Con Workday Adaptive Planning, el tiempo que dedicamos a los cierres mensuales se ha reducido más de la mitad, y la calidad y exactitud de los datos que están al alcance de nuestras manos es incomparable.
Mánager de Financial Accounting
Después de aumentar en un tercio su tamaño mediante una fusión, la firma internacional de abogados Pinsent Masons necesitaba encontrar rápidamente una solución de gestión para consolidar sus distintos sistemas y libros mayores. Además, la solución tenía que ofrecer funcionalidades de profundización, colaboración en varios idiomas y divisas, y una vista multidimensional de la empresa fusionada. Workday Adaptive Planning cumplió con todas estas exigencias e hizo que los miembros del equipo financiero pasasen "de ser meros apuntadores a asesores estratégicos". Ahora, en lugar de reflejar las decisiones empresariales, el equipo financiero de Pinsent Masons interviene en las iniciativas de previsión.
Retos
- El proceso para reunir los datos necesarios para las tareas de contabilidad era demasiado largo.
- Se tardaba 15 días en completar el cierre mensual.
- Era complicado incorporar los datos de distintas bases de datos u otras oficinas del mundo.
Resultados
- El proceso de análisis y generación de informes del cierre mensual se aceleró en un 750 % y pasó de durar 15 a 2 días.
- La integración de los datos de distintos sistemas de contabilidad y zonas geográficas ofrecía una visión completa del desempeño.
- El incremento de la productividad en cuanto a nuevas iniciativas sirve de guía para las inversiones a largo plazo en TI, bienes inmuebles y personal.
La firma internacional de abogados integra las adquisiciones y obtiene una visión completa de sus finanzas
Después de que Pinsent Mason aumentara en un tercio su tamaño mediante una fusión, la firma pasó a tener un gran número de sistemas financieros distintos (incluidos dos libros mayores y varios sistemas de gestión de equipos) que debían consolidarse para poder supervisar las finanzas como un todo. La empresa internacional consta de muchos equipos, oficinas, países y divisas diferentes, por lo que empezó a buscar una solución que ofreciese lo siguiente:
- Capacidad de profundizar en las cifras de cada equipo, oficina y división
- Colaboración en materia de datos financieros con distintos idiomas y divisas locales
- Conocimientos sobre la visión global y multidimensional de la empresa
No contar con estas características habría derivado rápidamente en un potencial incumplimiento normativo y en la pérdida de ingresos, así como de muchos de los beneficios de la fusión. Según las palabras de Andrew Brett, mánager de Financial Accounting en Pinsent Masons: "Después de trabajar con el partner británico de Workday Adaptive Planning, Clear Plan, y de ver lo que la aplicación podría aportar a nuestra empresa, estábamos seguros de que este software nos vendría bien, ¡y así fue!".
Entender la empresa como la suma total de sus partes
Antes de Workday Adaptive Planning, el equipo financiero dedicaba el 90 % de su tiempo a localizar las cifras que necesitaban para el cierre mensual. Normalmente, sus miembros solían tardar unos 15 días en quedar satisfechos con los datos finales. "Ahora, podemos ver esas cifras en un solo día y, en dos o tres, ya hemos elaborado los informes y empezado a analizar la información sin errores ni discrepancias", afirma Brett.
Por si fuera poco, los sistemas anteriores dificultaban la incorporación de los datos procedentes de distintas bases de datos o zonas geográficas, por lo que no resultaban del todo precisos. Pinsent Masons empezó a identificar faltas de exactitud en las cuentas de sus libros mayores que habían pasado desapercibidas sin Workday Adaptive Planning. "Con Workday Adaptive Planning, todos los datos de los distintos sistemas de contabilidad y zonas geográficas se integran sin problemas", añade Brett.
Los miembros del equipo financiero se convierten en algo más que meros apuntadores.
Gracias al aumento de la productividad, Brett y su equipo pueden centrarse en lanzar nuevas iniciativas sobre flujos de caja y previsión de balances para guiar en las inversiones a largo plazo en TI, bienes inmuebles y personal. Antes, dedicar tiempo a este tipo de proyectos era sencillamente imposible. "Ahora, podemos asesorar en la toma de decisiones sobre inversiones, previsiones y, en caso necesario, repetición de previsiones. Para hacerlo, proporcionamos insights que pueden ayudar a desarrollar el negocio en lugar reflejar su estado", explica Brett. "Nuestros partners y los miembros del equipo ejecutivo cada vez requieren una información más rápida y precisa, especialmente cuando planeamos expandirnos hacia nuevos territorios. Ahora, gracias a Workday Adaptive Planning, podemos ofrecerles eso mismo".