La Regent's University London es la única universidad independiente y sin ánimo de lucro de Londres. Gracias a Workday Adaptive Planning, la universidad migró a un modelo de planificación continua con un sistema de registro estandarizado para el rendimiento financiero y, en última instancia, aumentó el sentido de propiedad del rendimiento financiero con los responsables de sus presupuestos. Actualmente, la Regent's University London está llevando a cabo una amplia previsión a corto y largo plazo para extraer todos los indicadores implicados en la salud financiera futura de la universidad.
Tener una mayor flexibilidad para adaptarnos al entorno cambiante que moldea el sector de la educación nos permite controlar el futuro financiero.
Finance Director
Retos
- La incapacidad para consolidar los datos de planificación y elaboración de presupuestos en siete centros educativos y aproximadamente 50 centros de costes
- La desconfianza en la precisión de los datos para obtener insights relevantes
- La capacidad limitada para la previsión
Resultados
- Un mayor control sobre el proceso de planificación financiera con datos precisos e interactivos
- Un análisis y planificación más eficaces y rápidos con la participación de todos las partes interesadas en el presupuesto
- La mejora de las capacidades para tomar decisiones que implican el flujo de caja a corto y largo plazo utilizado para mejorar las experiencias de los estudiantes
La Regent's University London es la única universidad independiente y sin ánimo de lucro de Londres. Mientras que las universidades no independientes reciben financiación del gobierno, la Regent's University London depende de las matrículas de los estudiantes como única fuente de ingresos para todo, desde las clases hasta el alojamiento y la alimentación, por lo que se ve sometida a mayores presiones financieras que otras instituciones de educación superior del Reino Unido.
El departamento de finanzas de la universidad, que es el encargado de financiar una experiencia de calidad para los estudiantes, tenía una multitud de métricas y factores que equilibrar y presupuestar. El sistema que utilizaban ya no servía, por lo que el equipo necesitaba un sistema de planificación y análisis financieros que pudiera simplificar la consolidación y el análisis de los datos de la elaboración de presupuestos y la gestión del desempeño.
Consolidar para salir de la complejidad
La Regent's University London trabajó con el partner de Workday Adaptive Planning, Clear Plan, para crear un modelo de elaboración de presupuestos que reflejara las necesidades de la comunidad universitaria multidisciplinar del campus que opera en siete centros educativos. La integración de las estructuras de cuentas ya disponibles y la celebración de sesiones informativas ayudó a acelerar la implementación y a formar a los responsables de los presupuestos en las ventajas del nuevo enfoque. Con Workday Adaptive Planning en marcha, el primer recorte presupuestario se consiguió tras solo seis semanas.
Lograr que el presupuesto sea de primera clase
Con la implementación de Workday Adaptive Planning, la Regent's University London se dedicó a perfeccionar el proceso de elaboración de presupuestos incorporando conjuntos de datos adicionales, migrando a un modelo de planificación continua y, en última instancia, aumentando la fiabilidad de los informes finales. Gran parte de esto supuso consolidar los datos en Workday Adaptive Planning mediante un proceso centralizado de planificación y elaboración de presupuestos que es mucho más rápido y sencillo. Los responsables de los presupuestos tuvieron un sentimiento de propiedad renovado gracias a una mayor visibilidad de las cifras.
"En el pasado, el presupuesto contenía inexactitudes que se habían originado, en gran medida, por el complejo ejercicio de consolidación en Excel", afirmó Carl Teigh, Finance Director de la Regent's University. "Esto supuso un desgaste de la confianza en las cifras preparadas por el equipo de finanzas y limitó el valor generado desde dicho departamento, lo que dificultó la toma de decisiones de la universidad. En comparación, gracias a Workday Adaptive Planning, la visibilidad de los responsables de los presupuestos ha mejorado y han invertido más en una planificación financiera precisa. Por ejemplo, ver dónde hay margen para racionalizar los costes y así maximizar los fondos disponibles para reinvertirlos en mejorar la experiencia de los estudiantes".
Crear modelos para el futuro
En la actualidad, la Regent's University London ha ido más allá de la consolidación y cuenta con un proceso de previsión mucho más amplio para la planificación a largo plazo de la estabilidad financiera. Las previsiones vinculan el número de estudiantes, los tiempos de duración del curso y la nómina del profesorado directamente con los datos de ingresos con el fin de asegurar que el flujo de caja a largo plazo esté disponible para mejorar la experiencia de los estudiantes y la salud financiera de la universidad.
"Tener una mayor flexibilidad para adaptarse al entorno cambiante que moldea el sector de la educación nos permite controlar el futuro financiero. Somos capaces de analizar los presupuestos desde distintas perspectivas, ya sea centrándonos en un centro de costes particular o concentrándonos en los honorarios profesionales, para identificar tendencias al alza o a la baja. Además de las previsiones anuales, ahora podemos elaborar modelos con una antelación de tres a cinco años y extraer insights sobre la empresa para la salud futura de la universidad. Gracias a Workday Adaptive Planning, hemos podido detectar y reaccionar a unos movimientos significativos que, sencillamente, no se hubieran podido detectar con nuestro sistema anterior".
Gracias a Workday Adaptive Planning, hemos podido detectar y reaccionar a unos movimientos significativos que, sencillamente, no se hubieran podido detectar con nuestro sistema anterior.
Finance Director