Cuando Kainos empezó a cotizar en bolsa en 2015, la empresa adoptó un nuevo sistema financiero para la elaboración de informes. Doce meses después se dieron cuenta de que el sistema no era lo que necesitaban. En su mayor parte, los procesos eran manuales y laboriosos y no existía la posibilidad de delegar el control de los presupuestos a los equipos de proyectos. Esa situación brindó la oportunidad a Kainos de buscar otro partner.
Nuestro sistema anterior era rígido y difícil de modificar para satisfacer nuestras necesidades.
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Una plataforma adaptable para satisfacer unos requisitos cambiantes
Kainos ya había transformado la administración de su fuerza laboral con Workday Human Capital Management (HCM). Con la incorporación de Workday Financial Management, la empresa podía aumentar la cantidad de insights y el nivel de control sobre el negocio, al mismo tiempo que multiplicaba el valor de su inversión inicial. "Integrar las finanzas con los RRHH garantiza que los líderes empresariales se sientan apoyados gracias a los insights estratégicos que obtienen con ello".
Elegir Workday también implicaba que Kainos podría trabajar con una empresa igualmente comprometida con la innovación y la mejora de la experiencia de cliente. En opinión de Matt McManus: "Workday es superintuitiva, asegura la facilidad de uso y, sobre todo, no requiere conocimientos previos sobre los sistemas".
Contabilidad más eficiente
Con una sola ubicación para la gestión financiera, Kainos ha transformado las operaciones del libro mayor. Ha reducido el número de facturas introducidas manualmente (de un 50 % a un 15 %) y ha recortado el tiempo de las auditorías semestrales externas (de dos semanas a una semana). Y hay más ahorros:
- Reducción del ciclo de cierre mensual de 8 a 7 días
- Reducción del tiempo requerido para los pagos a proveedores, de varios días a 20–30 minutos
- Ahorro de 95 000 £ como resultado de la automatización de los procesos
Además, Kainos ha incrementado la visibilidad de las finanzas integrando Workday con su banco. Los miembros del equipo financiero ya no tienen que recurrir a las conciliaciones bancarias al final de cada mes para comprobar que los registros sean correctos. Ahora mismo, esta tarea se realiza a diario y ocupa solo 10 minutos, por lo que permite hacerse una idea más realista de las finanzas de Kainos.
Dirección asistida para la empresa
Con Workday Adaptive Planning, las previsiones de Kainos han mejorado y los gastos de delegación de presupuestos han disminuido. "Utilizamos la funcionalidad de Workday para dar autonomía a los líderes de equipo —comenta Matt—. Para nuestros líderes empresariales, resulta muy enriquecedor poder controlar los gastos de la empresa y disfrutar de visibilidad sobre los ciclos de elaboración de presupuestos y planificación en Workday. La posibilidad de hacer un seguimiento de nuestros gastos globales y adecuarlos a los presupuestos contribuye a mantener la rentabilidad de Kainos a medida que la empresa crece".
Kainos también ha utilizado Workday Adaptive Planning para mejorar la eficacia de las planificaciones. "El equipo consigue datos de costes procedentes de todas las áreas del negocio y utiliza la información para modificar nuestras previsiones trimestrales", explica Matt. Las predicciones son más precisas y, además, se realizan con más rapidez. "Ya no hay que esperar de tres a seis semanas", comenta, "podemos obtener informes en un día, algo genial para nuestros equipos y también para la productividad de toda la empresa".
Además, Workday Adaptive Planning ha ayudado a Kainos a adaptarse para afrontar la situación creada por la COVID-19. Los costes de personal constituyen aproximadamente dos tercios del coste total de la empresa y Kainos se vio en la necesidad de replantearse su estrategia de fuerza laboral cuando se declaró la pandemia. Los insights proporcionados por Workday Adaptive Planning ayudaron a la empresa a determinar dónde priorizar el reclutamiento en sus operaciones globales.
Nuestra solución anterior estaba restringida al equipo financiero, pero Workday es una plataforma esencial para toda la empresa.
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Una solución para cada caso
Con Workday Extend, Kainos ha conseguido crear aplicaciones y adaptar Workday a sus necesidades. Por ejemplo, Kainos ha optimizado el proceso de solicitud de una tarjeta de crédito empresarial. Ya no se trata de una operación "misteriosa", en la que las solicitudes se deben enviar por correo electrónico y la respuesta no se obtiene hasta tres semanas más tarde. Todo el procedimiento es visible a través de los perfiles de Workday. Se mantiene a los solicitantes informados sobre el progreso y, cuando se emite una tarjeta, los detalles se guardan en Workday para facilitar el acceso.
Kainos está implementando Workday Professional Services Automation (Workday PSA) para mejorar la gestión de proyectos. Con Workday PSA, la empresa podrá identificar a los empleados más idóneos para cada proyecto y controlar con precisión las finanzas asociadas. Kainos también podrá integrar proyectos de facturación de cara al cliente con Workday Financial Management para mejorar las previsiones y el uso de recursos.
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