Depuis plus de 100 ans, AAA Northern California, Nevada & Utah (AAA NCNU) protège ses membres sur la route et à leur domicile. Riche de son expérience, l'entreprise reste tournée vers l'avenir et se concentre sur les besoins de ses membres. Cela passe par la réduction des frais administratifs en faveur du temps consacré aux membres. Ce qui signifie qu'il faut concilier la gestion des ressources humaines et la gestion financière pour améliorer les opérations. Cela nous amène à Workday.
« Nous avons commencé avec un petit groupe d'automobilistes de la première heure au Cliff House de San Francisco, explique Paul Gaffney, President and CEO de l'AAA NCNU. Désormais, nous comptons plus de 4,2 millions de membres. Notre ambition est de susciter une fidélisation absolue des adhérents, tout au long de leur vie, en leur offrant une expérience exceptionnelle. »
Il a une idée précise de la réalisation de cette vision : « Nous devons instaurer une culture interne solide qui permette à ceux qui proposent ces expériences d'être réellement en contact avec les membres qu'ils accompagnent et de comprendre les répercussions sur l'entreprise. »
Workday permet cette compréhension grâce à sa suite d'applications. « Workday est l'outil fondamental qui confère à tous les membres de notre entreprise une visibilité sur nos résultats financiers et sur le développement des ressources humaines », explique Paul Gaffney.
Workday permet de gérer votre personnel à partir d'un seul et même outil et de visualiser les performances financières de votre entreprise. À ma connaissance, c'est le seul outil qui permet de le faire.
COO
Un atout pour la planification stratégique
Siobhán Mc Feeney, Chief Operating Officer de l'entreprise, apprécie particulièrement la capacité de Workday à fournir un aperçu complet des performances, lequel permet à son équipe de réaliser des prévisions pertinentes. Elle faisait déjà partie de l'entreprise en 2011 lors du déploiement de Workday.
« Nous disposions d'une armée de comptables qui regroupaient des données, raconte-t-elle à propos des systèmes antérieurs à Workday. Nous n'avions aucune visibilité sur la fin d'un mois ou la fin de l'année. Avec Workday, nous savons toujours où nous en sommes. » L'entreprise peut désormais envisager l'avenir avec confiance.
« À l'époque, il m'était difficile de consacrer du temps à la croissance, car cela relevait de l'improvisation, explique-t-elle. Aujourd'hui, je peux utiliser les informations réelles fournies par Workday, aussi bien pour la gestion du personnel que pour la gestion financière, et affirmer que nous pourrions probablement nous développer dans ces cinq domaines. Voilà à quoi cela pourrait ressembler. Il s'agit d'un véritable atout pour la planification stratégique de cette année. C'est loin d'être négligeable. »
Le calendrier de déploiement de l'AAA NCNU était très court, et Workday l'a aidée à le respecter avec une mise en service en 14 semaines seulement. « Nous avons arrêté l'ancien système le 1er juillet et c'était lancé. Chacun a réussi à récupérer ses dépenses. Le monde évolue vite. Les effectifs évoluent vite », a ajouté Siobhán Mc Feeney. Et il en va de même pour Workday, comme a pu le constater son équipe.
Réduction des coûts, relations avec les collaborateurs et systèmes financiers
Pour Siobhán Mc Feeney, il est clair que les économies ne constituent pas le seul critère de sélection de Workday. « Il est évident que cela nous a permis d'économiser beaucoup d'argent. Mais ce n'était pas l'élément déterminant. Les collaborateurs avaient besoin de savoir où ils en étaient dans l'entreprise et les responsables comment gérer et développer leurs équipes. Et il nous fallait des systèmes financiers qui ne soient pas contraignants. Workday répondait à tous ces critères. Cette solution accompagnera notre croissance. »
Pour autant, les économies réalisées ont été considérables pour l'entreprise. Siobhán Mc Feeney estime que l'entreprise a réduit de 50 %, et ce de manière continue, le coût de la gestion de la paie, de la gestion des ressources humaines (Wordkay HCM) et de la gestion financière. « Et nous pouvons ainsi réaffecter ces fonds à d'autres activités de l'entreprise », ajoute-t-elle.
Osh O'Crowley, Chief Information Officer de l'entreprise, examine les économies réalisées avec Workday par rapport aux autres systèmes utilisés.
« En tant que CIO, lorsque je considère les dépenses consacrées à la technologie, je ne suis pas pris dans la spirale de l'amortissement et de la dépréciation que la plupart des directeurs informatique connaissent lorsqu'ils réalisent un investissement. Et il faut faire en sorte qu'elle dure cinq à sept ans. Il faut la mettre à jour. Il faut la garder en vie. » Mais avec Workday, « je n'ai pas de centres de données qui gèrent toutes ces technologies. Je n'ai pas d'administrateurs de base de données. Je n'ai pas de frais de licence. J'achète ce dont j'ai besoin. Nous assurons la cohésion de l'ensemble et nous nous concentrons sur nos membres », explique-t-il.
Utilisation du Cloud
Lorsque l'entreprise s'est séparée de son partenaire assureur en 2011 et qu'elle a revu son approche, elle a cherché à créer une entreprise plus rationnelle et plus axée sur ses membres. Elle a donc opté pour une technologie Cloud.
Selon Osh O'Crowley, « la plupart des gens n'ont pas pour vocation de gérer et d'héberger des logiciels de comptabilité et de ressources humaines. Workday nous donne la possibilité de ne pas avoir à le faire, et de laisser cette responsabilité à une solution adaptée. »
« Je sais par expérience qu'un grand nombre de ressources technologiques se concentrent sur la survie de la technologie, explique-t-il. J'ai travaillé avec de grandes applications ERP et j'ai le souvenir d'un grand nombre de conversations sur le fait que notre version était dépassée, que nous devions faire une mise à jour ou que nous ne pouvions pas faire ceci ou cela à cause de tel ou tel problème. Beaucoup de ce que j'appellerais de la “bureaucratie” qui n'ajoutait aucune valeur à l'activité principale. »
Pour lui, Workday permet de se concentrer sur l'expérience des membres. « Nous consacrons très peu de temps aux fonctions support au sein de l'entreprise, précise-t-il. Les fonctions sont efficaces, elles accomplissent ce que nous attendons d'elles, elles sont simples d'utilisation. Et nous pouvons consacrer le temps restant à nos membres. »
Paul Gaffney en convient : « nous pouvons mettre davantage l'accent sur la gestion hiérarchique et beaucoup moins sur les fonctions du personnel, explique-t-il. Ainsi, nous avons tous plus de temps à accorder à l'amélioration de notre cœur de métier. Nous prenons de meilleures décisions. Nous les prenons plus rapidement. Et nous sommes moins dérangés par les tâches administratives. »
« Depuis le déploiement de la suite unifiée de Workday pour les RH et la fonction Finance, les ressources dédiées au support ont été considérablement réduites. Désormais, nous consacrons environ un tiers de nos ressources au support, et nous pouvons redéployer les deux tiers restants vers nos priorités opérationnelles », poursuit-il.
HCM et gestion financière : une association logique
Le fait que Workday Human Capital Management et Workday Financial Management soient intégrés dans un seul et même système est très apprécié par Paul Gaffney. « L'un des principaux avantages de cette suite unifiée est que les méthodes sont communes aux deux fonctions. Nous comptons donc sur les responsables pour être à la fois des gestionnaires financiers rigoureux et d'excellents chefs d'équipe. C'est formidable qu'ils puissent utiliser une boîte à outils commune pour ces deux domaines », déclare-t-il.
« Historiquement, il s'agissait de notions distinctes. Il est rare que nous soyons en mode RH ou en mode Finance. Nous gérons une activité qui est assurée par des personnes, et la mesure principale de cette activité est financière. La combinaison de ces éléments dans un seul système est donc logique. Je me demande pourquoi personne n'y avait pensé avant », ajoute-t-il.
Pour finir, Workday constitue un levier à la croissance d'AAA NCNU, un avantage dont Paul Gaffney se réjouit. « Nous allons nous lancer dans de nouvelles activités. La flexibilité de la suite unifiée, qui nous permet de le faire sans avoir à acquérir un autre logiciel d'infrastructure pour la prise en charge de ces activités, est un atout majeur et permanent ».
Du point de vue opérationnel, Siobhán Mc Feeney voit les avantages que présente une seule version de la vérité. « Les données sont rassemblées au même endroit, dit-elle. C'est un outil précis, disponible de suite et ultra intuitif. Nos clients l'apprécient, car il simplifie leur travail. »
Que pourrait-elle dire à ceux qui envisagent de passer à Workday ?
« Si vous voulez vous simplifier la vie, en facilitant la gestion de vos collaborateurs et en trouvant un moyen de déterminer clairement votre situation en tant qu'entreprise, cette suite d'applications est faite pour vous, conclut-elle. Workday permet de gérer votre personnel à partir d'un seul et même outil et de visualiser les performances financières de votre entreprise. À ma connaissance, c'est le seul outil qui permet de le faire. Et cela vous laisse le temps de vous concentrer sur des choses plus importantes. »