Restaurants gastronomiques. Services de spa. Des hectares de courts de tennis et de basket. Yoga, Pilates, musculation, et plus encore. Midtown Athletic Club n'est pas un centre de remise en forme ordinaire. Il offre à ses membres, du Midwest jusqu'au Canada, des installations du type « station de sport ». Chaque club est un lieu où les gens peuvent se fixer, atteindre et dépasser leurs objectifs de remise en forme pour devenir la meilleure version d'eux-mêmes, puis apporter cette énergie à leur famille et à leur communauté. Récemment, le club s'est développé si rapidement qu'il a outrepassé ses systèmes de gestion financière et de gestion du capital humain (HCM). Midtown avait prévu de les moderniser et de les rationaliser, mais les opérations quotidiennes étaient tellement chargées qu'elle n'avait pas le temps de le faire, jusqu'à ce que la pandémie de COVID-19 change la donne.
Marquer des buts pendant que d'autres restent sur le banc
Le début de la pandémie a été difficile pour les entreprises du secteur du fitness. Alors que l'incertitude était grande, les dirigeants de Midtown y ont vu une occasion unique d'améliorer les performances opérationnelles de l'entreprise, de renforcer la responsabilisation des équipes et de développer la culture d'entreprise. Pour ce faire, ils ont décidé de poursuivre un effort planifié de longue date pour simplifier les processus de gestion et remplacer les systèmes disjoints par une solution unique. L'équipe de direction a profité de ce temps pour réimaginer l'état de Midtown au futur avec Workday.
Le jour de la mise en service de Workday a été parfait, ennuyeux et sans histoire pour notre équipe IT.
Learning and Development Manager
Consensus à l'échelle de l'entreprise et gestion du changement
Souhaitant obtenir des résultats rapidement, Midtown a décidé de se tourner vers Workday et de déployer simultanément la suite complète de Workday Financial Management et de Workday Human Capital Management. Les membres de l'équipe de direction ont compris que Workday pouvait être à l'origine d'un changement transformationnel et se sont montrés tout à fait d'accord pour mener une initiative de gestion du changement dans l'ensemble de l'entreprise. Grâce à l'approche de déploiement Workday Launch, Midtown a pu hiérarchiser les fonctionnalités essentielles dont elle avait besoin pour être opérationnelle et commencer à utiliser les fonctionnalités rapidement.
Lorsque les collaborateurs sont revenus dans les clubs, l'équipe de déploiement les a tous rencontrés pour les aider à comprendre comment Workday pouvait les aider à faire leur travail. Midtown a eu recours à des déjeuners de formation, des briefings informels et des sondages fréquents sur les perceptions et les attitudes des effectifs pour préparer l'ensemble du personnel à Workday. Courtney Brouse, Learning and Development Manager au Midtown Athletic Club, déclare : « Le fait que Workday soit un système unique pour tout a constitué un argument de taille pour nos collaborateurs. Ils n'ont plus besoin de se connecter à 10 applications différentes avec 10 mots de passe ou d'utiliser 50 outils logiciels pour réaliser un seul workflow. »
Grâce à la collaboration de toute l'entreprise, Midtown a réalisé un déploiement HCM entièrement virtuel en cinq mois. « Le jour de la mise en service de Workday a été parfait, ennuyeux et sans histoire pour notre équipe IT, se souvient Courtney Brouse. C'est exactement ce dont vous rêvez pour une opération aussi importante. »
Nous créons une culture d'entreprise plus responsable et individualisée sur Workday.
Learning and Development Manager
Facile à prendre en main, facile à utiliser
Pour de nombreux collaborateurs de Midtown, l'application mobile Workday est le principal point d'entrée dans le système. Courtney Brouse déclare : « Nos associés sont souvent en déplacement. Attendre de pointer sur un terminal dédié leur faisait perdre énormément de temps. Ils peuvent désormais utiliser l'application Workday à la place. Elle leur permet également de consulter leurs fiches de paie, de voir leur emploi du temps et de faire leurs demandes de congés et d'horaires. »
Les collaborateurs font confiance à Workday pour bien plus que leurs activités quotidiennes. Ils utilisent l'application pour examiner les objectifs de l'entreprise et saisir leurs propres objectifs d'alignement. Ils reçoivent toutes leurs formations Midtown par le biais de Workday Learning au lieu d'un système de gestion de la formation distinct. De plus, les collaborateurs et les chefs d'équipe gèrent les performances et implémenteront les conversations sur la rémunération au mérite plus tard dans l'année grâce à Workday. « Nous créons une culture d'entreprise plus responsable et individualisée dans Workday, dit Courtney Brouse. Le système nous permet de résoudre les problèmes de gestion des talents auxquels l'ensemble de notre secteur est confronté. »
Au lieu d'imprimer, de signer, de numériser et d'envoyer des formulaires par e-mail, les nouvelles recrues de Midtown et les chargées de recrutement effectuent désormais toutes les activités d'intégration de manière transparente et sécurisée dans Workday. Les nouveaux arrivants peuvent se connecter à Workday pour voir quelles formations leur sont attribuées et quelles sont les attentes de l'entreprise. Courtney Brouse commente : « Workday nous permet d'offrir aux nouveaux collaborateurs le bon chemin pour devenir des associés heureux et productifs de Midtown, qu'ils soient à temps partiel, à temps plein ou employés au siège social. »
Workday nous a aidé à rendre nos systèmes métier plus résistants au changement et à créer un environnement plus épanouissant pour nos collaborateurs, notamment grâce à son application mobile.
Chief Information Officer
Le service Finance s'efforce d'améliorer son efficacité et sa vision stratégique
Des changements bienvenus dans la gestion financière ont eu lieu immédiatement après le déploiement de Workday. Les erreurs sur la première paie traitée par Workday ont atteint un niveau record de moins de 1 %. Midtown a également rationalisé la manière dont elle rémunère ses collaborateurs. Au lieu de payer les effectifs de 20 à 50 façons différentes, l'entreprise a normalisé et simplifié la rémunération sur les huit sites.
Pour l'équipe financière de Midtown, Workday a rendu la vie plus facile, et plus intéressante. Workday Payroll a aidé l'équipe à automatiser et à simplifier le traitement de la paie. Ils sont passés de neuf processus distincts et manuels à un seul processus automatisé, et l'exécution de la paie se mesure désormais en heures plutôt qu'en jours. Workday offre un accès aux données qui permet aux membres de l'équipe de poser des questions analytiques et de prendre des décisions à un niveau plus stratégique.
Midtown est toujours en train d'intégrer toutes ses données et processus financiers dans Workday et prévoit d'autres changements bénéfiques. L'équipe prévoit de continuer à élever à un niveau encore plus élevé son processus décisionnel basé sur les informations clés grâce à Workday.
Notre équipe financière n'est plus accaparée par les tâches administratives. Depuis que nous avons déployé Workday, les gens ont enfin le temps de penser à améliorer le fonctionnement de l'entreprise.
Chief Information Officer