El fabricante internacional mejora la planificación de escenarios y la visibilidad de los datos
A la hora de impulsar el crecimiento empresarial, Boston Scientific confió en el soporte de TI para actualizar las reglas de gestión, los cálculos y las condiciones dentro de un sistema de software on-premise. Workday Adaptive Planning devolvió al equipo financiero el control. En lugar de retrasos técnicos, el equipo financiero se centra ahora en los modelos de escenarios y en analizar las repercusiones empresariales. El control del presupuesto y de los informes está en manos de colaboradores clave que dirigen Boston Scientific y mantienen la empresa funcionado con la máxima productividad.
Gracias a Workday Adaptive Planning, hemos logrado un mejor proceso presupuestario a un precio inferior en comparación con los años y los millones de dólares invertidos para mantener la solución on-premise.
Senior Finance Manager
Retos
- Dependencia del área de TI para gestionar el sistema de presupuestos
- Falta de visibilidad de supuestos para modelar presupuestos
- Dificultades para efectuar cambios en el sistema al modificar las operaciones empresariales
Resultados
- Ahorrar tiempo antes invertido en la verificación de cálculos y el seguimiento de actividades
- Mejorar la colaboración y aumentar la conciencia de propiedad conjunta de presupuestos y previsiones entre el departamento de finanzas y los responsables de otros departamentos
- Lograr un ROI anual de un 300 % comparado con el coste total de propiedad del software empresarial on-premise
Con la participación de 25 integrantes en el proceso presupuestario, el nivel de acceso a la información, transparencia y colaboración ha aumentado sustancialmente. Crea confianza entre las partes interesadas y el equipo financiero.
Senior Finance Manager
Hyperion retrasa a la empresa
La planta de producción de Boston Scientific en St. Paul (Minnesota) cuenta con 250 empleados en sus operaciones. La elaboración de presupuestos y el proceso de planificación existentes se basaban en una plataforma de Hyperion muy personalizada. La mayor parte de la elaboración de presupuestos se hacía según las reglas de gestión y los supuestos de cálculo, que la empresa de TI mantenía. Además, el equipo financiero recopilaba los datos en Microsoft® Excel y solicitaba actualizaciones a Hyperion a través del equipo de TI. Las actualizaciones del sistema podían tardar hasta dos horas en ejecutar una nueva regla de gestión.
"Se convirtió en un reto mantener el presupuesto en Hyperion", dijo Mark Powers, Senior Finance Manager de Boston Scientific. "Cada vez que cambiaba una condición empresarial o que se añadía o eliminaba un producto, teníamos que depender de los programadores técnicos de la empresa de TI para personalizar Hyperion y repetir los scripts. Era muy frustrante para el equipo financiero y el empresarial porque no teníamos una visibilidad clara de los supuestos y los impulsores empresariales que estaban en los scripts de Hyperion. Estos retos aumentaron a medida que la instancia específica de Hyperion se suspendía y el soporte de TI disminuía, por lo que teníamos que encontrar una solución nueva".
El cambio a unas mejores prácticas basadas en tecnología cloud
El equipo financiero quería buscar una solución que les permitiese poseer y operar el presupuesto existente, así como una herramienta que pudiera realizar modelos de escenarios mucho más rápido que la plataforma actual. Tras asistir a un seminario sobre las mejores prácticas de elaboración de presupuestos y previsión, decidieron intentar replicar el modelo presupuestario actual alojado en Hyperion mediante Workday Adaptive Planning.
Boston Scientific implementó Workday Adaptive Planning a mitad del proceso de presupuesto anual y lo distribuyó entre 25 usuarios. El periodo de implementación duró un mes y la empresa ahorró una cantidad enorme de tiempo recopilando los datos presupuestarios de los colaboradores.
"Tras implementar la solución y distribuirla entre nuestros clientes, el feedback fue totalmente positivo", afirmó Powers. "A nuestros usuarios les pareció fácil de usar e intuitivo. ¡Les encantó!".
Resultados
Gracias a Workday Adaptive Planning, la sede de Boston Scientific ha optimizado significativamente el proceso presupuestario. El tiempo del ciclo de presupuesto sigue siendo de seis semanas, pero la empresa ha reducido en 80 horas el tiempo invertido en todo el equipo y ha permitido al equipo financiero asumir el trabajo de otros dos analistas financieros.
"Ahora pasamos menos tiempo ocupándonos de los problemas del sistema y los retrasos de TI y más tiempo comprendiendo la estructura del modelo y el efecto que esta tiene en la empresa", explicó Powers. "Con la participación de 25 integrantes en el proceso presupuestario, el nivel de acceso a la información, transparencia y colaboración ha aumentado sustancialmente. Crea confianza entre las partes interesadas y el equipo financiero".
Boston Scientific realiza ahora los informes de gestión mediante la importación de datos de SAP a Workday Adaptive Planning. Además, utiliza el software para realizar análisis de situaciones hipotéticas sobre la productividad del empleado y el volumen de ventas y albergar planes quinquenales a largo plazo.
"Workday Adaptive Planning nos ha ayudado mucho durante el proceso de elaboración de presupuestos. Diría que incluso ha superado nuestras expectativas. Cuando el sistema de Hyperion, utilizado por la empresa en general, sufrió un tiempo de inactividad inesperado durante el ciclo de presupuesto, pudimos retomar el proceso presupuestario en Workday Adaptive Planning", declaró Powers. "Hemos logrado un mejor proceso presupuestario a un precio inferior en comparación con los años y los millones de dólares invertidos para mantener la solución on-premise de Hyperion".