ME est une banque directe australienne dont la mission est d'aider les Australiens à progresser sur le plan financier. Détenue par 26 super fonds sectoriels, cet établissement comptant 1 600 collaborateurs a son siège à Melbourne et entretient des relations avec ses clients en ligne, par téléphone et par l'intermédiaire de banquiers mobiles, de courtiers et de réseaux de super fonds sectoriels et de syndicats.
« Notre client type est tout Australien qui a besoin de services bancaires, mais qui ne veut pas d'une banque traditionnelle, explique Melanie Simpson, Group Executive, People Experience. Auraient-ils essayé d'autres banques, ils auraient été déçus. Ils estiment que les Australiens méritent une meilleure banque, une banque qui reconnaît leurs besoins et, surtout, qui a pour priorité de les aider à aller de l'avant. Nos produits bancaires au détail comprennent des comptes d'épargne et de dépôt à terme, des comptes de transaction, des prêts hypothécaires à taux variable et fixe, des prêts personnels et des cartes de crédit. Et ceux-ci répondent aux besoins de 85 % des Australiens. »
Suivre le rythme de la croissance
En tant que marque challenger et banque relativement récente, ayant reçu sa licence bancaire en 2001, ME a connu une croissance rapide. L'entreprise a réalisé un bénéfice de 96,5 millions AUD au cours de l'exercice 2018.
Mais selon Melanie Simpson : « Une entreprise ne peut pas se développer sans des systèmes RH plus sophistiqués qui lui permettent de gérer les ressources rapidement, efficacement et avec des informations précises. »
Au sein de ME, les RH sont divisées en quatre domaines clés :
- Business partnership : rechercher des partenaires stratégiques pour l'entreprise qui peuvent également offrir des conseils en matière de relations avec les collaborateurs et de relations sectorielles
- Culture et fonctionnalité : recrutement, développement organisationnel, formation et développement
- Solutions People Experience : Administration et conseil en matière de RH, soutien des systèmes et amélioration des processus
- Équipe de spécialistes : paie, rémunération et avantages sociaux, risques, santé et sécurité au travail
« Avant Workday, nous n'avions pas de système de gestion des RH. Nous fonctionnions à l'aide de feuilles de calcul et nous avions plusieurs systèmes pour toutes sortes de choses, ce qui rendait les choses lourdes et fastidieuses », se souvient Melanie Simpson.
« Par exemple, il a fallu beaucoup de temps pour comprendre l'allocation des ressources et planifier les restructurations organisationnelles afin d'améliorer l'efficacité du travail. Nous avions également une capacité très limitée de planification des ressources au sein des projets. »
« Nous ne disposions pas d'un système unique et global pour enregistrer, organiser et analyser toutes les informations relatives aux ressources humaines. Tout était manuel. Cela demandait beaucoup de travail aux RH et ne fournissait aucune information clé à nos managers. C'est la raison pour laquelle nous avons cherché à mettre en place un nouveau système RH », dit-elle.
Le temps du changement
C'était ME en juillet 2016, et aujourd'hui la banque fonctionne avec une solution Workday.
« Nous avons réalisé une étude de marché approfondie qui comprenait un processus détaillé de demande de propositions. Nous avons invité un certain nombre de fournisseurs à participer à une démonstration de concept de deux jours afin de montrer les mérites de leurs solutions respectives, explique Melanie Simpson. Workday était la meilleure solution pour nous. Comme elle est basée sur le Cloud, elle est toujours à jour. Elle utilise également des processus de bonnes pratiques, ce qui est important pour l'atténuation des risques. »
« En outre, la plateforme Workday offre un environnement de sécurité solide, un aspect essentiel pour la banque. Et nous avons apprécié l'intégration des modules dans le paquet. La fonctionnalité était complète et répondait à nos besoins, et l'interface utilisateur est agréable », dit-elle.
Mais pour ME, ce qui a vraiment fait pencher la balance en faveur de Workday, c'était la rapidité du déploiement. « Workday s'était engagé à fournir un processus rapide, et cette promesse a été tenue. Nous avons commencé à construire un nouveau système RH en juillet 2016 et l'avons terminé en mars 2017. Tout était prêt en neuf mois, » explique Melanie Simpson.
ME a déployé Workday Human Capital Management (HCM), Workday Time Tracking et la Workday Cloud Platform en deux phases. D'abord dans les RH, puis en incluant progressivement les collaborateurs pour les aider à comprendre leurs feuilles de temps.
« Tout le monde attendait ce changement avec impatience, raconte Melanie Simpson. La transition s'est généralement bien déroulée, mais nous avons eu quelques accrocs en cours de route. Rétrospectivement, nous aurions pu mieux préparer l'entreprise aux changements en disposant d'un meilleur modèle de soutien pour stabiliser et intégrer le système une fois qu'il a été installé. »
Melanie Simpson donne également les conseils suivants, tirés de l'expérience de ME, pour un déploiement sans heurts de toute application :
- Fournir des ressources adéquates pour l'équipe de projet. Ne pas être trop léger ou les résultats en pâtiront
- Maintenir la cohésion de l'équipe de projet, même après la mise en service de l'application, afin d'aider à résoudre les problèmes éventuels
- Avoir une ligne d'assistance que le personnel peut appeler en cas de problème
- Fournir des ressources adéquates pour les postes d'assistance post-déploiement
- Utiliser une évaluation de la réalisation des valeurs pour mesurer les avantages après la mise en service de l'application
- Adopter un régime d'essai approfondi
Sur la voie du succès
Avec la mise en place de Workday, ME dispose désormais d'un seul système pour les RH et d'un registre central de l'ensemble du personnel. La banque peut désormais mieux comprendre les ressources en termes de nombre et de répartition des catégories de personnel, la disponibilité des ressources et la demande future, la manière d'analyser les données et de prendre des décisions grâce à la fonctionnalité de planification des ressources.
« La relation avec Workday en tant que partenaire d'intégration a été collaborative, avec des rôles et des responsabilités clairement définis dès le départ. Elle se compare très bien à d'autres relations avec des fournisseurs que nous avons connues, déclare Melanie Simpson.
« Le personnel et le temps nécessaires à l'exécution des tâches ont été considérablement réduits, et nous sommes en train d'adopter davantage de fonctionnalités dans le système, poursuit-elle. C'est un travail qui est toujours en cours. Je pense que nous avons encore du chemin à parcourir pour exploiter tout son potentiel. »
« Grâce à des systèmes plus sophistiqués, nous sommes en mesure de mieux gérer notre banque en pleine expansion. Nous aspirons à continuer à gagner en pertinence et en sophistication, et à être de plus en plus innovants dans notre manière de servir nos clients, que nous plaçons au premier plan. »