurité intégrée pour une meilleure confidentialité des données
Aaron Colley précise que, même si les intégrations via des API Workday favorisent un modèle d'abonnement plus dynamique et en self-service pour les systèmes connectés, son équipe conserve néanmoins en permanence un contrôle strict sur les données. Il attribue cette capacité au modèle de sécurité au cœur de Workday, le système d'enregistrement de l'entreprise. « Nous manipulons des données RH sensibles, confidentielles et qui permettent d'identifier des individus spécifiques, c'est pourquoi nous devons protéger ce que les autres peuvent voir, poursuit-il. Workday nous aide à atteindre cet objectif. Par ailleurs, son automatisation nous garantit que les mises à jour et le reporting proviennent d'une seule source, au lieu d'être stockés dans plusieurs endroits distincts, chacun pouvant avoir des niveaux de sécurité différents et ses propres vulnérabilités. »
Le fait de disposer d'une seule source de données est un atout pour l'entreprise. Cela garantit l'intégrité et la cohérence du reporting en nous évitant d'avoir à créer des rapports à partir de différentes sources de données.
Workday Technology Lead et HR Solution Architect
L'utilisation d'intégrations basées sur une API présente de nombreux avantages selon Aaron Colley. « Tout d'abord, elles permettent des déploiements beaucoup plus simples et rapides. Les intégrations de fichiers plats peuvent nous prendre jusqu'à huit semaines, contre seulement deux avec une API. C'est un gain d'efficacité important pour notre équipe, précise-t-il. Dans un deuxième temps, les données circulent bien plus rapidement et peuvent être basées sur des événements, de sorte que les systèmes connectés peuvent consommer nos données et lancer leurs processus de gestion plus tôt. »
À titre d'exemple, Aaron Colley mentionne le système de gestion d'identité, qui fonctionne désormais sur un flux quotidien de transferts de fichiers depuis Workday. « Cela signifie que le plus court délai pour qu'un responsable obtienne l'identité d'un nouveau collaborateur est de 24 à 48 heures, poursuit-il. Il serait formidable de pouvoir accélérer le processus, d'obtenir aussitôt une réponse et de permettre aux collaborateurs de se mettre au travail plus rapidement. Une grande partie de nos intégrations traditionnelles de fichiers plats peuvent bénéficier de mises à jour vers un modèle API. Nous pouvons exécuter nos processus beaucoup plus rapidement et de façon plus dynamique, ce qui nous permet à terme d'améliorer notre agilité opérationnelle. »
Selon Aaron Colley, la réduction du nombre d'erreurs constitue le troisième atout clé des intégrations basées sur des API. Il reconnaît également la valeur des connecteurs préconfigurés de Workday. « Si des erreurs se produisent dans nos intégrations, nous devons trouver leur cause et y remédier, puis renvoyer les données corrigées, explique-t-il. Mais grâce à nos intégrations basées sur des API, de telles erreurs sont rares, ce qui nous fait gagner du temps. Et si des systèmes connectés utilisant le modèle de connecteur préconfiguré doivent être améliorés, c'est à leurs propriétaires de le faire, ce qui représente aussi des gains de temps importants. »
Remplacer les barrières technologiques par de nouvelles acquisitions
Grâce aux gains de temps et d'efficacité que les intégrations basées sur une API Workday ont apportés à son équipe, Aaron Colley envisage de poursuivre le développement et la migration des intégrations traditionnelles vers des modèles API. « En partageant de manière sécurisée et plus dynamique les données Workday avec des systèmes connectés en temps réel, nous éliminons les barrières technologiques, explique-t-il. Cela nous permettra également d'améliorer l'agilité de notre entreprise. »
Pour nos futures acquisitions, nous utiliserons Workday afin d'affecter automatiquement les nouveaux collaborateurs aux organisations et structures de reporting appropriées, au lieu de prendre des semaines pour effectuer cette tâche manuellement.
Workday Technology Lead et HR Solution Architect
Aaron Colley considère par ailleurs les intégrations basées sur des API Workday comme un moyen de simplifier les fusions-acquisitions. Son équipe s'occupe actuellement des tâches liées à l'acquisition d'une importante entreprise de produits de boulangerie européenne. Son rôle est essentiel : assurer l'onboarding de plus de 5 800 collaborateurs issus d'une trentaine de pays et garantir la mise en place d'une structure organisationnelle adéquate et de la hiérarchie d'approbations correspondante. « Réaliser ces tâches manuellement serait un cauchemar et prendrait de nombreux mois, mais grâce aux intégrations basées sur les API Workday et à l'automatisation qu'elles permettent, nous pouvons réduire ces délais à quelques semaines seulement, conclut Aaron Colley. Nous n'atteindrons peut-être pas notre efficacité maximale sur cette acquisition car nous devons encore construire notre modèle, mais nous serons prêts pour les prochaines. »