Exeter Finance ha ayudado a más de 1 millón de consumidores a comprar los coches que quieren ofreciéndoles las soluciones de financiación que necesitan. Ofrecer tarifas y servicios competitivos empieza entre bastidores, en la forma en la que trabajan los empleados. Por eso, Exeter ajusta continuamente su eficiencia operativa, hasta en los procesos que respaldan el reclutamiento, los beneficios e incluso las nóminas. Paula Blayney, la vicepresidenta de HR Information Systems (HRIS), afirma: "Optimizamos, simplificamos y homogeneizamos todo lo posible nuestros workflows. Resulta especialmente importante automatizar los procesos de gastos generales de los mánagers para que estos puedan dedicar más tiempo a orientar a sus empleados".
Durante años, Exeter ha utilizado Workday para gestionar su fuerza laboral global y mejorar la experiencia del empleado. Sin embargo, el equipo de HRIS de la empresa, compuesto por cuatro personas, apenas tenía tiempo para dominar las nuevas funcionalidades de Workday que podían eliminar los cuellos de botella. Por lo tanto, cuando en el equipo descubrieron las opciones de planificación, consulta y redes de Workday Success Plans, se suscribieron. "Somos un equipo autosuficiente, pero Success Plans dio en el clavo de lo que necesitábamos para ser más productivos y utilizar Workday para alcanzar nuestros objetivos", comenta Blayney.
Somos un equipo autosuficiente, pero Success Plans dio en el clavo de lo que necesitábamos para ser más productivos y utilizar Workday para alcanzar nuestros objetivos.
Vicepresidenta de HR Information Systems
Un plan a largo plazo que agiliza los retornos
En primer lugar, un asesor de Success Plans organizó un Feature Adoption Workshop para descubrir los objetivos operativos de Exeter y, a continuación, ayudó a la empresa a crear un roadmap personalizado alineando su visión con las funcionalidades existentes y futuras de Workday. Sam Siddique, System Integration Manager de Exeter, afirma: "En equipo, clasificamos las capacidades con arreglo a si debían, deberían o podrían implementarse o no. Acto seguido, priorizamos la implementación de las funcionalidades imprescindibles en función de las necesidades empresariales. Revisamos nuestro roadmap una vez al mes y lo ajustamos en función de las nuevas funcionalidades, oportunidades y requisitos".
Una de las primeras funcionalidades que adoptó Exeter fue Workday Request Framework, ya que podía mejorar los workflows de los mánagers y los equipos de RRHH. "Antes, actualizábamos el perfil del puesto de los empleados según las solicitudes por correo electrónico del personal", cuenta Siddique. "Ahora gestionamos todo ese proceso en Workday, desde el envío y la recepción de consultas hasta la realización de los cambios y el cierre de las solicitudes. La centralización y estandarización de todos estos pasos ha facilitado los procesos de creación y actualización de los perfiles de los puestos y, lo que es más importante, los ha hecho más eficientes. Además, como todas las solicitudes están alojadas en Workday, ahora podemos informar fácilmente sobre las solicitudes anteriores con fines de auditoría".
Estaba emocionadísima porque VIBE se alineaba perfectamente con nuestra iniciativa de diversidad e inclusión y, además, podíamos obtener los insights únicos que necesitábamos.
HR Analyst
La colaboración es clave para superar los diferentes retos
Para establecer contactos y aprender de los clientes de Workday de diferentes sectores, el personal de RRHH de Exeter comenzó a asistir a los Collaboration Crews, disponibles a través de Success Plans. Trameisha Royal, HR Analyst de Exeter, afirma: "Cada semana hablamos de un tema diferente, y ahí fue donde descubrí el tablero de mando Value Inclusion, Belonging, and Equity [VIBE] de Workday. Estaba emocionadísima porque VIBE se alineaba perfectamente con nuestra iniciativa de diversidad e inclusión y, además, podíamos obtener los insights únicos que necesitábamos para comparar nuestra situación actual con la que queremos alcanzar".
Después de explorar las opciones del tablero de mando de VIBE, Exeter se puso en contacto con Ask an Expert, que es un servicio de consultoría personalizada de Success Plans. Blayney afirma: "Podemos solventar muchos problemas por nuestra cuenta, pero con Ask an Expert, no tenemos que perder el tiempo buscando respuestas". Un consultor de Workday le mostró al equipo cómo iniciar sesión en el entorno de administración central para cargar los datos de diversidad e inclusión de terceros en el tablero de mando correspondiente. A continuación, el equipo siguió la guía de VIBE en la Comunidad Workday para importar de los tableros de mando e informes los datos que les darían insights comparativos y útiles a los mánagers superiores.
Mi opción favorita es Ask an Expert, porque es como tener un amigo al que puedes llamar siempre para obtener respuestas o simplemente hablar de las cosas.
HR Information Systems Manager
Ayuda rápida para sortear los baches inesperados en el camino
Tomando como guía su roadmap, el equipo de HRIS de Exeter sigue perfeccionando su solución de Workday y desplegando nuevas funcionalidades en cuestión de semanas en lugar de meses. Cuando surgen nuevas preguntas, se apoyan en Success Plans. Devita Roberson, HR Information Systems Manager de Exeter, explica: "Mi opción favorita es Ask an Expert, porque es como tener un amigo al que puedes llamar siempre para obtener respuestas o simplemente hablar de las cosas".
Roberson pone el ejemplo de cómo el equipo no pudo determinar por qué la información de la cuenta de ahorro médico no se generaba bien en algunas cartas de oferta de trabajo. Explica: "Pensábamos que el problema provenía de nuestra configuración de Payroll o Benefits, porque son como hermanas (van de la mano en 9 de cada 10 de los casos). Nuestro consultor de Ask an Expert nos enseñó a cambiar los ajustes en Payroll y luego a hacer pruebas para asegurarnos de que el problema se había corregido. Este es el tipo de ayuda que recibimos todo el tiempo con Success Plans. Nuestros consultores sienten que forman parte de nuestro equipo y recibimos la orientación que necesitamos para ofrecer rápidamente el máximo valor a nuestra organización".