El conocimiento compartido y aplicado conduce a soluciones que hacen del mundo un lugar mejor. Este principio guía los objetivos de la Iowa State University (ISU) e impulsa su innovación. La ISU no solo es la cuna del primer ordenador digital electrónico del mundo y del primer laboratorio de realidad virtual de alta resolución, sino que también se encuentra entre las 100 primeras universidades del mundo en cuanto a patentes estadounidenses.
Durante décadas, la ISU mantuvo presupuestos administrativos modestos utilizando aplicaciones basadas en mainframe y workflows en papel. Sin embargo, la institución se percató de que, en lugar de ahorrar dinero, sus sistemas y modelos operativos legacy estaban empezando a obstaculizar los objetivos y a aumentar los costes. Cualquier cambio menor en los informes o en la aplicación implicaba buscar a un programador con unas mínimas skills de COBOL. Y, como nadie quiere aprender tecnologías que estén al final de su vida útil, la contratación suponía todo un reto.
Además, los sistemas aislados reforzaban las estrategias centradas en los departamentos y la resistencia al cambio. Kristen Constant, Chief Information Officer de la ISU, afirma: "Nuestro sector siempre ha tratado de hacer más con menos, pero en los últimos años hemos observado que la agilidad se ha convertido en otro requisito esencial. Hoy en día, las necesidades de los estudiantes y de los departamentos cambian tan rápidamente que, para ser estratégicos y eficientes, teníamos que adoptar un modelo operativo de colaboración que fuera fácil de actualizar".
Workday nos permite ajustar fácilmente el sistema para que sea compatible con la forma en la que queremos operar.
Chief Information Officer
Despegue de Cyclones gracias a la tecnología cloud
La universidad pasó más de un año evaluando soluciones de TI y finalmente eligió Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) y Workday Adaptive Planning. "Workday proporciona una base fluida basada en tecnología cloud para las operaciones universitarias", afirma Constant. "Y a diferencia de nuestros rígidos sistemas anteriores, Workday nos permite ajustar fácilmente el sistema para que sea compatible con la forma en la que queremos operar".
Pudimos recalibrar rápidamente nuestras operaciones de finanzas y RRHH con Workday.
Vicepresidenta de University Human Resources
El Big Bang
En lugar de implementar lentamente su nueva solución, la ISU optó por hacer un cambio limpio a su nuevo modelo integral de servicios compartidos e implementar Workday Financial Management y Workday HCM al mismo tiempo. Pam Cain, Vicepresidenta sénior de Operations and Finance de la ISU, comenta: "Todos los procesos se relacionan entre sí, por lo que implementar todo de una sola vez como un Big Bang era lo más adecuado para nosotros".
Para establecer un conjunto coherente de requisitos, cada departamento tenía un equipo de planificación de la implementación con un representante de finanzas, de RRHH y de TI. Cain explica: "Hemos utilizado las capacidades de Workday para establecer eficazmente los workflows que coordinan nuestros nuevos procesos de gestión de finanzas y RRHH con nuestras nuevas estructuras de servicios compartidos".
Ni siquiera puedo calcular las semanas y meses extra que nos habría llevado realizar los ajustes presupuestarios necesarios sin nuestro nuevo sistema.
Vicepresidenta sénior de Operations and Finance
Una lección de adaptabilidad con un clic
Ahora que los workflows digitales son fáciles de adaptar, la ISU está ajustando rápidamente la forma de trabajar de los empleados para poder dar mejor apoyo a las nuevas necesidades y estrategias. Los cambios realizados por el equipo financiero incluyen la suma de más de 44 000 nuevos gastos relacionados con la COVID-19. Cain señala: "En los dos meses anteriores a la pandemia, habíamos empezado a implementar un nuevo sistema presupuestario con Workday Adaptive Planning. Este permite automatizar los procesos manuales de cientos de presupuestos y facilita las comprobaciones y los informes necesarios. Ni siquiera puedo calcular las semanas y meses extra que nos habría llevado realizar los ajustes presupuestarios necesarios en medio de la pandemia sin nuestro nuevo sistema".
Hablando de la agilidad del área de RRHH durante la pandemia, Kristi Darr, Vicepresidenta de University HR de la ISU, afirma: "Pudimos recalibrar rápidamente nuestras operaciones de finanzas y RRHH gracias a las capacidades de elaboración de informes que hemos incorporado con Workday. En muy poco tiempo, hicimos un seguimiento de los nuevos tipos de gastos con las worktags, cambiamos la forma de gestionar las ausencias de los empleados para adaptarnos a los nuevos requisitos de la COVID y agilizamos la gestión de los empleados en remoto".
Mantener el ritmo con ajustes sencillos
La ISU sigue perfeccionando otros procesos, como la incorporación de nuevas aprobaciones a determinados workflows y la eliminación de pasos innecesarios en los procesos de aprovisionamiento. "Llevar a cabo todos estos cambios hubiera llevado muchas más horas con los sistemas legacy", concluye Cain. "Poder ajustar rápidamente nuestros workflows digitales a medida que mejoramos nuestra comprensión y colaboración entre las áreas de finanzas, RRHH y TI nos ayuda a avanzar con nuestro modelo de servicios compartidos".