La Washington State Employees Credit Union (WSECU) s'efforce d'être la coopérative de crédit et l'employeur de référence pour les habitants de la région. Même si ses options bancaires modernes lui permettent de concurrencer les établissements nationaux, la coopérative WSECU souhaitait privilégier l'expérience collaborateur en rationalisant les opérations administratives.
Sans intégration complète avec la paie, le système RH traditionnel de la WSECU obligeait le personnel à gérer manuellement la paie et les avantages sociaux, y compris les cotisations 401(k). Les processus de recrutement, d'embauche, de promotion, d'évaluation de la performance et de primes s'exécutaient sous forme de workflows papier déconnectés. Gretchen Bornstein, HR Management System Specialist chez WSECU, explique : « Un responsable remplissait un document et l'envoyait ensuite à un ou plusieurs dirigeants, qui le renvoyaient ensuite au service RH ou Paie. Les collaborateurs ne travaillant pas toujours au même endroit, ils recevaient un document par e-mail, l'imprimaient, le signaient, le scannaient, puis le renvoyaient par e-mail à la personne suivante sur la liste d'approbation. Nous ne savions jamais où se trouvaient les documents, si bien que nous passions beaucoup de temps à les chercher. »
Nous pouvons également configurer Workday nous-mêmes, caractéristique essentielle pour moi, l'une des quelques personnes à le gérer.
HR Management System Specialist
Des profits générés en seulement six mois
La WSECU recherchait un partenaire pour la gestion de la paie avec un système capable de consolider les données, d'automatiser les workflows administratifs et de favoriser les processus en self-service pour le personnel. Son choix s'est porté sur Workday. Non seulement Workday a répondu à ses attentes initiales, mais cette solution a permis à la WSECU de renforcer son agilité opérationnelle et d'optimiser ses effectifs, et ainsi d'améliorer la précision, la flexibilité, la transparence et l'expérience collaborateur. En six mois, la banque a simplifié les processus administratifs liés à la paie, aux avantages sociaux, au recrutement, aux fiches de présence, aux évaluations de la performance et aux demandes de congés.
Par exemple, pour améliorer la visibilité sur les coûts, Gretchen Bornstein a modifié les catégories de congés. « Dans notre ancien système RH, nous ne pouvions pas créer de nouvelles catégories de congés, explique-t-elle. Avec Workday, c'est possible en moins d'une heure. J'ai créé des catégories de congés pour des raisons telles que les intempéries, la vaccination, les congés parentaux, et j'ai supprimé celles que nous n'utilisons plus. Nos collaborateurs sont très sensibles à ces changements qui ont un impact important sur le suivi du temps et des coûts, ainsi que sur la qualité de l'environnement de travail. »
Au lieu de deux personnes qui passent trois jours sur la paie, une seule s'en charge désormais en deux jours.
HR Management System Specialist
Miser sur une gestion de la paie efficace
Avant le déploiement de Workday, les collaborateurs de la WSECU passaient plusieurs jours par mois à saisir manuellement des informations dans l'application RH traditionnelle. « Au lieu de deux personnes qui passent trois jours sur la paie, une seule s'en charge désormais en deux jours, explique Gretchen Bornstein. Depuis le déploiement de Workday, nous avons donc réduit d'environ un tiers le temps passé à la gestion de la paie, tout en diminuant la quantité de papier et la frustration. De plus, en examinant un processus, nous pouvons déterminer immédiatement à quel stade une tâche se situe. »
Le personnel consacre également moins de temps à la gestion et aux workflows administratifs, notamment aux vérifications. « Pour nos collaborateurs, et parmi eux notre PDG, Workday est un système très convivial qui accroît considérablement notre efficacité, affirme Gretchen Bornstein. Nous avons configuré des alertes automatiques dans Workday pour informer les managers que les fiches de présence doivent être validées. Enfin, notre responsable de la paie effectue des audits qui permettent de détecter de manière proactive les problèmes susceptibles d'impacter un collaborateur, comme un paiement partiel suite à un oubli de saisie d'heures. »
Après avoir atteint ses objectifs initiaux en matière de gestion administrative, la WSECU profite de sa nouvelle agilité pour optimiser davantage les effectifs.
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Des options de self-service qui améliorent l'expérience collaborateur
En consolidant ses données et en acquérant des capacités d'automatisation, la WSECU peut créer des workflows intuitifs en self-service. « Aujourd'hui, grâce à Workday, les collaborateurs peuvent mettre à jour leurs cotisations salariales eux-mêmes et en quelques minutes, par exemple ajouter une personne à charge ou modifier leurs prélèvements au titre du régime 401(k), explique Gretchen Bornstein. Ce type de processus en self-service représente également un gain de temps pour les RH et le personnel administratif. La saisie des données et leur dépôt ne sont plus des processus fastidieux, car nous avons réduit les documents papier d'au moins 75 %. »
Des processus qui s'adaptent aux besoins
« Après avoir atteint ses objectifs initiaux en matière de gestion administrative, la WSECU profite de sa nouvelle agilité pour optimiser davantage les effectifs, et ce sans avoir à recourir à d'autres outils ni services tiers, poursuit Gretchen Bornstein. Nous pouvons évoluer avec Workday et personnaliser nous-mêmes le système, caractéristique essentielle pour moi, l'une des quelques personnes à le gérer. »
Pour finir, la coopérative de crédit envisage d'aller plus loin avec Workday Compensation et Workday Talent Optimization. Elle ajoute : « Il existe de nombreuses fonctionnalités que nous pouvons utiliser pour gagner du temps et contribuer à l'optimisation du personnel. J'apprends beaucoup sur les possibilités offertes par Workday auprès des groupes d'utilisateurs de Workday Community. »