Rolls-Royce es una de las empresas más sofisticadas del mundo y, gracias a su tecnología, se encuentra a la cabeza de mercados tan complejos como el de la aeronáutica civil, el militar y el de sistemas energéticos.
Trabajar a esta escala y con tanta diversidad conlleva unos costes, y la empresa cuenta con 42 sistemas de nómina distintos. Durante mucho tiempo, esto ha dificultado el análisis de los costes reales de la fuerza laboral, que siempre se ha basado en aproximaciones en lugar de en datos exactos y que ha hecho que surjan diferencias importantes entre los costes estimados y los reales.
Sin embargo, la necesidad de disponer de información precisa no se convirtió en algo esencial hasta que la COVID-19 afectó a los mercados y hubo que reestructurar la empresa para reducir los costes y fomentar las relaciones sinérgicas. Tener en consideración supuestos hipotéticos ya no era suficiente: la precisión era fundamental.
En Rolls-Royce, Workday es mucho más que un sistema de RRHH; es una herramienta de gestión que da fundamento a la empresa, proporciona insights y permite gestionar algunos de nuestros procesos más característicos.
Transformation Director, Global Business Services
La visibilidad es vital para una buena gestión
"Nuestro principal coste es el de personal, y contar con una visibilidad total es clave para gestionar la empresa", afirma Marcus Millership, Transformation Director de Global Business Services, el departamento centralizado de estrategia y finanzas de Rolls-Royce. Millership y su equipo, como encargados de encontrar una solución a los problemas de precisión en cuanto a los RRHH, valoraron muchas opciones antes de decantarse por Workday Prism Analytics.
Ahora, el proceso de generación de informes sobre el headcount y los costes totales de la fuerza laboral, completamente automatizado, no solo proporciona una precisión absoluta y reduce las desviaciones de los presupuestos en millones de libras; también ha propiciado una colaboración sin precedentes entre los departamentos de finanzas y RRHH. Su relación es tan estrecha que el equipo financiero también ha implementado Workday Prism Analytics para sus propias tareas.
Como afirma Millership: "Nuestra experiencia hasta la fecha demuestra que tomamos la decisión adecuada cuando apostamos por Workday Prism Analytics. Sin este sistema, la crisis de la COVID-19 habría sido mucho más difícil de afrontar. Las capacidades que nos ha ofrecido son increíbles".
Un nuevo nivel de precisión que acaba con las desviaciones del presupuesto
La posibilidad de integrar los datos de distintos sistemas de nómina y miles de trabajadores de muchos países ha reducido considerablemente las desviaciones en el cálculo de presupuestos de headcount. Por tanto, ahora los mánagers pueden confiar en los datos que utilizan para tomar decisiones.
Según Marcus Millership: "Ya no tenemos que recurrir a los supuestos que tanto han afectado a nuestro proceso de elaboración de presupuestos en el pasado. Ahora podemos incorporar los costes reales a Workday, compararlos con los niveles de nuestra empresa y utilizarlos para ser mucho más precisos y exactos. Esto es especialmente importante en la situación actual, ya que nuestro objetivo es reducir los costes".
La fiabilidad de los datos es esencial para la reestructuración
Confiar en los datos que se iban a usar en la reestructuración de Rolls-Royce era algo especialmente importante. Gracias a este proceso, la empresa está superando las dificultades de la pandemia y es ahora más ágil y capaz de identificar las oportunidades de crecimiento en el futuro, así como de responder ante ellas.
En palabras de Millership: "Conocer a fondo nuestra base de costes, usar información precisa consolidada en un solo sistema, y ser capaces de actualizarla o extraerla de forma fácil y sencilla han sido logros muy significativos. Tener una visibilidad total sobre nuestra fuerza laboral y la forma en que planificamos los presupuestos es algo fundamental, y es justo lo que tenemos ahora".
Los equipos de finanzas y RRHH obtienen insights y actúan de forma conjunta
"Ahora, el equipo de finanzas considera que Workday es la única fuente de información fiable sobre el personal y que deben usarla para gestionar la base de costes de la fuerza laboral", explica Millership.
"Esto es fantástico: la alineación entorno a esta fuente única es clave para avanzar, ya que perseguimos un futuro totalmente sostenible basado en las nuevas tecnologías y, llegado el momento, será imprescindible disponer de todos los datos de la empresa en un solo sistema".
Por tanto, nuestro objetivo en estos momentos es trabajar con la plataforma desde un punto de vista más estratégico".