Les hôpitaux pour enfants occupent une place particulière dans le secteur des soins de santé. Ils traitent les besoins médicaux urgents des nourrissons, des enfants et des adolescents, tout en tenant compte des préoccupations de leurs parents et de leurs proches. Leurs médecins et cliniciens mettent à profit des années de formation en pédiatrie pour contribuer à améliorer la vie et la santé de leurs jeunes patients.
Le prestigieux Dayton Children's Hospital (DCH) est l'un des quelque 250 établissements de ce type aux États-Unis. Ses 3 600 collaborateurs répondent aux besoins pédiatriques de 20 comtés de l'ouest de l'Ohio et de l'est de l'Indiana. Il est constitué d'un hôpital principal de 177 lits et de 22 autres établissements pédiatriques répartis dans la région.
Comme tous les hôpitaux, le DCH doit trouver un équilibre entre des soins de qualité et la maîtrise des coûts. Il doit également attirer et fidéliser des salariés, des soignants et des médecins extrêmement compétents. Ces objectifs sont toutefois difficiles à atteindre dans un secteur des soins de santé strictement réglementé qui évolue rapidement.
Nous créons des rapports avec SCM pour signaler les niveaux de stock critiques, de manière à pouvoir commencer le réapprovisionnement avant d'être en rupture.
Corporate Director of Supply Chain
Des difficultés croissantes
Au Dayton Children's Hospital, la pression sur les coûts et les complexités opérationnelles se sont accrues ces dernières années, en raison notamment de ses nombreuses nouvelles installations satellites. La direction a compris que pour relever ces défis, l'hôpital devait investir dans sa transformation digitale. Après avoir soigneusement évalué les options disponibles, elle a sélectionné Workday en tant que système Cloud pour améliorer et intégrer les opérations de back-office, en particulier les RH, la Finance et la chaîne d'approvisionnement.
David Farrall, Corporate Director of Supply Chain au DCH, explique que l'hôpital a choisi de déployer Workday Supply Chain Management (SCM) après avoir adopté avec succès Workday Human Capital Management et Workday Financial Management. Il a rejoint l'établissement après 20 ans d'expérience dans la gestion de chaîne d'approvisionnement hors secteur hospitalier et a été frappé par les différences. « La gestion de la chaîne d'approvisionnement d'un hôpital est plus complexe que dans d'autres secteurs, car de nombreuses fournitures sont vitales », explique-t-il.
Lorsque David Farrall a commencé à travailler pour le DCH, l'hôpital n'avait pas encore abandonné son système manuel obsolète au profit de la solution SCM. « Nous nous appuyions sur un système papier sommaire sans visibilité sur nos stocks de fournitures, se souvient-il. Nous suivions 22 000 unités de gestion de stock (UGS) et plusieurs centaines de contrats. Plus de 30 % d'entre eux étaient arrivés à expiration, mais nous ne savions pas lesquels sans tous les passer en revue. »
La gestion de la chaîne d'approvisionnement d'un hôpital est plus complexe que dans d'autres secteurs, car de nombreuses fournitures sont vitales.
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Une meilleure visibilité, sans ruptures de stock
En transformant sa gestion de la chaîne d'approvisionnement avec SCM, le DCH bénéficie d'une plus grande visibilité sur ses stocks. L'hôpital a ainsi pu simplifier ses procédures de commande, il dispose d'une plus grande flexibilité en matière d'achats et surtout évite les ruptures de stock. « Si un article critique est nécessaire, le temps passé à le chercher ailleurs peut nuire à la qualité des soins, explique David Farrall. De plus, si une procédure est particulièrement urgente, l'absence d'un article indispensable peut mettre en danger la vie du patient. En éliminant les ruptures de stock, notamment en fournitures médicales essentielles, notre personnel peut fournir des soins de meilleure qualité. »
« Cela permet au personnel infirmier, paramédical et administratif de consacrer davantage de temps aux enfants et à leurs familles », ajoute-t-il.
Pour préparer la migration vers SCM, David Farrall et son équipe ont d'abord nettoyé les données de référence du DCH. « Nous avons éliminé 50 % de nos UGS en supprimant uniquement tout ce qui n'avait pas été utilisé depuis plus de 36 mois, explique-t-il. Après le lancement, nous avons poursuivi le tri et réduit notre inventaire à seulement 7 000 articles. Désormais, nos analystes fonctionnels peuvent s'assurer que les articles continuent de circuler dans le système SCM en apportant les modifications nécessaires à leurs descriptions ou à leurs unités de mesure. »
Avant le lancement de SCM, David Farrall a commencé les formations en effectuant des tests de recette auprès d'une équipe clé composée des principales personnes chargées des commandes. « Ensuite, nous avons fait suivre une formation pas-à-pas sur les outils et les processus Workday à presque tous les membres du personnel qui avaient passé une commande au cours de l'année écoulée, poursuit-il. Grâce à notre processus de formation rapide, nous nous sommes assurés que l'équipe était parfaitement prête avant la date de mise en production. »
Pas un centime de plus
Le Dayton Children's Hospital utilise également SCM comme référentiel de contrats. Il contient plus de 725 contrats d'achat, dont 270 accords de partenariat. « Nous ne payons pas un centime de plus que le montant prévu par nos contrats, car SCM ne l'autorise pas, explique David Farrall. Par ailleurs, je sais exactement quels contrats ont expiré et pourquoi. Grâce à SCM qui gère désormais tous nos différents types de contrats, la conformité a augmenté de 80 %. »
SCM aide le personnel du DCH à soumettre des demandes d'achat plus précises, ce qui permet des livraisons plus conformes et réduit le nombre de retours. « Les retours à l'un de nos principaux fournisseurs ont diminué de 50 %, ce qui nous laisse du temps pour des tâches plus utiles, comme rechercher des moyens de réduire encore les coûts tout en aidant le personnel soignant à passer plus de temps avec les patients », constate David Farrall.
Nous ne payons pas un centime de plus que le montant prévu par nos contrats, car SCM ne l'autorise pas.
Corporate Director of Supply Chain
Un timing parfait
« Je suis heureux d'être arrivé au Dayton Children's Hospital au moment de la restructuration et du passage à Workday, car j'ai pu à la fois apprendre et piloter la transformation digitale, qui nous a menés là où nous sommes aujourd'hui et où nous allons demain », ajoute David Farrall.
Lorsque la pandémie mondiale a frappé au début de l'année 2020, le DCH avait déployé SCM depuis à peu près un an, ce que David Farrall considère comme une chance. « Les chaînes d'approvisionnement ont été tellement perturbées pendant la crise du COVID-19 que nous ne pouvions pas toujours obtenir toutes les fournitures dont nous avions besoin, en particulier les EPI, les lingettes pour les mains et les solutions de nettoyage, poursuit-il. Le système SCM nous alertait lorsque les stocks d'articles critiques devenaient insuffisants, ce qui nous permettait de trouver d'autres sources d'approvisionnement, en recourant parfois jusqu'à la quatrième option. Nous avons pu nous assurer que nous avions suffisamment d'EPI pour nos soignants de première ligne, afin qu'ils puissent fournir en toute sécurité les soins qu'exigeaient les enfants et qu'attendaient de nous leurs parents. »
Selon David Farrall, la possibilité de contrôler et de communiquer facilement et rapidement l'utilisation quotidienne moyenne des articles essentiels a été particulièrement importante pendant la pandémie. « Nous créons des rapports avec SCM pour signaler les niveaux de stock critiques et les quantités faibles de certains articles de manière à pouvoir commencer le réapprovisionnement avant d'être en rupture », explique-t-il.
Nous créons des rapports avec SCM pour signaler les niveaux de stock critiques [...] de manière à pouvoir commencer le réapprovisionnement avant d'être en rupture.
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Un avenir prometteur
David Farrall a également ajouté Workday Assistant au système, un chatbot digital qu'il utilise pour interagir avec SCM de manière conversationnelle et rechercher des informations. « Qu'il s'agisse de seringues, de lingettes, de bouteilles d'eau, de piles ou autre, Workday Assistant peut m'indiquer le bordereau de livraison, l'acheteur, le bon de commande (s'il y en a un) et le statut de paiement des articles livrés. »
David Farrall est convaincu que les améliorations constantes apportées aux fonctionnalités de SCM permettront de perfectionner encore davantage les coûts, la prestation des services et la qualité des soins. « Nous apportons tout ce qui peut rendre le séjour des enfants plus agréable, même des ours et des poneys en peluche, conclut-il. Nous sommes aussi là pour leur plus grand bien, en coulisse, en fournissant les produits médicaux nécessaires à la réussite de leur traitement. »
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