Diese von Barbara Larson verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.
Warum richtige Zusammenarbeit bei der Unternehmensplanung so wichtig ist
Ich habe kürzlich ein Zitat gelesen, wonach aus den stärksten Kooperationen etwas Größeres entsteht als die Summe dessen, was jeder Einzelne allein erschaffen kann. Zutreffender könnte man die Essenz der Unternehmensplanung nicht beschreiben.
Nachdem ich über zwei Jahrzehnte im Finanzbereich von Unternehmen gearbeitet habe, stellte ich eine wesentliche Veränderung darin fest, wie Organisationen im Zuge eines veränderten Geschäftsumfelds arbeiten. Dies wirkte sich auch auf die Rolle der Finanzabteilung aus, indem sich unser Hauptaugenmerk von Transaktionen auf Analysen verlagerte. Durch diese Veränderungen stehen Finanzteams zunehmend unter dem Druck, gemeinsam mit Stakeholdern effektiver an Finanz- und Personalplänen zusammenzuarbeiten - um so das Wachstum voranzutreiben und Unternehmen darin zu unterstützen, sich nicht nur an Veränderungen anzupassen, sondern auch von ihnen zu profitieren.
Die Finanzabteilung verbringt häufig mehr Zeit mit dem Erfassen von Daten und der Erstellung von Berichten als damit, im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten, um zu verstehen, wo das Unternehmen steht.
KPMG und die Association of Chartered Certified Accountants veröffentlichten im Jahr 2015 einen Bericht mit dem Titel "Planning, Budgeting and Forecasting: An eye on the future". Demnach stimmen drei Viertel der Finanzfachleute der Behauptung zu, dass die Zusammenarbeit zwischen dem Finanzteam und den anderen Personen im Unternehmen für die Planung, Budgetierung und Prognosen unverzichtbar ist. Dies leuchtet angesichts der Tatsache, dass alle Teile des Unternehmens miteinander verwoben sind, ein.
Doch eine effektive Zusammenarbeit ist leichter gesagt als getan. Die Finanzabteilung verbringt häufig mehr Zeit mit dem manuellen Erfassen von Daten und Erstellen von Berichten als damit, im gesamten Unternehmen zu kollaborieren, um zu verstehen, wo das Unternehmen steht und wie sich Markt- und Geschäftsanforderungen auf die finanzielle Performance auswirken könnten. Ein wichtiger Grund dafür ist, dass viele Finanzorganisationen mit unterschiedlichen, dezentralen Systemen arbeiten und ihr Planungssystem vom Hauptbuchsystem getrennt ist. Dies führt zur manuellen Replikation von Metadatenstrukturen, etwa Kostenstellen, juristische Personen und Mitarbeiterinformationen, von einem System in ein anderes oder macht komplizierte Integrationsprozesse zur Gewährleistung der Datengenauigkeit notwendig. Bis das alles erreicht ist, sind die Daten nicht mehr aktuell. Dies erschwert die gemeinschaftliche und kontinuierliche Planung im Zuge der geschäftlichen Entwicklung. Dieser Ansatz ist ineffizient und führt zur Entstehung von Informationssilos und Sicherheitsrisiken im Planungsprozess.
Die gute Nachricht ist, dass diese Hindernisse durch Fortschritte bei Technologien und Planungssystemen beseitigt werden und so eine richtige Zusammenarbeit gefördert wird. Finanzteams können drei Dinge tun, um die Voraussetzungen für eine effektive, kooperative und kontinuierliche Planung zu schaffen.
Das große Ganze betrachten
Richtige Zusammenarbeit beginnt mit der Vermittlung der richtigen Denkweise. Befassen Sie sich am Anfang einer Besprechung mit Fragen zu den geschäftlichen Anforderungen im Gegensatz zu den eher taktischen Aspekten der Planung und Prognose. Beispielsweise denke ich oft darüber nach, wie ich den finanziellen Aspekt aus den Planungsgesprächen heraushalten kann, damit nicht nur gefragt wird: "Wie viele Mitarbeiter haben Sie?" oder "Was werden Sie in diesem Quartal ausgeben?". Stattdessen sollte sich intensiver mit den Fragen auseinandergesetzt werden, was die Geschäftsziele konkret bedeuten und wie die Finanzabteilung zu deren Erreichen beitragen kann. So können die Finanz- und Personalplanungsziele aufeinander abgestimmt werden.
Die Finanzabteilung ist nicht mehr der alleinige Hüter der Daten - jeder, der am Planungsprozess beteiligt ist, muss die Daten verstehen.
Einander verstehen
Damit das Finanzteam effektiv mit den anderen Bereichen kooperieren kann, müssen sich alle einig sein. Durch die Verteilung der Daten auf mehrere Systeme und Tabellen muss mehr Zeit für manuelle Berechnungen und die Sicherstellung der Datenintegrität aufgewendet werden. Mit einer Single Source of Truth - also einem einheitlichen System für Planungs- und Prognosedaten sowie echtzeitbasierte Finanz- und Personaltransaktionsdaten - wird das Finanzteam zu einem großen Teil vom Verwaltungsaufwand befreit. Und weil alle Beteiligten den Zahlen mehr Vertrauen schenken, sind zielführendere Gespräche möglich. Darüber hinaus werden Planungen und Prognosen durch ein wahrheitsgetreues und genaues Abbild der geschäftlichen Situation unterstützt. So können sich Organisationen besser an Veränderungen anpassen und einen kontinuierlicheren Planungsprozess umsetzen.
Fachabteilungen aktiv miteinbeziehen
Die Finanzabteilung ist nicht mehr der alleinige Hüter der Daten - jeder, der am Planungsprozess beteiligt ist, muss die Daten verstehen. Auf diese Weise kann der Planungsprozess mit besseren Informationen unterstützt werden sowie die Geschäftsanforderungen und -ausrichtung widerspiegeln. Gleichzeitig bleibt es bei einer straffen Governance und Kontrolle.
Da sich die Geschäftsanforderungen ändern, um den wachsenden Anforderungen des dynamischen Umfelds von heute gerecht zu werden, ändern sich in erfolgreichen Unternehmen auch die Anforderungen an die Unternehmensplanung. Organisationen, die eine stabile Grundlage für die Zukunft schaffen möchten, müssen einheitlicher, kooperativer und kontinuierlicher arbeiten. Die Technologie spielt dabei eine wichtige Rolle, denn sie trägt wesentlich dazu bei, dass Unternehmen bessere Pläne und Prognosen in Bezug auf ihre Geschäftsanforderungen erarbeiten können. Wir stehen erst am Anfang, und ich freue mich darauf, meine Erfahrungen weiter mit Ihnen zu teilen.