บางจากเสริมศักยภาพทีมงานด้วยการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

ก่อนหน้านี้ บางจากจัดการข้อมูลพนักงานโดยใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษและสเปรดชีทใน Microsoft Excel และกำหนดค่าระบบไอทีโดยผู้ให้บริการหลายราย เช่นเดียวกับองค์กรธุรกิจจำนวนมากในประเทศไทย กระบวนการดังกล่าวใช้เวลานานและซับซ้อน ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการทำงานโดยใช้เวลาดำเนินการหลายวันแม้จะเป็นเพียงการขอข้อมูลง่ายๆ ก็ตาม เช่น เมื่อผู้บริหารขอรายงานเกี่ยวกับจำนวนพนักงาน ทีมฝ่ายบุคคลต้องขอความช่วยเหลือจากฝ่ายไอทีเพื่อประสานงานไปยังผู้ให้บริการระบบในการสร้างรายงานดังกล่าว ระบบที่ทับซ้อนและมีหน้าจอที่ขัดแย้งกันส่งผลให้เกิดจุดบกพร่องบ่อยครั้งซึ่งติดตามและแก้ไขได้ยาก

ผู้บริหารของบางจากเล็งเห็นความสำคัญในการปรับการทำงานของฝ่ายบุคคลโดยเน้นในเชิงกลยุทธ์มากขึ้นและเป็นต้นแบบของดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น โดยสนับสนุนการใช้ระบบที่ได้มาตรฐานซึ่งจะช่วยให้พนักงานเชื่อมโยงถึงกันได้ดียิ่งขึ้นและสามารถทำงานได้จากทุกที่

ระบบคลาวด์เปิดประตูสู่การทำงานจากทุกที่

บางจากเลือกใช้ Workday Human Capital Management เนื่องจากเป็นระบบที่อยู่บนคลาวด์ 100% โดยมีการอัปเดตอัตโนมัติปีละ 2 ครั้ง ระบบดังกล่าวช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลได้โดยตรง ฝ่ายบุคคลสามารถสร้างรายงานได้ตามความต้องการในการใช้งาน จึงลดการพึ่งพาฝ่ายไอทีและผู้ให้บริการจากภายนอกได้เป็นอย่างมาก อภิรดี ประวีณวงศ์วุฒิ ผู้เชี่ยวชาญอาวุโส ฝ่ายทรัพยากรบุคคล กล่าวถึงความประทับใจจากการใช้งานว่า “Workday มีรูปลักษณ์และระบบที่ตอบโจทย์การใช้งาน เข้าใจง่าย ที่สำคัญคือใช้งานง่ายและสะดวกมาก”

ผู้บริหารได้สานความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ใช้บริการ Workday ในประเทศไทย พร้อมบอกเล่าเรื่องราวความสำเร็จของตนจากการใช้ระบบนี้ จึงเกิดการสร้างคอมมูนิตี้ผู้ใช้ Workday ขึ้น เพื่อติดต่อสัมพันธ์และแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดให้แก่กัน นอกจากนี้ ฝ่ายบุคคลยังเห็นถึงประโยชน์ของการให้ความช่วยเหลือตลอด 24 ชั่วโมงของ Workday อีกด้วย

การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก

Workday ช่วยให้พนักงานทุกระดับของบางจากสามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรและเพื่อนร่วมงานได้จากทุกที่

อีกทั้งยังช่วยให้บางจากลดต้นทุนและความซับซ้อน ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานกับผู้ให้บริการด้านไอที ด้วย Workday Human Capital Management ทำให้องค์กรสามารถขจัดข้อผิดพลาดที่เป็นเหตุให้เสียเวลาอันมีค่าไปได้ อีกทั้งยังช่วยให้ผู้บริหารมีข้อมูลเพื่อใช้ประกอบการพิจารณาในการตัดสินใจเกี่ยวกับจำนวนพนักงาน การวางแผนทดแทนบุคลากร และค่าตอบแทน ที่อัปเดตแบบเรียลไทม์จากเพียงปลายนิ้วสัมผัส โดยผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้ Workday มีดังนี้

• มีการใช้งานผ่านมือถือ 95% และผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ 100%
• เพิ่มประสิทธิภาพด้านการสื่อสารและความก้าวหน้าในการทำงานได้ด้วยตัวของพนักงานเอง
• ลดเวลาที่ต้องใช้ในการเปลี่ยนแปลงระบบครั้งใหญ่จาก 5 วันเหลือเพียง 2 วัน

สร้างวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกล

ความสามารถในตรวจสอบข้อมูลการจ้างงานได้จากทุกที่ทุกเวลาช่วยให้พนักงานของบางจากมีความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในช่วงการแพร่ระบาดของโควิด-19 จากเดิมที่พนักงานประจำโรงกลั่นจำเป็นต้องเข้ามาที่สำนักงานและรอคิวเพื่อใช้คอมพิวเตอร์ส่วนกลางในการตรวจสอบสลิปเงินเดือนและกรอกเอกสารการลาหยุดงาน ตอนนี้พนักงานสามารถเข้าถึงระบบและส่งแบบฟอร์มต่างๆ จากโทรศัพท์มือถือของตนได้อย่างปลอดภัย ขณะที่ผู้จัดการก็สามารถส่งข้อความถึงทีมงานผ่านอุปกรณ์มือถือของตน เพื่อแจ้งข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้เช่นกัน

Workday บนระบบคลาวด์จึงช่วยให้พนักงานมีเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานจากที่บ้านได้ 100% ทำให้ในช่วงการแพร่ระบาดของโควิด-19 บางจากสามารถปิดสำนักงานได้อย่างเต็มรูปแบบ โดยที่ฝ่ายบุคคลไม่ได้รับการโทรแจ้งหรือการรายงานปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานระบบในช่วงเวลาดังกล่าวแต่อย่างใด พรรณสาร สุทธิติวานิช ผู้เชี่ยวชาญอาวุโส ฝ่ายทรัพยากรบุคคล กล่าวว่า “การที่สามารถเข้าถึงข้อมูลของฝ่ายบุคคลได้บน Workday กลายเป็นสิ่งที่มีค่าอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่ท้าทายเช่นนี้”

การเปลี่ยนกระบวนการสรรหาบุคลากรไปสู่ระบบดิจิทัล

Workday Recruiting ช่วยให้พนักงานของบางจากสามารถเข้าดูและสมัครตำแหน่งงานที่เปิดรับภายในองค์กรได้โดยตรง พนักงานจึงสามารถวางแผนเส้นทางอาชีพของตนเองได้ แทนที่จะต้องติดต่อขอความช่วยเหลือจากฝ่ายบุคคล

อภิรดี ประวีณวงศ์วุฒิ และทีมงานฝ่ายบุคคลกำลังออกแบบแดชบอร์ดสำหรับผู้บริหาร รวมทั้งหาวิธีให้พนักงาน "สนุกไปกับการใช้ระบบ" ด้วยเครื่องมือการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่และการให้คำปรึกษา ผู้เชี่ยวชาญอาวุโส ฝ่ายทรัพยากรบุคคล กล่าวว่า “ระบบของ Workday ส่งเสริมให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในฝ่ายบุคคล ทำให้ตอนนี้ทีมงานสามารถทำงานเชิงกลยุทธ์ได้อย่างอิสระมากขึ้น”