Comme de nombreuses entreprises thaïlandaises, Bangchak avait recours à des documents papier, des feuilles de calcul Microsoft Excel et des systèmes informatiques configurés par des fournisseurs disparates pour gérer les dossiers de ses salariés. La chaîne d'exécution était longue et complexe, de sorte que même les demandes les plus simples mettaient des jours à aboutir. Par exemple, lorsque les dirigeants réclamaient un rapport dynamique sur les effectifs, les équipes RH devaient s'adresser au service informatique, qui contactait alors le fournisseur du système pour générer le rapport. Le chevauchement des systèmes et l'incompatibilité des interfaces entraînaient fréquemment des bugs difficiles à repérer et à corriger.
Le CEO de Bangchak souhaitait que les RH adoptent un rôle plus stratégique et montrent l'exemple en matière de transformation digitale. Il préconisait un système standardisé qui permettrait aux collaborateurs de se connecter et de travailler depuis n'importe où.
Un système dans le Cloud qui facilite le travail à distance
Bangchak a choisi la solution Workday Human Capital Management (HCM) pour son architecture Cloud, avec des mises à jour automatiques deux fois par an. Les collaborateurs ont un accès direct aux données et les RH peuvent générer des rapports autonomes, réduisant ainsi leur dépendance à l'égard du service informatique et des fournisseurs externes. Apiradee Pravinvongvuth, Senior HR Specialist, déclare : « Le design et la convivialité de Workday me plaisent beaucoup. Ce système est très facile à prendre en main. »
Les dirigeants de l'entreprise ont contacté des clients de Workday installés en Thaïlande, qui ont volontiers partagé leurs expériences positives avec le système. Depuis, ils ont créé une communauté d'utilisateurs de Workday au niveau national qui se réunissent souvent pour partager les bonnes pratiques. Le service RH apprécie également le modèle d'assistance 24h/24 de Workday.
Baser les décisions sur les données
Grâce à Workday, les collaborateurs de Bangchak, quel que soit leur niveau, peuvent accéder rapidement et partout aux données de l'entreprise et à leurs collègues.
Par ailleurs, Bangchak a réduit la complexité et les coûts en rationalisant ses fournisseurs IT. Le fait de disposer du SIRH standardisé de Workday a éliminé les erreurs qui affectaient l'entreprise et lui faisaient perdre un temps précieux. Les dirigeants bénéficient de mises à jour en temps réel pour prendre des décisions concernant les effectifs, les plans de succession et la rémunération, basées sur des données. Les résultats sont là :
- Un taux d'adoption de 95 % sur les appareils mobiles et de 100 % sur les ordinateurs avec Workday
- Une communication renforcée et une progression de carrière accélérée et autogérée
- Une réduction des délais de cinq à deux jours pour apporter des modifications majeures au système
Le fait de pouvoir compter sur Workday à tout moment est très sécurisant. Nous n'avons plus à attendre que différents fournisseurs trouvent le temps de venir examiner nos systèmes.
Senior HR Specialist
Instaurer une culture du travail à distance
La possibilité de consulter les informations relatives à leur emploi en déplacement a apporté une plus grande flexibilité aux collaborateurs de Bangchak, un atout essentiel pendant la crise du COVID-19. À l'époque, les salariés de la raffinerie devaient se rendre au bureau et faire la queue pour accéder à des ordinateurs partagés afin de vérifier leurs fiches de paie et de remplir des demandes de congé. Désormais, ils peuvent accéder et soumettre des formulaires en toute sécurité depuis leur smartphone. Les managers peuvent également envoyer des messages à leurs équipes sur leurs appareils mobiles pour leur fournir des mises à jour en temps réel.
Avec le système Cloud Workday, les salariés disposent des outils nécessaires pour travailler à 100 % depuis leur domicile. Bangchak a complètement fermé ses bureaux pendant la pandémie de COVID-19, et les RH n'ont reçu aucun appel ni aucun signalement de problème d'utilisation du système au cours de cette période. « L'accès aux informations RH sur Workday est devenu primordial en ces temps difficiles », constate Pannasarn Suthitivanich, Senior HR Specialist.
Digitalisation du processus de recrutement
Workday Recruiting permet aux collaborateurs de Bangchak de consulter et de postuler directement à des postes internes vacants, maîtrisant ainsi leur carrière sans faire appel aux RH.
Apiradee Pravinvongvuth et l'équipe RH travaillent maintenant sur la conception de tableaux de bord pour les dirigeants et sur les moyens pour les collaborateurs de se familiariser davantage avec le système grâce à des outils d'intégration et de mentorat. « Workday favorise la transformation au sein des RH, ce qui permet à l'équipe d'agir de manière plus stratégique et d'être plus indépendante », déclare-t-elle.
En utilisant un système RH dans le Cloud comme Workday, nous pouvons nous adapter aux évolutions constantes et aux événements tels que la crise du COVID-19.
VP of HR Management