À son entrée en bourse en 2015, Kainos a adopté un nouveau système financier pour ses besoins de reporting. Au bout d'un an, elle s'est rendu compte que ce système ne lui convenait pas. Les processus étaient en grande partie manuels et chronophages, et la délégation du contrôle budgétaire aux équipes projet n'était pas envisageable. Il était donc temps pour Kainos de trouver un nouveau partenaire.
Notre ancien système était rigide et difficile à modifier pour s'adapter à nos besoins.
Group Head of Finance
Une plateforme adaptable pour répondre à l'évolution des exigences
Kainos avait déjà transformé l'administration de ses effectifs avec Workday Human Capital Management (HCM). En ajoutant Workday Financial Management, l'entreprise a pu améliorer sa vision stratégique et son contrôle, tout en valorisant son investissement initial. « L'intégration des fonctions Finance et RH garantit le soutien des dirigeants, en raison de la vision stratégique qu'ils en retirent. »
Choisir Workday signifiait également que Kainos pouvait travailler avec une entreprise qui partageait son engagement envers l'innovation et l'amélioration de l'expérience client. Matt McManus, Group Head of Finance, explique : « Workday est très intuitif, ce qui permet une prise en main facile et surtout il n'est pas nécessaire d'avoir des connaissances en systèmes. »
Une comptabilité plus efficace
Avec une gestion financière regroupée au même endroit, Kainos a transformé les opérations de son système comptable. L'entreprise a réduit le nombre de factures saisies manuellement de 50 % à 15 % et ramené le délai des audits externes semestriels de deux semaines à une semaine. Kainos a également constaté les améliorations suivantes :
- Le cycle de clôture mensuelle est passé de 8 à 7 jours.
- Le cycle de paiement fournisseur est passé de plusieurs jours à entre 20 et 30 minutes.
- L'automatisation des processus a permis d'économiser 95 000 GBP.
En outre, Kainos a augmenté sa visibilité financière en intégrant Workday à sa banque. Il n'est plus nécessaire qu'un membre de l'équipe Finance fasse les rapprochements bancaires à la fin de chaque mois pour vérifier l'exactitude des enregistrements. Aujourd'hui, c'est devenu une tâche quotidienne qui ne prend que dix minutes et donne à Kainos une image plus fidèle de ses finances.
Une direction assistée pour l'entreprise
Grâce à Workday Adaptive Planning, Kainos a amélioré les prévisions et réduit les dépenses en déléguant les budgets. « Nous utilisons la fonctionnalité de Workday pour responsabiliser les chefs d'équipe, commente Matt McManus. Il est très utile pour nos dirigeants d'avoir un contrôle sur les charges de l'entreprise et une visibilité sur les cycles de budget et de planification via Workday. La possibilité de suivre et d'ajuster avec précision nos dépenses globales par rapport aux budgets permet à Kainos de rester rentable tout en se développant. »
Kainos a également utilisé Workday Adaptive Planning pour améliorer l'efficacité de la planification. « L'équipe extrait les données sur les coûts de tous les secteurs de l'entreprise et utilise ces informations pour affiner nos prévisions trimestrielles », explique Matt McManus. Non seulement les prévisions sont plus précises, mais elles sont aussi plus rapides. « Une journée suffit pour produire des rapports, au lieu des trois à six semaines habituelles, ce qui est fantastique à la fois pour nos équipes et pour la productivité de l'ensemble de l'entreprise. »
En outre, Workday Adaptive Planning a permis à Kainos de s'adapter pour faire face au COVID-19. Le coût total du personnel représente environ deux tiers de la base de coûts totale de l'entreprise et Kainos a dû par conséquent repenser sa stratégie RH lorsque la pandémie a frappé. Grâce aux informations clés fournies par Workday Adaptive Planning, l'entreprise a su où donner la priorité au recrutement dans ses activités internationales.
Notre ancienne solution était cloisonnée à l'équipe Finance, alors que Workday est une plateforme centrale pour l'ensemble de notre entreprise.
Group Head of Finance
Une solution pour chaque éventualité
Avec Workday Extend, Kainos a pu créer des applications et adapter Workday à ses besoins. L'entreprise a par exemple simplifié le processus de demande de carte de crédit d'entreprise. Il ne s'agit plus d'une opération « mystérieuse » où les demandes sont soumises par e-mail et où il faut attendre jusqu'à trois semaines pour avoir une réponse. Les profils Workday offrent une visibilité sur l'ensemble du processus. Les demandeurs reçoivent des mises à jour de leurs demandes, et lorsqu'une carte est émise, les détails sont stockés dans Workday pour un accès facile.
Kainos déploie actuellement Workday Professional Services Automation (Workday PSA) pour améliorer sa gestion de projets. Grâce à Workday PSA, l'entreprise pourra identifier les meilleurs collaborateurs à affecter sur chaque projet et contrôler avec précision les données financières associées. Kainos pourra également intégrer les projets de facturation client avec Workday Financial Management pour améliorer les prévisions et l'utilisation des ressources.
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