Les processus papier du comté de Clark limitaient la visibilité et le contrôle, généraient des difficultés et ralentissaient la transformation opérationnelle nécessaire pour répondre aux besoins d'un monde en constante évolution.
Son système ERP existant était rigide et peu convivial. Les modifications nécessitaient une expertise en matière de codage, de sorte que le personnel informatique devait créer des rapports de modification, des codes de Grand livre, des processus de routage et des worktags.
Avec Workday, le personnel non technique peut effectuer des changements, dans la mesure où aucune programmation n'est nécessaire.
Finance Director
Une base digitale flexible pour les fonctions Finance et RH
Au lieu de dépenser 6 millions de dollars pour mettre à jour son système ERP existant, le comté a cherché une nouvelle solution. Après avoir comparé neuf fournisseurs de logiciels, le comté de Clark a sélectionné Workday Financial Management et Workday Human Capital Management (HCM). Le système Cloud de Workday est suffisamment flexible pour répondre aux besoins changeants du comté et reste très convivial. Workday peut également s'intégrer aux applications existantes de trésorerie, de gestion bancaire et de paiement, ce qui permet de réduire les silos de données et les étapes intermédiaires dans les tâches courantes.
Grâce aux fonctionnalités intégrées de Workday, le comté de Clark a remplacé 75 sources disparates de dossiers papier par une seule source de données digitales. L'équipe de support IT, qui comptait six salariés à temps plein, a été réduite à un salarié à temps plein qui peut désormais prendre en charge des workflows automatisés et proposer au personnel des fonctionnalités en libre-service. L'équipe peut également contrôler l'accès aux données et tenir un registre des personnes qui consultent et modifient les fichiers.
Amélioration de l'agilité et des temps de réponse
Aujourd'hui, des workflows flexibles et des fonctionnalités en self-service permettent au personnel des services Finance et RH d'obtenir des informations exploitables, de rectifier les processus et de gérer les imprévus, sans avoir à solliciter l'aide de l'équipe IT. Par exemple, le passage du travail au bureau au télétravail des collaborateurs du service Finance en raison de la pandémie s'est déroulé sans problème. « Lorsque le COVID a frappé, nous avons immédiatement mis en place une gestion à distance pour la paie, les créances et d'autres processus financiers critiques et nous avons continué à exercer nos activités sans problème, explique Laurie Foster, Accounting Manager du comté de Clark. Cela n'aurait pas été possible sans Workday. »
Amélioration de l'efficacité et réduction des coûts
Les nouveaux workflows digitaux réduisent les coûts et accélèrent la facturation, les approbations, les remboursements, les approvisionnements et les achats. Désormais, le comté traite les salaires 60 % plus rapidement et l'intégration des nouvelles recrues prend deux fois moins de temps. Avec Workday, le personnel peut mettre à jour son profil de manière autonome et soumettre des fiches de présence, des demandes de congés et des notes de frais. Les collaborateurs peuvent ajuster les codes du Grand livre, modifier les processus de routage des demandes et créer des rapports. Cette année, l'équipe RH a également économisé des semaines d'efforts pendant la procédure d'affiliation ouverte, en utilisant des avis générés par le système et des workflows dématérialisés. Le premier jour, 25 % des salariés avaient procédé à leur inscription et, cinq jours plus tard, 80 % l'avaient fait.
Grâce à Workday, nous avons pu digitaliser nos workflows afin que les personnes n'aient plus à remplir de formulaires et à attendre.
Finance Director
Simplification de la conformité et réduction des risques
Grâce à Workday, le personnel du service Finance a fait passer le nombre de Grands livres de 10 000 à 400, ce qui a permis d'améliorer le contrôle et l'efficacité de la comptabilité. Le rapport budgétaire est désormais basé sur les programmes et non plus sur les services, ce qui a favorisé une vision stratégique et a entraîné une réduction de 15 % des dépenses non approuvées. Les collaborateurs peuvent accéder uniquement aux informations qu'ils sont autorisés à consulter, et le comté dispose d'une piste d'audit des accès et des modifications du système. Le personnel du comté peut également consacrer plus de temps à la révision et à la mise à jour des politiques pour améliorer l'efficacité du programme et garantir la conformité.
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