« La simplicité favorise l'exécution. »
Selon Mike McNamara, CEO de l'un des géants mondiaux de la sous-traitance, cette phrase résume la raison pour laquelle Flex a choisi Workday.
Avec un effectif d'environ 200 000 personnes et des opérations dans 30 pays, Flex croit en la simplicité. Ce leader mondial spécialisé dans la conception, la fabrication, la distribution et les services après-vente pour des centaines d'entreprises technologiques à évolution rapide a besoin de systèmes simples et efficaces pour suivre le rythme.
« Nous intervenons dans un environnement international où la concurrence est rude, très rude, déclare Mike McNamara. Nous devons être capables de redéployer nos collaborateurs et nos activités, chaque fois que cela s'avère nécessaire. À mesure que le marché et le cours des devises évoluent, nous devons être en mesure de déplacer la production d'une partie du monde à l'autre. Ou si de nouvelles technologies sont créées, nous devons nous assurer que nous disposons de technologies de fabrication adaptées à ces nouveaux produits dès leur sortie, poursuit-il.
Si je pense aux principaux défis d'un CEO, je pense à la nécessité de rester pertinent en permanence, à mesure que les cycles de vie des produits changent, que le monde évolue et que d'autres défis compétitifs se présentent. Et je pense que la pierre angulaire pour rester pertinent est une bonne gestion des talents », dit-il.
Mais la simplicité ne décrit guère la situation dans laquelle s'est retrouvée Flex après un cycle de dix ans d'acquisitions qui a laissé l'entreprise avec 80 systèmes RH différents à travers le monde.
Mike McNamara le dit lui-même : « Tout était coûteux, fragmenté et figé. Avec un tel système, vous ne pouvez pas vraiment parler de cohérence dans la façon de gérer vos effectifs et votre culture d'entreprise. »
Rejoindre le Cloud
Flex s'est donc mise à la recherche d'un seul système capable de regrouper l'ensemble de ses activités RH mondiales et d'offrir un moyen plus cohérent et stratégique de gérer les effectifs importants de l'entreprise.
L'approche SaaS (Software-as-a-Service) proposée par Workday s'est imposée naturellement à Flex. Comme les systèmes RH résident dans le Cloud, il est inutile de mettre en place une technologie à grande échelle en interne, avec ce que cela implique en termes de développement spécifique, de configuration et de consultants coûteux (et de mises à jour régulières et dispendieuses).
« Chez Flex, nous voulons que les choses soient aussi simples que possible, déclare Dave Smoley, Chief Information Officer de l'entreprise. Nous voulons dépenser le moins possible pour l'implémentation et pour la mise en place de nouveaux systèmes. Et nous devons être capables de monter et descendre en puissance, en ajoutant des fonctionnalités et des capacités en fonction de nos besoins. Un SaaS le permet. »
Il poursuit : « Avec l'implémentation logicielle classique, vous dépensez des millions au départ et vous essayez de rentabiliser cet investissement aussi longtemps que possible. Mais [les fournisseurs traditionnels] veulent que vous achetiez plus, que vous dépensiez plus, que vous rendiez les choses plus compliquées. Et vous avez tout le personnel et tout le matériel en interne. »
« Avec Workday, c'est différent : la simplicité prime. Ils veulent offrir un service simple d'utilisation. Une approche conforme à l'objectif de Flex de faire simple », explique-t-il.
Bénéficier d'une vision globale
L'équipe Flex savait que le self-service des managers et des collaborateurs serait crucial pour créer le système RH mondial dont l'entreprise avait besoin. L'équipe RH devait être libérée du travail transactionnel fastidieux qu'elle effectuait manuellement. Là encore, Workday avait la réponse.
L'interface utilisateur extrêmement intuitive de Workday permet aux collaborateurs de Flex de gérer facilement leurs propres données. Les managers ont une vision précise de leurs collaborateurs, de ce qu'ils coûtent et de ce sur quoi ils travaillent, et les collaborateurs peuvent facilement effectuer leurs propres mises à jour de routine. Et grâce à la solution basée sur le Cloud de Workday, les informations sont disponibles à tout moment et en tout lieu, pour les managers comme pour les collaborateurs.
Mike McNamara commente : « L'interface utilisateur est l'une des choses qui nous a vraiment plu dans Workday. La mise en place d'un nouveau système avait notamment pour objectif d'impliquer les collaborateurs dans le processus. Comme nos effectifs sont importants, nous devions disposer d'une interface utilisateur simple, efficace et facile à utiliser. Workday a répondu à ces exigences. »
Désormais, Flex dispose d'un seul système d'enregistrement RH dans le monde entier. Le reporting international, qui prenait auparavant des semaines ou des mois, peut désormais être réalisé en quelques minutes ou quelques heures. Avec l'aide d'une équipe RH nouvellement habilitée, les managers peuvent prendre des décisions basées sur les données pour aider Flex à se développer et à prospérer.
« Nous voulions vraiment disposer d'une plateforme permettant de faire passer la gestion des RH et des talents au niveau supérieur, explique Mike McNamara. Nous savions que nous avions besoin d'un système offrant facilité d'utilisation et évolutivité, non seulement du point de vue de l'utilisateur, mais aussi en termes d'analytics et de processus décisionnel. Workday répond parfaitement à ces besoins. »
En avance sur le planning et en dessous du budget
Flex a commencé son projet avec Workday en 2008. L'entreprise estime avoir réduit de 30 % son coût total de possession par rapport à une solution tout-en-un d'un fournisseur de logiciels traditionnel. Et contrairement à d'autres projets logiciels, l'implémentation a été un jeu d'enfant.
« L'implémentation a été la cerise sur le gâteau, confirme Mike McNamara. Nous l'avons terminée avec un an d'avance sur le planning et en dessous du budget prévu. C'est très inhabituel. Je pense même ne jamais avoir vu cela de toute ma carrière. C'est un véritable témoignage de Workday et de son engagement à faire de cette implémentation un succès. »
Et quels avantages Mike McNamara a-t-il constatés, maintenant que l'entreprise utilise Workday depuis plusieurs années ? Il en mentionne deux, l'un tactique et l'autre stratégique.
« D'un point de vue tactique, les utilisateurs l'adorent, dit-il. L'interface utilisateur est simple à utiliser, logique et facile à mettre à jour. Ce qui est plutôt rare pour un projet d'intégration de systèmes à grande échelle. »
Et l'avantage stratégique ? « Nous commençons à voir à quel point il est facile d'extraire des données et des informations de ce système pour prendre des décisions éclairées et réfléchies sur la façon dont nous gérons notre entreprise », explique-t-il.
« Le grand avantage stratégique réside dans la manière dont nous nous dirigeons vers des pools de bénéfices et dont nous déployons les talents dans l'entreprise, poursuit-il. Nous considérons Workday comme la pierre angulaire de la façon dont nous faisons fonctionner ce déploiement, de la façon dont nous reconnaissons les talents, les gérons et les distribuons pour atteindre nos objectifs. »
Déployer des talents dans le monde entier
En raison de la présence de Flex dans le monde entier, les fonctionnalités internationales de Workday, notamment la prise en charge de plusieurs langues et devises, et la prise en charge de la sécurité et de la réglementation propres à chaque pays, étaient particulièrement importantes pour tirer le meilleur parti des effectifs.
« Nous devons rééquilibrer nos effectifs en permanence pour nos clients, explique Mike McNamara. Par exemple, nous pouvons passer beaucoup plus de temps en Malaisie et beaucoup moins en Chine. Nous pouvons être amenés à déplacer une plus grande partie de notre personnel au Mexique plutôt qu'en Europe de l'Est, en fonction des marchés auxquels nous accédons. »
Il poursuit : « Workday nous fournit les données nécessaires pour analyser en permanence nos structures de coûts, notamment le coût du travail dans chaque région. L'étude des données et des tendances qu'elles révèlent nous a permis de modifier certaines de nos politiques d'investissement dans différents pays. »
Mike McNamara considère que Workday aide Flex à atteindre un nouveau niveau d'efficacité et de compétitivité.
« Cela va bien au-delà d'un simple projet d'implémentation de logiciel. Cela détermine la gestion même de l'entreprise. »