Pendant plus d'un siècle, d'énormes rouleaux de papier journal et des barils d'encre ont constitué des charges courantes pour The E.W. Scripps Company (Scripps). Mais en 2015, ces coûts ont disparu. La direction a décidé de se débarrasser de l'entreprise de presse qui était autrefois son fleuron. Au lieu de cela, elle s'est concentrée sur la construction de la télévision locale et de la puissance médiatique nationale qui est la société d'aujourd'hui, fournissant du contenu à presque tous les foyers américains.
Des années auparavant, Scripps avait constaté que le secteur évoluait rapidement vers des modèles plus digitaux grâce aux progrès de la technologie. Cela a incité la direction à réviser ses processus et les workflows qui y sont associés, se souvient Kevin McDonald, Vice President for People Services and Insights au sein de The E.W.. Scripps Company. « Nous avons trouvé des possibilités de mieux relier les finances et les RH, notamment en améliorant la façon dont nous utilisons les données, dit-il. Nous avons découvert que le reporting, l'analyse et la planification passaient souvent au second plan par rapport au temps et aux efforts consacrés à la recherche et au rapprochement des données. »
Workday nous a fourni les données et les informations clés nécessaires pour mieux orienter l'entreprise sur le plan stratégique, en particulier dans les périodes difficiles et incertaines, et ce beaucoup plus rapidement.
Vice President, Financial Planning and Analysis
Les effectifs d'abord, les données financières ensuite
La première étape de Scripps pour changer cette situation a été de digitaliser ses opérations de RH. Cet objectif les a conduits à choisir Workday Human Capital Management (HCM) et Workday Payroll. Selon Kevin McDonald, le déploiement des applications s'est déroulé sans heurts, grâce au modèle éprouvé de Workday Delivery Assurance et au partenaire de Workday, OneSource Virtual. « Nous étions en plein milieu de multiples fusions et acquisitions à l'époque, dit-il. J'étais donc assez inquiet des risques et des problèmes potentiels auxquels nous serions confrontés. Mais Workday s'est avéré être l'un des déploiements les plus fluides que j'ai vu dans ma carrière. »
Compte tenu de leur succès dans le déploiement de Workday HCM et Payroll, et de leur expérience bénéfique avec Adaptive Planning, Kevin McDonald, Dan Perschke, Vice President and Controller, et d'autres parties prenantes de Scripps, ont décidé d'ajouter Workday Financial Management et Workday Prism Analytics à leurs opérations digitales d'entreprise. Cela a permis de créer à la fois une source unifiée de données financières et de ressources humaines dans l'ensemble de l'entreprise, et une structure pour intégrer rapidement les opérations et les données financières d'une nouvelle acquisition. « Nous voulions placer les finances sur la même plateforme que les RH afin de réduire les intégrations et la maintenance, explique Dan Perschke. Dorénavant, c'est fait. Avec Workday, nous avons complètement transformé notre fonction Finance, notamment en réduisant radicalement nos processus manuels et l'utilisation de feuilles de calcul. »
Avec Workday, nous avons complètement transformé notre fonction Finance, notamment en réduisant radicalement nos processus manuels et l'utilisation de feuilles de calcul.
Vice President and Controller
Des conseils plus avisés permettent de prendre de meilleures décisions
L'impact de Workday sur les opérations financières de Scripps a été spectaculaire. « Workday a rassemblé nos différentes fonctions financières et les a placées sur la même plateforme que nos processus RH, un pas de géant pour Scripps, explique Kevin McDonald. Avec des applications Workday totalement intégrées et opérationnelles, l'équipe Finance a pu commencer à investir plus de temps dans le développement d'analyses ainsi que de tableaux de bord de reporting et de prévision. »
Vagelis Kontopos, Vice President of Financial Planning and Analysis de The E.W. Scripps Company, affirme que Workday a donné à son équipe les outils nécessaires pour simplifier les processus complexes de planification et de prévision. « Workday nous a fourni les données et les informations clés nécessaires pour mieux orienter l'entreprise sur le plan stratégique, en particulier dans les périodes difficiles et incertaines, et ce beaucoup plus rapidement, dit-il. La planification de scénarios et le reporting fréquent ont été essentiels lorsque nos revenus publicitaires ont chuté pendant la pandémie. Grâce à Workday, nous avons pu aider notre équipe de direction à prendre des décisions plus judicieuses et plus éclairées en matière de gestion lorsque le flux de trésorerie est serré. »
Vagelis Kontopos ajoute que la budgétisation est désormais plus rapide et que le reporting sur les réalisations par rapport aux budgets sont plus à jour. « En utilisant une plateforme Workday commune à toutes nos divisions, notre processus de budgétisation est plus centralisé, et nous avons réduit considérablement notre temps et nos efforts, dit-il. Nous avons réduit le temps de reporting mensuel de deux jours à environ 30 secondes avec Workday. Cela nous permet de fournir davantage de rapports, de prévisions et de mises à jour budgétaires en temps réel à nos dirigeants. »
Le premier jour, nous avons supprimé 32 interfaces de systèmes différents. Cela a soulagé mon équipe d'une énorme charge administrative et a permis à l'équipe Finance et celle des systèmes RH de se concentrer sur des initiatives d'entreprise plus importantes, qui sont nombreuses dans notre environnement de fusions et d'acquisitions.
Vice President for People Services and Insights
Élimination de 32 interfaces système dès le premier jour
Workday a également simplifié les systèmes commerciaux et informatiques de Scripps de manière significative. Cela tient en grande partie à son infrastructure intégrée, qui comprend la sécurité ainsi que la gestion des données et des processus. « Le premier jour, nous avons supprimé 32 interfaces de systèmes différents, raconte Kevin McDonald. Cela a soulagé mon équipe d'une énorme charge administrative et a permis à l'équipe Finance et celle des systèmes RH de se concentrer sur des initiatives d'entreprise plus importantes, qui sont nombreuses dans notre environnement de fusions et d'acquisitions. »
Le passage à des orientations nouvelles et progressives impliquait de nombreuses cessions et acquisitions d'entreprises complexes qui auraient pu prendre beaucoup de temps. « Nous sommes en mesure d'effectuer une réorganisation de l'entreprise en deux semaines seulement en utilisant Workday, explique Dan Perschke. Nous n'aurions jamais pu le faire avant. Workday nous a vraiment aidés à accélérer le rythme de nos acquisitions et à les intégrer de manière harmonieuse beaucoup plus rapidement. Nous pouvons réorganiser notre entreprise en changeant simplement les hiérarchies. C'est un simple glisser-déposer. »
Nous avons réduit le temps de reporting mensuel de deux jours à environ 30 secondes avec Workday. Cela nous permet de fournir davantage de rapports, de prévisions et de mises à jour budgétaires en temps réel à nos dirigeants.
Vice President of Financial Planning and Analysis
Les mouvements ambitieux font des gros titres assurés
Les trois dirigeants de Scripps s'accordent à dire que l'ensemble de la suite d'applications Workday est d'utilisation intuitive. « Workday a rendu des systèmes complexes extrêmement simples à comprendre pour les utilisateurs moyens. Cela réduit le temps de formation et facilite le libre-service, explique Vagelis Kontopos. La possibilité d'aller dans Workday et d'approfondir jusqu'au niveau le plus bas, d'une transaction du Grand livre jusqu'à une facture, a aidé notre équipe Finance à devenir totalement autonome. »
Le temps et les coûts que Workday a permis à Scripps d'économiser ont libéré des ressources pour d'autres initiatives importantes de l'entreprise. « Parce qu'il est basé dans le Cloud, Workday prend également en charge la mobilité des utilisateurs et la flexibilité du travail depuis n'importe où, ce qui est énorme pour nous, ajoute Vagelis Kontopos. Ainsi, si je suis au match de football de mon enfant et que je dois approuver quelque chose, je peux le faire sur mon téléphone en deux secondes, au lieu d'attendre d'être rentré à la maison ou même de l'oublier. Workday a définitivement amélioré notre capacité à communiquer rapidement et efficacement en tant qu'entreprise. »
La possibilité d'aller dans Workday et d'approfondir jusqu'au niveau le plus bas, d'une transaction du Grand livre jusqu'à une facture, a aidé notre équipe Finance à devenir totalement autonome.
Vice President of Financial Planning and Analysis