Chuy’s es una cadena de restaurantes con servicio de mesa fundada en Austin (Texas) en 1982 y que actualmente sigue creciendo. Los platos que se sirven en sus locales, con un ambiente divertido e ideal para familias, consisten en recetas tex-mex y mejicanas originales que hacen las delicias de los comensales de todo el país. Actualmente, hay restaurantes de Chuy’s en 17 estados de los EE. UU. A principios de marzo de 2020, Chuy's tuvo que hacer frente a las incertidumbres de la pandemia de COVID-19, que tanto afectaron al sector. No obstante, a pesar de todos los retos y dificultades, la empresa consiguió mucho más que sobrevivir a lo sucedido. De hecho, durante el tercer trimestre de 2021, la cadena logró incrementar el margen operativo de sus restaurantes en 880 puntos básicos, es decir, un 23 % en comparación con el ejercicio contable de 2019. Actualmente, se prevé que mantendrá una mejora de 350 puntos básicos (también respecto al 2019) a medida que la asignación de personal vuelve a la normalidad.
¿Qué hizo la empresa para prosperar tanto en momentos de incertidumbre y superar a sus homólogos en cuanto a la rentabilidad de los locales? La directora de finanzas, Natalie Harden, le atribuye el mérito a la tenacidad y a la resiliencia que demostraron los miembros del equipo de operaciones de Chuy’s con la ayuda de las herramientas de planificación financiera de Workday Adaptive Planning. "Echando la vista atrás, creo que tuvimos la suerte de haber implementado ya Workday Adaptive Planning como pieza clave de nuestra plataforma de gestión y planificación", afirma Harden. "Gracias a esto, pudimos planificar supuestos en cuanto a las necesidades de caja durante la pandemia. Asimismo, logramos determinar los resultados operativos de todos nuestros restaurantes en un entorno comercial cambiante, con un número reducido de profesionales de la planificación y los análisis financieros. Lo que aprendimos durante la pandemia sobre la planificación y la generación de informes operativos nos dio las herramientas necesarias para mantener y supervisar los niveles de rentabilidad mientras seguimos avanzando".
Chuy’s (CHUY) es una sociedad anónima. Harden señala que la implementación de Workday Adaptive Planning se remonta al momento en que ella se incorporó a la empresa, en 2017, y que el objetivo era facilitar la generación de informes trimestrales de la Securities and Exchange Commission de EE. UU. y del consejo de administración, así como el proceso de elaboración de presupuestos de los locales.
Para generar los informes de la SEC a tiempo y realizar las presentaciones ante el consejo de administración, el equipo tenía que trabajar muchas horas, a veces, incluso por la noche o durante los fines de semana. "Era evidente que necesitábamos cambiar esa forma de trabajar y usar una tecnología que nos ayudase a automatizar los informes para incrementar nuestra eficiencia. Esto cobró aún más importancia tras la llegada de la pandemia, ya que muchos de los miembros de nuestro equipo financiero trabajaban en remoto", cuenta Harden.
Workday Adaptive Planning es realmente eficiente; ya no tengo que volver a preocuparme por la consolidación de los datos.
Director of Finance
La gran utilidad de las previsiones flexibles
Para alcanzar estos objetivos, se decidió implementar la solución cloud Workday Adaptive Planning en toda la empresa. Esto suponía integrar la solución con el libro mayor de Chuy's para consolidar los informes financieros, así como con los datos de la aplicación de back-office de los puntos de venta, es decir, los restaurantes. En la actualidad, Chuy's está trabajando en la integración del proveedor de nóminas para simplificar la planificación del headcount y el proceso de generación de informes sobre la mano de obra.
Tanto el departamento de finanzas como los mánagers de los restaurantes, los de varias unidades y el equipo de líderes de operaciones utilizan Workday Adaptive Planning. Este proceso de planificación colaborativo e integrado garantiza el reparto de responsabilidades en los locales para que nadie tenga que pasar demasiado tiempo ocupado y sin atender el negocio.
Uno de los motivos principales por los que la empresa eligió Workday Adaptive Planning fue la flexibilidad que ofrecía para las previsiones. Esto resultó especialmente útil para entender y proyectar las tendencias en tiempos de incertidumbre extrema, cambios constantes en el comportamiento de los consumidores y disrupciones empresariales debidas a las restricciones a las que se vio sometida la capacidad operativa. "Pudimos utilizar Workday Adaptive Planning para excluir periodos específicos de las previsiones si los datos no eran relevantes ni servían para predecir el desempeño operativo en el futuro", cuenta Harden.
Además, la eficiencia del equipo ha mejorado considerablemente según afirma Jordan Cole, Manager Of Financial Planning And Analysis de Chuy’s. "Para las tareas de planificación y elaboración de presupuestos e informes para las que antes se necesitaban cinco personas, ahora basta con dos y Workday Adaptive Planning", afirma. "También hemos reducido unos dos o cuatro días el tiempo necesario para generar los informes financieros y operativos".
Cole añade que, gracias a los datos de Workday Adaptive Planning, ahora es más fácil para el equipo financiero elaborar los presupuestos para cada restaurante, por lo que se pueden hacer previsiones trimestrales y anuales. "Podemos elaborar presupuestos para cada ubicación con las funcionalidades automatizadas de informes y resúmenes acumulativos de Workday Adaptive Planning, de modo que, si lo necesitan, los mánagers de cada restaurante pueden revisar sus presupuestos individuales basándose en los datos a su disposición. Con Workday Adaptive Planning, es más fácil detectar anormalidades en las tendencias de varias categorías de datos".
Para las tareas de planificación y elaboración de presupuestos e informes para las que antes se necesitaban cinco personas, ahora basta con dos y Workday Adaptive Planning.
Manager of Financial Planning & Analysis
Una mejor planificación ofrece una mejor guía
La automatización de Workday Adaptive Planning con una sola fuente de información proporciona a Chuy's la eficiencia que necesita para liberar recursos y añadir valor del negocio, así como para mantener bien informadas a las partes interesadas. "Nos encanta la flexibilidad de Adaptive Planning porque nos permite analizar los mismos datos de muchas formas distintas", explica Harden. "Dentro de Workday Adaptive Planning, contamos con varios modelos: el de presupuestos operativos de los locales, el de previsiones urbanas y uno de planificación de cinco años de gran alcance. Todos los modelos se complementan con la planificación de los gastos en capital y previsiones del balance general y los flujos de caja".
Con el fin de establecer una comunicación más eficaz con las partes interesadas, Harden y Cole utilizan la funcionalidad OfficeConnect de Workday Adaptive Planning para elaborar informes, libros de contabilidad y presentaciones de calidad con las aplicaciones de Microsoft Office. "Para actualizarlos con datos nuevos, solo hace falta un clic", afirma Cole. "Gracias a Workday Adaptive Planning con OfficeConnect, basta con una sola persona para crear unos libros maravillosos. Nada de esto sería posible sin Workday".
Ya que Chuy’s quiere crecer con restaurantes en nuevas ubicaciones, Harden ha desarrollado un prototipo de modelo de planificación inmobiliaria único con Workday Adaptive Planning. "Podemos usar los datos históricos para conocer el desempeño de otros restaurantes en ubicaciones similares", explica. “Como Workday Adaptive Planning es una aplicación basada en tecnología cloud e incorpora la funcionalidad OfficeConnect, los miembros de nuestro equipo inmobiliario pueden usarla cuando salen en busca de nuevas ubicaciones. Pueden abrir sus ordenadores portátiles y hacer clic en el prototipo de restaurante que quieren abrir, introducir la información sobre el alquiler y la inversión de capital, y conocer de inmediato la previsión de rentabilidad de la inversión y la tasa de retorno. Esta es solo una de las muchas capacidades de Workday Adaptive Planning que nos ha preparado bien de cara al futuro".
Con Workday Adaptive Planning, podemos predecir la rentabilidad de una ubicación nueva, lo que nos ayuda a conocer los márgenes que tendremos como empresa a medida que crezcamos.
Director of Finance