Exeter Finance a aidé plus d'un million de consommateurs à acheter les voitures qu'ils souhaitaient en leur fournissant les solutions de financement dont ils avaient besoin. Offrir des tarifs et des services compétitifs commence dans les coulisses, dans la manière dont les collaborateurs travaillent. C'est pourquoi Exeter améliore continuellement son efficacité opérationnelle, jusqu'aux processus de recrutement, d'avantages sociaux et même de paie. Paula Blayney, Vice President of HR Information Systems (SIRH), déclare : « Nous faisons en sorte que tous nos workflows soient aussi rationalisés, simples et cohérents que possible. L'automatisation des processus de frais généraux pour les managers est particulièrement importante pour qu'ils puissent consacrer plus de temps à l'encadrement de leurs collaborateurs. »
Depuis des années, Exeter utilise Workday pour gérer ses effectifs mondiaux et améliorer l'expérience collaborateur. Cependant, l'équipe SIRH de l'entreprise, composée de quatre personnes, avait peu de temps pour se familiariser avec les nouvelles fonctionnalités de Workday susceptibles d'éliminer les goulots d'étranglement. Aussi, lorsque l'équipe a découvert les options de planification, de conseil et de networking offertes par Workday Success Plans, elle s'est inscrite aussitôt. « Nous sommes une équipe autosuffisante, mais Workday Success Plans a su répondre à nos besoins pour être plus productifs et utiliser Workday pour atteindre nos objectifs », déclare Paula Blayney.
Nous sommes une équipe autosuffisante, mais Workday Success Plans a su répondre à nos besoins pour être plus productifs et utiliser Workday pour atteindre nos objectifs.
Vice President, HR Information Systems
Un plan à long terme qui génère des retours rapides
Tout d'abord, un consultant de Workday Success Plans a organisé un atelier Feature Adoption Workshop afin de découvrir les objectifs opérationnels d'Exeter. Il a ensuite aidé Exeter à créer une roadmap personnalisée en alignant sa vision sur les fonctionnalités existantes et à venir de Workday. Sam Siddique, System Integrations Manager chez Exeter, explique : « En tant qu'équipe, nous avons organisé les fonctionnalités comme celles à déployer absolument, à déployer secondairement, à déployer éventuellement et à ne pas déployer. Nous avons établi ensuite un ordre de priorité pour le déploiement des fonctionnalités indispensables en fonction des besoins de l'entreprise. Nous réexaminons notre roadmap une fois par mois et procédons à des ajustements en fonction des nouvelles fonctionnalités, des opportunités et des exigences. »
L'une des premières fonctionnalités qu'Exeter a adoptées a été le Workday Request Framework, car elle pouvait améliorer les workflows pour les managers et les équipes RH. « Par le passé, nous mettions à jour les profils d'emploi des collaborateurs en fonction des demandes par e-mail du personnel, explique Sam Siddique. Désormais, nous gérons l'ensemble du processus dans Workday, de l'envoi et de la réception des demandes de renseignements à la réalisation des modifications et des demandes de clôture. La centralisation et la normalisation de toutes ces étapes ont rendu les processus de création et de mise à jour des profils d'emploi plus faciles et, surtout, plus efficaces. En outre, comme toutes les demandes sont stockées dans Workday, nous pouvons désormais facilement établir des rapports sur les demandes passées à des fins d'audit. »
J'étais très enthousiaste car VIBE s'alignait parfaitement sur notre initiative en matière de diversité et d'inclusion, et nous pouvions obtenir les informations clés dont nous avions besoin.
HR Analyst
La collaboration essentielle pour surmonter les divers défis
Afin d'établir un réseau et d'apprendre des clients Workday dans différents secteurs, le personnel des RH d'Exeter a commencé à participer aux Collaboration Crews, qui sont disponibles par le biais des Workday Success Plans. Trameisha Royal, HR analyst chez Exeter, explique : « Chaque semaine, nous abordons un sujet différent, et c'est là que j'ai découvert le tableau de bord VIBE (Value Inclusion, Belonging, and Equity) dans Workday. J'étais très enthousiaste car VIBE s'alignait parfaitement sur notre initiative en matière de diversité et d'inclusion, et nous pouvions obtenir les informations clés dont nous avions besoin pour voir où nous nous situons aujourd'hui par rapport à ce que nous voulons être. »
Après avoir exploré les options du tableau de bord VIBE, Exeter a fait appel à Ask an Expert, qui est un service de conseil personnalisé dans Workday Success Plans. Selon Paula Blayney, « Nous pouvons résoudre de nombreux problèmes nous-mêmes, mais avec Ask an Expert, nous ne perdons pas de temps à chercher des réponses. » Un consultant de Workday a montré à l'équipe comment se connecter à l'environnement de l'administration centrale pour charger les données de diversité et d'inclusion de tiers dans leur tableau de bord. L'équipe a ensuite suivi le guide VIBE dans Workday Community pour importer les données qui donnent aux hauts responsables des informations clés comparatives et utiles à partir du tableau de bord et dans les rapports.
Mon option préférée est Ask and Expert, car c'est comme avoir un ami que l'on peut toujours appeler pour obtenir des réponses ou simplement discuter avec lui.
HR Information Systems Manager
Une aide rapide pour faire face aux imprévus de la route
En s'appuyant sur sa roadmap, l'équipe SIRH d'Exeter continue d'affiner sa solution Workday et de déployer de nouvelles fonctionnalités en quelques semaines plutôt qu'en quelques mois. Et lorsque des questions se posent, ils s'appuient sur Workday Success Plans. Devita Roberson, HR Information Systems Manager à Exeter, explique : « Mon option préférée est Ask an Expert, car c'est comme avoir un ami que l'on peut toujours appeler pour obtenir des réponses ou simplement pour discuter. »
Devita Roberson donne l'exemple suivant : l'équipe ne parvenait pas à déterminer pourquoi les informations relatives au compte d'épargne santé étaient générées de manière incorrecte pour seulement certaines lettres d'offre d'emploi. Elle explique : « Nous pensions que le problème venait de la façon dont nous configurions la paie ou les avantages sociaux, car ce sont comme des sœurs, neuf fois sur dix, elles vont de pair. Notre consultant Ask an Expert nous a montré comment modifier un paramètre dans la paie, puis a effectué des tests pour s'assurer que le problème était corrigé. C'est le genre d'aide que nous recevons en permanence avec Workday Success Plans. Nos consultants ont l'impression de faire partie de notre équipe, et nous recevons les conseils dont nous avons besoin pour apporter rapidement la plus grande valeur ajoutée à notre entreprise. »