Doctolib continue de montrer la voie en matière de technologie de la santé en Europe, offrant une suite de services à plus de 340 000 professionnels de la santé et à environ 80 millions de patients en France, en Allemagne, en Italie et aux Pays-Bas. Des solutions de réservation en ligne rapides, sécurisées et sans friction aux logiciels médicaux et cliniques de nouvelle génération, l'entreprise améliore l'accès des patients aux services de santé appropriés. Elle fournit également aux équipes soignantes les outils nécessaires pour améliorer la prise de décision clinique et réduire le temps consacré à l'organisation et à l'administration des rendez-vous des patients.
Après une décennie de croissance soutenue, Doctolib est aujourd'hui présent dans plus de 30 villes avec un effectif de 3 000 personnes et est largement respecté pour son approche innovante et centrée sur l'humain dans le secteur de la santé. La société a récemment introduit un service de messagerie sécurisée pour améliorer la communication et la collaboration entre les praticiens. Ce nouveau service a été intégré de manière transparente dans le système de gestion des réservations de Doctolib et dans les services de dossiers médicaux électroniques.
L'entreprise a récemment acquis Siilo, la plus grande application de messagerie pour les professionnels de la santé en Europe. Cette acquisition a renforcé la portée et l'expertise mobile de Doctolib, permettant à l'entreprise d'étendre son impact et d'offrir une expérience utilisateur de premier ordre, ainsi que de connecter plus de 800 000 professionnels de la santé sur le continent.
Il était clair que les processus conventionnels de comptabilité et de reporting utilisant Excel n'étaient plus en mesure de suivre le rythme de l'expansion et de la nature dynamique de l'entreprise. Une plateforme beaucoup plus souple et agile pour la planification du budget et de la répartition des ressources était nécessaire pour soutenir les plans de croissance stratégique de l'entreprise et les exigences d'un marché en constante évolution.
Une planification financière efficace soutient les plans de croissance
S'appuyant sur l'utilisation réussie de Workday HCM au sein du département des ressources humaines, c'est tout naturellement que Doctolib a choisi Workday Adaptive Planning pour automatiser et rationaliser les processus financiers de l'entreprise. L'intégration des deux solutions a été transparente et le déploiement d'Adaptive Planning n'a pris que quelques mois, le personnel de l'entreprise ayant immédiatement reconnu la valeur du nouvel outil.
"Comme il s'agit d'une solution de planification connectée, nous disposons désormais d'une plateforme unique avec des données de base et des flux de données cohérents", explique Denis Kavaliou, responsable de la gouvernance des données et de l'EPM chez Doctolib. "Cela nous permet de collaborer efficacement avec nos collègues dans toute l'entreprise et de partager nos hypothèses facilement et en temps réel. Des données précises sont désormais à la portée de tous, de sorte que l'élaboration des budgets et des prévisions est beaucoup plus rapide. En effet, chacun peut désormais contribuer à la préparation des prévisions et il n'est plus nécessaire de rechercher, copier et vérifier les données en permanence.
Tous les processus budgétaires de l'entreprise, la planification à long terme, la planification du personnel et la gestion des flux de trésorerie sont désormais réalisés sur Workday Adaptive Planning.
Des données actualisées doivent être facilement accessibles à tous ceux qui en ont besoin, et les avantages de l'automatisation d'un certain nombre de tâches routinières fastidieuses sont vraiment considérables.
Denis Kavaliou, Data Governance and EPM Manager
Amélioration de l'efficacité opérationnelle et planification plus souple
Selon Denis Kavaliou, l'introduction de Workday Adaptive Planning a transformé le travail de l'équipe financière de l'entreprise. "Mes collègues passent désormais beaucoup moins de temps à traiter des données et consacrent beaucoup plus de temps au partenariat commercial et à l'analyse perspicace. Cela n'est pas seulement plus gratifiant pour chaque membre de l'équipe, mais c'est aussi beaucoup plus productif et cela apporte des avantages tangibles à l'entreprise."
La planification efficace de scénarios à l'aide de différentes projections et de modèles "What If" est désormais un exercice simple et rapide pour l'entreprise. Cette agilité est particulièrement importante pour Doctolib, car la capacité à répondre rapidement aux nouvelles opportunités commerciales et aux demandes critiques en constante évolution dans le secteur des soins de santé est vitale pour une entreprise aussi ambitieuse et expansive.
Éliminer les processus redondants et se concentrer sur ce qui compte le plus
L'introduction de la planification connectée a permis à Doctolib de migrer les données de suivi et d'Excel vers une solution partagée. Cet exercice s'est avéré très utile. Il a mis en évidence un certain nombre de processus redondants ou non pertinents et a permis de filtrer et de sélectionner uniquement les processus considérés comme essentiels pour soutenir la croissance continue de l'entreprise. Il a également permis d'identifier des données supplémentaires potentiellement utiles ailleurs dans l'entreprise et d'examiner de plus près la question de la gouvernance des données.
"Dès le départ, l'introduction de Workday Adaptive Planning s'est avérée inestimable", ajoute Denis Kavaliou. "Travailler en étroite collaboration avec l'équipe Workday nous a permis de nous assurer que nous prenions les bonnes décisions lorsque nous structurions nos ensembles de données sur la nouvelle plateforme. Mais avec les versions trimestrielles, il y a aussi un flux régulier de nouvelles fonctionnalités innovantes, telles que de nouveaux graphiques de reporting et d'analyse. Cette approche dynamique et progressive soutient directement notre propre volonté d'amélioration continue et nous permet de nous appuyer sur le succès et la fiabilité de la solution".
Nous utilisons désormais un outil de planification qui n'est pas réservé au département financier. Il s'agit d'une plateforme partagée par l'ensemble de la communauté Doctolib et les améliorations opérationnelles ont été remarquables. Tout le monde travaille maintenant en collaboration pour élaborer des prévisions et l'équipe financière n'est plus alourdie par de nombreux traitements de données.
Denis Kavaliou, Data Governance and EPM Manager