Man Group disposait d'un ensemble de systèmes back-office vieillissants pour la Finance et les RH. Les mises à jour des fonctionnalités étaient difficiles à mettre en œuvre et coûteuses à tester. L'entreprise devait parfois trouver des méthodes alternatives fastidieuses et complexes pour obtenir des données exploitables. Les collaborateurs travaillaient régulièrement sur de multiples feuilles de calcul pour gérer la planification budgétaire, ce qui entraînait des retards et exigeait des contrôles manuels intensifs pour éliminer les incohérences au niveau des données.
Des processus de gestion standard dans un seul système
Man Group souhaitait s'éloigner du modèle basé sur des feuilles de calcul et des systèmes déconnectés pour consacrer plus de temps aux tâches stratégiques et apporter plus de valeur ajoutée à l'entreprise. Le groupe cherchait une technologie capable d'offrir des processus internationaux standards, de soutenir sa trajectoire de croissance et de garantir l'innovation.
L'équipe d'évaluation mise en place a commencé ses recherches en supposant que deux systèmes distincts seraient nécessaires pour les fonctions Finance et RH. En évaluant toutefois Workday, l'équipe a été impressionnée par sa capacité à réunir les données en un seul et même endroit. Workday pouvait clairement transformer la façon dont Man Group utilisait la technologie pour gérer les processus Finance et RH.
L'équipe a en particulier apprécié la vision technologique de Workday, et le fait que notre logiciel soit dès le départ dans le Cloud. L'association des fonctions Finance et RH dans le Cloud offrait aux deux équipes l'occasion idéale de moderniser leurs domaines respectifs et de repenser leur collaboration.
Un système intégré pour restructurer et affiner la budgétisation
Man Group a regroupé ses processus de gestion financière, de planification budgétaire et RH dans un seul système sécurisé. Chaque processus repose sur une seule version des données, ce qui accélère et améliore la précision du reporting et de la prise de décision.
Dans les trois mois suivant le déploiement de Workday, Man Group a restructuré son fonctionnement en réorganisant ses chaînes de responsabilités et ses processus opérationnels. Grâce à la flexibilité de Workday, cette transformation a été rapide et efficace.
Il fallait également que l'entreprise puisse établir des budgets et des prévisions le plus précisément possible, tout en restant flexible tout au long de l'exercice fiscal. Le regroupement des données pertinentes dans un seul endroit simplifie ces processus et offre davantage de sécurité que lorsque ces informations étaient réparties dans des systèmes et des feuilles de calcul séparés.
L'équipe chargée du business partnership utilise activement Workday pour obtenir les informations exactes dont elle a besoin.
Workday Financials Product Owner
La fin des processus manuels
L'intégration des systèmes Finance et RH à d'autres systèmes opérationnels au sein de l'entreprise a constitué l'une des principales réussites du déploiement de Workday. « Workday offre une structure d'intégration solide, explique Tim Perkins, Head of Corporate Technology chez Man Group. Cela nous a permis d'automatiser un certain nombre d'importantes interactions métier habituellement manuelles, d'accélérer le flux des informations de gestion et de renforcer la fiabilité des processus clés. »
« Il ne fait aucun doute que Workday repose sur des bases technologiques solides et à la pointe du secteur. Cela signifie que nous pouvons être sûrs que le produit continuera à se développer à un rythme rapide. »
Head of Corporate Technology
Un engagement utilisateur fort grâce à l'accès direct aux données
Si les interactions des collaborateurs avec les systèmes Finance et RH de Man Group pour rechercher des informations étaient auparavant limitées, l'engagement utilisateur a considérablement augmenté avec Workday.
Les utilisateurs peuvent désormais accéder directement au système, et même les membres non techniques des équipes Finance et RH peuvent générer leurs propres rapports sans avoir besoin de faire appel aux spécialistes IT. Pour Thomas Rees, Workday Financials Product Owner chez Man Group, « l'un des principaux avantages de Workday, c'est que même les utilisateurs qui ne possèdent aucune connaissance en codage ou en informatique peuvent rapidement apprendre à interroger des jeux de données et en extraire des informations utiles. »