Crown Commercial Service (CCS) utilizaba sistemas de finanzas y de RRHH separados, que, además, eran anticuados, ineficaces, de alcance limitado y difíciles de mantener. Los equipos de finanzas y RRHH de CCS perdían hasta tres días al mes solo conciliando los datos entre sus respectivos sistemas.
Les llevaba mucho trabajo manual concordar las cifras finales. Establecer el headcount y los presupuestos requería mucho tiempo, y tenían que ocuparse de las reclamaciones de gastos y los informes de ausencias que se enviaban de forma manual en formularios de papel.
Nuestros especialistas en finanzas y RRHH tenían que centrarse en las tareas administrativas en lugar de aportar un valor estratégico añadido a la empresa.
Delivery Manager
Un solo sistema de finanzas y RRHH
CCS quería más de su nuevo software. No solo quería sustituir las aplicaciones antiguas, sino que planeaba transformar sus funciones de finanzas y de RRHH con el respaldo de un sistema moderno y colaborativo que proporcionara una versión real de los datos.
Esto significaría que los líderes sénior, así como los especialistas en finanzas y RRHH, tendrían acceso a información precisa que serviría de base para el plan de negocios y la toma de decisiones.
La facilidad de uso y la amplitud de las funcionalidades que mostraron nuestros sistemas también fueron factores cruciales para CCS. Para CCS era importante sustituir sus aplicaciones legacy de finanzas y de RRHH por un sistema de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) que fuera más fácil de mantener y expandir en función de los requisitos cambiantes de los usuarios.
Empoderar a los empleados y añadir valor
Hemos ayudado a CCS a transformar el método operativo de sus especialistas en finanzas y RRHH, sustituyendo los procesos en papel por aplicaciones de autoservicio para registrar las ausencias y reclamar los gastos.
Al implementar Workday, la empresa revisó y optimizó sus procesos financieros y de RRHH, utilizando informes estándar dentro del sistema y desarrollando nuevos informes y tableros de mando personalizados cuando era necesario. En la actualidad, los equipos de finanzas y RRHH pueden centrarse en añadir valor estratégico en lugar de gestionar las transacciones y conciliar los datos.
"El autoservicio era una parte fundamental de nuestros requisitos de cambio", afirma John Seery, Delivery Manager de CCS. "Nuestros mánagers directos ahora se encargan de registrar las bajas por enfermedad y aprobar los gastos, todo ello respaldado por la implementación de Workday".
Queríamos un solo sistema que uniera nuestras funciones de finanzas y de RRHH. Por eso elegimos Workday.
Finance Director
Un Core de datos unificado
CCS ha podido mejorar la calidad de la toma de decisiones al disponer de una sola fuente de información para los mánagers y el equipo de liderazgo. Los especialistas de finanzas y RRHH ya no pierden tiempo conciliando datos, sino que pueden discutir y resolver problemas dentro del sistema.
Los informes que muestran a los mánagers de los centros de costes la información presupuestaria relevante en tiempo real suponen un gran ahorro de tiempo. Como media, los partners de negocio de finanzas dedicaban tres días al mes a preparar paquetes informativos para los mánagers de los centros de costes, que ahora pueden revisar los informes en tiempo real y online. Esto equivale a un ahorro de 216 días al año entre seis partners de negocio de finanzas.
Calcular los informes de desempeño y recompensa de final de año también es mucho más fácil, según Seery. "Podemos simplemente arrastrar y colocar los nombres de las personas en una matriz de nueve casillas y luego comparar el desempeño entre individuos y grupos de homólogos".
Enfoque en el futuro
CCS solo está empezando a disfrutar de las funcionalidades de Workday. Ya ha puesto en marcha un nuevo centro de incorporación y aprendizaje, que ofrece cursos online sobre el bienestar de los empleados, la ciberseguridad y las skills empresariales.
También prevé gestionar la contratación a través de Workday. CCS ha colaborado con nuestro partner acreditado de software y servicios Kainos para acomodar la información anónima de los candidatos requerida por la Civil Service Commission.
Otras implementaciones interesantes son la introducción de Workday Assistant, un chatbot que permitirá utilizar comandos de voz.
Nuestro equipo de liderazgo sénior y los mánagers de los centros de costes pueden tomar decisiones más rápidamente porque disponen de datos precisos en tiempo real.
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