Pionnier dans le domaine du traitement du cancer et des troubles du cerveau, Elekta développe des outils et des systèmes de radiothérapie. Cette multinationale en pleine croissance est à la pointe de l'innovation dans sa spécialité, mais concernant ses systèmes RH, elle devait adopter une nouvelle approche.
Elekta recherchait une solution RH capable de rassembler quelque 3 600 collaborateurs répartis dans 28 pays, et de fournir une source de données unique et des processus unifiés à l'échelle internationale pour la gestion de son personnel. C'est pourquoi Elekta a fait appel à Workday.
De 20 systèmes à un seul
Comme de nombreuses entreprises, Elekta disposait d'un certain nombre de systèmes RH différents qui compliquaient considérablement les tâches les plus simples, comme la gestion des effectifs. « La simple confirmation d'une information aussi basique que le nombre de collaborateurs dans l'entreprise se révélait compliquée, déclare Raymond L'homme, Global HR Business Application Manager. Nous n'avions aucun système d'enregistrement pour les RH. Nous utilisions des feuilles de calcul Excel. Si nous voulions connaître le total des effectifs, nous devions aller chercher les informations et les combiner. Cela prenait presque une semaine, et à ce moment-là, les données étaient déjà erronées. Certains recensements excluaient les consultants externes, les salariés à temps partiel ou en arrêt maladie. Les règles n'étaient pas uniformisées. »
Le nouveau système RH de l'équipe Elekta devait répondre à un certain nombre de critères essentiels : il devait s'agir d'un outil Cloud, accessible en toute sécurité depuis tous les pays, compatible avec les processus de gestion d'Elekta et capable de faciliter la prise de décisions métier fondées sur du reporting en temps réel. « Nous sommes une entreprise innovante et nous avons identifié une correspondance culturelle avec Workday », déclare Raymond L'homme.
En adoptant Workday, Elekta a remplacé plus de 20 systèmes disparates. « N'avoir plus qu'un seul système est un avantage considérable, surtout pour nos managers basés partout dans le monde, ajoute-t-il. Nous partageons les mêmes processus, la même interface utilisateur. Par exemple, si nous voulons augmenter les salaires, les processus en Chine et en Suède sont les mêmes. Avec l'appui de la direction, les services RH, IT et Finance ont convenu que Workday devait être la seule source de données. »
Croissance et développement
« Nous sommes devenus une entreprise multinationale avec des processus globaux, explique Raymond L'homme. Cette croissance engendre de nombreux défis en ce qui concerne la collaboration des services. Les avantages les plus importants sont visibles lorsque différents pays se réunissent, et que les équipes régionales parviennent à extraire des informations en provenance de tous les pays et à les utiliser pour définir un contexte. »
« Nos responsables peuvent obtenir des informations sur le turnover, par exemple, les raisons pour lesquelles les salariés partent, leur profil, les tendances. De cette façon, nous pouvons améliorer notre approche de la gestion des talents et de la fidélisation des collaborateurs. »
L'évolution continue de Workday
Filip Sjögren, Vice President of Compensation and Benefits, en convient. « En tant que multinationale, il est essentiel de disposer de données régionales. En l'absence de ces données, nous ne pouvons pas gérer les RH de manière efficace », déclare-t-il.
Par ailleurs, au cours de ces dix dernières années, Elekta a connu une croissance organique et externe, entraînant un certain nombre de défis pour les RH, qui doivent s'assurer que les nouveaux collaborateurs adhèrent à la culture de l'entreprise dès le premier jour. « Le rapprochement de plusieurs entreprises à la suite d'une acquisition implique l'unification des processus de gestion et le développement du sentiment d'appartenance des nouveaux arrivants à la famille Elekta. Workday permet une transition rapide et fluide, un atout inestimable après une acquisition », explique Filip Sjögren.
La décision d'Elekta de transférer les RH dans le Cloud présente un certain nombre d'avantages majeurs. Comme il s'agit d'une application SaaS, Workday fournit des mises à jour régulières qui remplacent les actualisations coûteuses des systèmes logiciels « on-premise ». « Les RH dans le Cloud représentent une solution idéale pour les services RH et IT, affirme Filip Sjögren. Nous n'avons pas à attendre et à acheter de nouvelles versions de Workday pour nous assurer que nous possédons les bons outils. Ce qui signifie que nous n'avons pas besoin de réaliser une étude de cas pour acheter un nouveau logiciel. Workday accompagne la croissance d'Elekta. »
Résultats
Elekta a enregistré un ROI rapide avec Workday, en rentabilisant son investissement en 12 mois environ. « L'investissement est déjà rentabilisé, tant en termes de coût initial que de droits de licence », souligne Raymond L'homme.
Les RH, un partenaire stratégique
« La direction commence véritablement à exploiter les données de Workday pour orienter la stratégie de l'entreprise et prendre des décisions Data-Driven, déclare Raymond L'homme. Par exemple, devons-nous faire davantage de plans de succession ? Est-il possible d'améliorer la gestion de nos talents ? Workday offre aux responsables une meilleure visibilité sur leurs équipes pour anticiper, prendre de meilleures décisions. Cette solution leur permet de comprendre certaines tendances et leur impact sur notre activité. S'agit-il d'une tendance mondiale ? Devons-nous prendre des mesures ? »
Le déploiement de Workday a également permis aux 40 collaborateurs de l'équipe mondiale des RH d'Elekta de se consacrer à des tâches plus stratégiques. L'équipe peut désormais se concentrer sur la rapidité et l'efficacité des processus d'évaluation annuelle et de rémunération de la performance pour les salariés d'Elekta. « Autrefois, les RH étaient le dernier service à être informé. Maintenant, nous sommes consultés par la direction, notre rôle est plus stratégique », explique Raymond L'homme.
« Workday est un très bon investissement pour l'avenir de notre entreprise, conclut Filip Sjögren. Sans données fiables, nous ne pouvons pas prendre de décisions cohérentes. Désormais, nous pouvons fournir le type de conseils dont l'équipe de direction a besoin pour avancer en toute confiance. Ils savent qu'ils peuvent se fier à nous. »