Cada día, el Museo Metropolitano de Arte (el Met) trae el arte a la vida de visitantes de todo el mundo. El Met tiene algo para todos los gustos, desde colecciones seleccionadas cuidadosamente hasta programas de educación y de prácticas o recorridos online. Sin embargo, el ámbito y la logística para la obtención y gestión de los bienes y servicios de tal operación son complejos y caros. Puesto que es una institución sin ánimo de lucro, las inversiones en tecnología del museo suelen destinarse a becas, no a operaciones.
Hace cuatro años, el Met se enfrentó a una deuda importante y un número creciente de pérdidas, por lo que el equipo de gestión se propuso equilibrar el presupuesto para el ejercicio contable de 2020. El museo contaba con Workday Financial Management y Workday Procurement, pero la implementación inicial no había dado prioridad al aprovisionamiento y, a medida que la organización crecía, no estaba estructurada para aprovechar los beneficios. Como consecuencia, los procesos estaban en silos y eran ineficaces, lo que dificultaba los insights del gasto indirecto, las aprobaciones de peticiones y la rentabilidad de la inversión (ROI).
Al cabo de 12 meses de la reimplementación de Workday, hemos ahorrado un 220 % del objetivo y hemos conseguido un 15 % de ROI en nuestros proyectos.
Chief Procurement Officer
Una gran reimplementación
Cuando el equipo de aprovisionamiento ideó una solución estratégica que sedujese al personal, esperaba que el cambio fuese un reto. Tras un análisis exhaustivo de los workflows y los puntos débiles, el Met se percató de que podía reducir costes, aumentar el control sobre el gasto y los proveedores y potenciar la eficacia del aprovisionamiento al reimplementar Workday Spend Managment. Los miembros del personal ya utilizaban esta herramienta, por lo que estaban familiarizados con los aspectos básicos y solo tenían que informarse acerca de los cambios en la automatización y la gestión de los procesos source to pay en todos los departamentos. Asimismo, Workday Spend Management es fácil de configurar, por lo que el Met pudo abordar con rapidez los retos financieros y de aprovisionamiento.
Automatizar los procesos financieros y de aprovisionamiento desde las búsquedas a los pagos
Proporcionar insights y controles completos y personalizables
Ofrecer a los empleados una solución sencilla de aprender con una experiencia familiar
Revisamos nuestra base, que nos llevó a implementar herramientas que no habíamos aprovechado para mejorar el sistema y modificar los procesos de gestión.
Chief Procurement Officer
El arte del aprovisionamiento
Gestionar el aprovisionamiento que respalda al museo, el cual alberga 2 millones de artefactos, supone una enorme tarea. Un aspecto clave de la reimplementación del Met supuso reorganizar los workflows para enfocarlos en torno al aprovisionamiento. Este cambio requería aleccionar a los empleados sobre el aprovisionamiento, su importancia y como Workday podía ayudarles a ser más eficientes y eficaces. Según afirma Tiffany Sen, Chief Procurement Officer del Met: "Empezamos con una ronda de opiniones y luego pasamos a nuestro enfoque para poner en marcha una nueva lista de objetivos y una política de aprovisionamiento".
Organizaron quedadas virtuales, conferencias y reuniones individuales para que el personal se sintiera cómodo utilizando las funcionalidades del nuevo proceso y comprendiera su valor.
La perfecta integración entre las soluciones de Workday facilita la creación de workflows automatizados con cualquier departamento, ya que el personal de TI puede asignar roles de aprovisionamiento y definir quién puede acceder a esos workflows y aprobar peticiones. Esto no solo minimiza riesgos, sino que también otorga una mayor autonomía al personal del Met, así como capacidades de autoservicio para la gestión de solicitudes y aprobaciones. Crear informes personalizados y tableros de mando ahora resulta más sencillo; además, el personal puede acceder en tiempo real y obtener insights del proceso y funcionamiento del aprovisionamiento.
"Abordamos el rediseño del proceso procure-to-pay con una actitud abierta, centrándonos en los roles, las aprobaciones, la seguridad y los informes", explica Sen. "Workday fue un factor clave en el éxito de nuestra transformación del aprovisionamiento porque, por primera vez, pudimos establecer controles para minimizar riesgos y posicionar el aprovisionamiento en el centro de todas las búsquedas y pagos".
En Workday Rising®, vi un tablero de mando de Workday Procurement por primera vez y le dije a Nicole: "¡Tenemos que conseguir uno!".
Chief Procurement Officer
Seleccionar un nuevo objetivo de ahorro y presupuesto
La reimplementación está dando sus frutos. Gracias a la estandarización y a la aceleración de los procesos source to pay, el Met superó sus objetivos de presupuesto y ahorro de costes. El museo contaba con unos 160 proyectos en el ejercicio contable de 2020 y ahorró en todas las categorías. "El primer año tras reimplementar Workday Spend Management ahorramos el 220 % de nuestro objetivo y conseguimos un 15 % de ROI en nuestros proyectos", asegura Sen. "Además, hemos reducido el proceso de aprovisionamiento de 29 a 5 pasos y las aprobaciones de peticiones de gasto de 12 a 2 días".
El Met ahora gestiona el 80 por ciento de su gasto mediante tableros de mando digitales, informes y workflows. Esto incluye pedidos de bienes y servicios para exposiciones, eventos especiales, educación, investigaciones y trabajos de conservación. "Nuestro equipo de cuentas por pagar se puede centrar en tareas de valor añadido como la gestión de tesorería, las facturas antiguas, los registros maestro de proveedores y la certificación de diversidad", afirma Sen.
Contar con un proceso automatizado basado en tecnología cloud ayudó a mantener la estabilidad cuando el Met tuvo que adaptarse al trabajo remoto durante el cierre del museo a partir de la primavera pasada. El ahorro de costes fue crucial para afrontar el entorno actual.
Con la aparición de nuevos retos, la gente nos pregunta: "¿Hay una manera mejor de hacer esto?". Por ahora, no hemos encontrado ningún problema que no hayamos podido resolver con Workday.
Procurement Operations Manager
El aprovisionamiento se transforma en un motor de crecimiento
"El uso de Workday ha puesto de relieve las ventajas de los datos en nuestro sistema y lo que debemos reforzar", afirma Sen. "Las aplicaciones de Workday nos ayudan a trabajar de un modo más inteligente". Asimismo, ha transformado el rol del equipo de aprovisionamiento pasando de ser operadores tácticos a líderes estratégicos. Para mantenerse actualizado en Workday, el Met se ha unido a grupos de usuarios y al programa de partner de diseño, y contacta con regularidad con empleados y clientes de Workday en la Comunidad Workday.
Hace poco, el equipo de aprovisionamiento del Met dirigió un proyecto organizacional en la búsqueda de nuevos partners para publicidad, servicios de restauración, logística de retail, uniformes de personal y exposiciones especiales. El museo también pudo completar varios proyectos de infraestructura y mejoras de seguridad para proteger al personal y la colección.
"Desde que hemos transformado nuestros procesos con Workday, los líderes del museo entienden que nuestras contribuciones van más allá de recortar costes y se centran en la creación de valor", asegura Sen. "También ayudamos a nuestros compañeros con la mitigación de riesgos, la optimización de procesos, la gestión de proveedores, la sostenibilidad y una estrategia alineada para seguir trayendo arte a las galerías, exposiciones y eventos al revelar nuevas ideas y conexiones sorprendentes".
Nos apoyamos en Workday para adquirir eficacia adicional a través de la inteligencia artificial, el machine learning y la automatización de procesos robóticos.
Chief Procurement Officer
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