L'ancienne plateforme de paie « on-premise » de Land O'Lakes rendait le traitement des salaires extrêmement difficile. Tous les documents relatifs aux nouvelles embauches et aux résiliations étaient saisis manuellement. La conformité était également un point sensible.
Par exemple, l'équipe chargée de la paie avait l'habitude de saisir sur papier toutes les données relatives aux W4 et aux dépôts directs, ainsi que les informations relatives aux primes et aux saisies-arrêts. Le processus manuel des audits de conformité prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs.
Avant Workday, nous utilisions la saisie manuelle sur papier pour les W4, les informations sur les dépôts directs et les primes.
Payroll and Compliance Manager
Une plateforme de paie internationale avec un accompagnement solide.
Entreprise internationale présente dans 50 pays, Land O'Lakes a trouvé dans Workday HCM, basé dans le Cloud, et son module Payroll Management, le successeur idéal de son système de paie « on-premise » obsolète. Elle a éliminé la plupart des opérations manuelles, soit en les automatisant, notamment les audits, soit en les transférant vers un portail en self-service collaborateur. Parmi ces derniers, on peut citer la saisie d'informations sur le W4 et le dépôt direct. Les managers utilisent le portail pour verser les primes aux collaborateurs.
La nouvelle plateforme de paie Workday fournit des mises à jour régulières relatives aux réglementations, afin de garantir la conformité de l'entreprise dans le monde entier. Workday Community, une organisation regroupant d'autres utilisateurs de Workday, a fortement séduit Land O'Lakes car elle offre un puissant réseau d'expérience et d'expertise ainsi qu'une formation et un soutien substantiels. En tant que participant actif, Land O'Lakes peut apprendre des autres comment tirer le meilleur parti de sa nouvelle plateforme de paie.
Rationaliser le traitement de la paie
Workday Payroll a permis à l'équipe Paie de Land O'Lakes d'automatiser une grande partie du processus de paie, éliminant ainsi les calculs manuels et libérant le temps de l'équipe. « La fin de l'année était autrefois un cauchemar. Avec Workday, nous en avons fait un véritable non-événement », déclare John Gardner, Workday Payroll and Compliance Manager.
En fait, son équipe a fait passer la précision de la paie à plus de 99,9 %, tout en réduisant les paiements hors cycle de 50 % ou plus. La plateforme Workday a également amélioré la visibilité des données relatives à la paie grâce à des tableaux de bord alimentés en temps réel, ce qui a renforcé la collaboration avec les autres unités commerciales. En outre, l'entreprise a considérablement réduit sa consommation de papier grâce à Workday, ce qui a permis d'économiser du temps, de limiter les erreurs et l'impact sur l'environnement.
La fin de l'année était autrefois un cauchemar. Avec Workday, nous en avons fait un véritable non-événement.
Payroll and Compliance Manager
Automatiser les audits de conformité
Smart Audits réduit le nombre d'audits que Land O'Lakes doit exécuter pour révision. La conformité réglementaire est également mieux assurée dans Workday, ce qui aide l'entreprise à gérer de manière proactive les toutes dernières règles et réglementations internationales en matière de paie.
L'équipe d'experts de Workday surveille et étudie en permanence les mises à jour législatives, qui sont diffusées à tous les clients en même temps, puisque tous utilisent la même version de Workday. Par exemple, en un an de fonctionnement, Workday a fourni 510 mises à jour de conformité et de réglementation aux États-Unis, soit en moyenne près de deux par jour ouvrable.
Ces mises à jour fréquentes aident Land O'Lakes à rester en avance sur la conformité internationale. De cette façon, l'entreprise peut éviter les erreurs d'audit et de comptabilité des salaires qui pourraient conduire à la non-conformité avec des réglementations telles que la FLSA (Fair Labor Standards Act), qui régit le salaire minimum, les heures supplémentaires et d'autres questions relatives aux salaires.
Nous avons fonctionné à 100 % en télétravail pendant la pandémie via Workday et n'aurions pas pu le faire avec une solution « on-premise ».
Payroll and Compliance Manager
Prise en charge de l'accès à distance sécurisé
Dès le début des mandats de télétravail liés à la pandémie, l'équipe de paie de Land O'Lakes a pu exécuter la paie à distance et sans problème grâce à ses solutions Workday basées dans le Cloud. Workday offre aux membres de l'équipe un accès hautement sécurisé, à tout moment et en tout lieu, à toutes les données de paie nécessaires pour que les salaires soient payés et les dépôts automatiques effectués à temps. Selon John Gardner, cette capacité était impossible avec l'ancien système « on-premise » de l'entreprise.