La plateforme centrale de recrutement et de gestion des talents traditionnelle d'AIA était mise en œuvre différemment dans l'ensemble de l'entreprise, avec un manque d'alignement mondial conduisant à un déficit d'informations exploitables. Par ailleurs, certains processus étaient encore manuels et manquaient de flexibilité. De ce fait, il était possible d'apporter des améliorations à la plateforme, par exemple, au niveau de l'accès mobile et des capacités de self-service, mais cela s'est avéré long et complexe.
AIA continue de se développer, mais pour que cette croissance soit durable, nos processus doivent être évolutifs et flexibles pour pouvoir répondre rapidement aux changements, notamment aux nouvelles réglementations.
Group Head, HR Transformation, Analytics & Governance
Des insights exploitables, centrés sur la communauté
Lorsque l'équipe d'AIA a expérimenté Workday pour la première fois, elle a apprécié sa flexibilité et la facilité avec laquelle il était possible d'extraire différents types d'informations clés à partir des données. Des informations qui peuvent être utilisées pour aider les gestionnaires de talents. Des tests approfondis ont révélé la puissance du moteur de workflow de Workday et la manière dont AIA pouvait l'adapter à ses besoins spécifiques. L'accès à Workday à tout moment et partout a également suscité un vif intérêt en raison des problèmes de mobilité que posait le système traditionnel de l'entreprise.
L'équipe a également été séduite par l'idée de faire partie de la communauté Workday. Le concept de partage entre les utilisateurs de Workday a été renforcé quand AIA a reçu un bon feedback des clients de Workday. Leonard Lai, Group Head of HR Transformation, Analytics & Governance, constate : « des insights exploitables, une bonne expérience utilisateur, une capacité d'évolution et un sens de la communauté ont répondu à tous nos besoins. »
Vers une gestion intelligente des RH
En 15 mois seulement, AIA a déployé Workday sur l'ensemble de ses 18 marchés. En à peine un mois, le taux d'adoption avait atteint 90 % et le personnel interagissait avec Workday quatre fois par semaine en moyenne. AIA a ensuite automatisé 60 à 70 % de ses processus manuels, et 70 % de ses processus d'approbation ont été exécutés dans Workday au lieu d'être effectués sur support papier ou par e-mail. Cela a eu pour effet de réduire le nombre d'interactions et de demandes de renseignements adressées à l'équipe RH, qui dispose désormais de plus de temps pour la planification et la budgétisation. Les gestionnaires de talents disposent désormais d'un aperçu 24h/24 et 7j/7 du développement du personnel, ce qui améliore l'efficacité et la communication. Leonard Lai ajoute : « l'ensemble du modèle de prestation a changé, ce qui nous permet d'être plus flexibles et de nous positionner comme un système de gestion RH intelligent. »
La flexibilité de Workday permet de l'adapter à des besoins spécifiques.
Group Head, HR Transformation, Analytics & Governance
La transformation du rôle des RH
Selon un sondage interne auprès des collaborateurs d'AIA, environ 83 % des répondants sont satisfaits ou très satisfaits de Workday. Par ailleurs, les taux de satisfaction interne globale ont augmenté de 10 à 20 points grâce à la transformation du système RH d'AIA, accompagnée par la suite d'applications Workday.
Avec cette transformation, AIA a également cherché à améliorer la perception du service RH et de son rôle au sein de l'entreprise. Chaque membre de l'équipe RH dispose d'un tableau de bord des opérations RH, ce qui lui permet de se concentrer davantage sur la gestion des dossiers, les défis rencontrés par les collaborateurs, le développement de carrière et la gestion des changements dans la réglementation afin de promouvoir une croissance plus durable de l'entreprise. L'équipe est désormais perçue comme un interlocuteur privilégié et non plus comme un simple département opérationnel.
Encourager l'utilisation de stratégies fondées sur des faits
Les dirigeants et les responsables utilisent les rapports et les tableaux de bord de Workday Prism Analytics pour obtenir une vision précise de l'entreprise en surveillant les données de tendance, en comparant les résultats de benchmarking entre les entreprises et en identifiant les bonnes questions stratégiques à se poser et à poser à l'entreprise. AIA intègre 10 ans de données antérieures dans le système, qui offre un environnement sécurisé basé sur un système d'autorisation. À l'avenir, les dirigeants et les responsables seront en mesure de tester leurs idées pour élaborer des stratégies fondées sur des faits afin de faire évoluer l'entreprise. Leonard Lai poursuit : « À l'avenir, nous prévoyons d'étendre notre utilisation de Workday Prism Analytics en nous tournant vers les informations opérationnelles qui peuvent déclencher des actions commerciales, telles que des mesures d'amélioration. »