Norconsult transformiert seinen HR-Ansatz
Dieser von Steve Dunne verfasste Beitrag wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere deutschsprachigen Leser finden im Folgenden eine übersetzte Version.
Angesichts seiner anhaltenden globalen Expansion transformierte Norconsult, ein führendes multidisziplinäres Beratungsunternehmen für Planung, Ingenieurdesign und Architektur, seinen HR-Ansatz, um die Mitarbeitereinbindung zu stärken.
Norconsult mit Sitz im norwegischen Sandvika (unweit von Oslo) ist eines der führenden multidisziplinären Beratungsunternehmen für Planung, Ingenieurdesign und Architektur in Skandinavien. Das Unternehmen beschäftigt 3800 Mitarbeiter an 97 Standorten auf vier Kontinenten.
Angesichts seines anhaltenden globalen Wachstums erkannte das Unternehmen die Notwendigkeit, sein wertvollstes Kapital besser zu pflegen: die Mitarbeiter. In einem Gespräch erläuterte Guro Ruud Cedell, Head of Human Resources bei Norconsult, wie das Unternehmen seinen HR-Ansatz grundlegend verändert hat, um die Mitarbeitereinbindung zu verbessern.
Wie sah Ihre HR-Landschaft vor der Umgestaltung aus und was waren die wichtigsten Auslöser für die Transformation?
Die eigentliche Herausforderung bestand darin, dass wir mehrere HR-Systeme nutzten und Mitarbeiterdaten nicht an einem zentralen Ort gespeichert wurden. Die Daten für Performance-Management, Recruiting und Weiterbildung wurden separat – in verschiedenen Regionen – gespeichert. Der Zugriff auf die erforderlichen Daten dauerte Wochen, sodass die Zahlen bis dahin häufig veraltet waren. Wir konnten daher dem Vorstand meist keine aktuellen Informationen vorlegen. Darüber hinaus hatten wir keine Selfservice-Funktionen. Viele einfache Aufgaben wurden somit doppelt ausgeführt.
Unsere HR-Mitarbeiter verbrachten die meiste Zeit damit, Daten im Backoffice abzugleichen, statt an strategischeren Initiativen zu arbeiten. Alle Geschäftsbereiche leiden darunter, wenn es keine zentrale Ansicht der Daten gibt. Um die Kompetenzen von Mitarbeitern mit den Anforderungen des gesamten Unternehmens abzugleichen, arbeitete das Talentmanagement-Team mit Tabellen und Spreadsheets. Dies war zeitaufwendig und alles andere als effizient.
Wo haben Sie bei der Transformation Ihrer globalen HR-Funktion besondere Schwerpunkte gesetzt?
Unser Hauptziel bestand darin, alle HR-Daten zentral zu speichern und zugänglich zu machen. Dadurch konnten wir auf aktuelle und präzise Daten zugreifen und unseren Mitarbeitern eine Selfservice-Funktion bieten. Außerdem sollten unsere HR-Ressourcen mehr Zeit für strategische Aufgaben zur Verfügung haben. Das Talentmanagement war ebenfalls ein wichtiger Bereich. Anhand der HR-Daten wollten wir uns einen Überblick über die Kompetenzen verschaffen, die uns im gesamten Unternehmen zur Verfügung standen. Ohne diese zentrale Übersicht sind Qualifikationslücken im Unternehmen kaum zu identifizieren. Dies wiederum erschwert die Einstellung neuer Mitarbeiter bzw. die Kompetenzförderung der vorhandenen Belegschaft, um diese Lücken zu schließen.
In den Medien wird viel über die digitale Transformation gesprochen – dies war wirklich eine disruptive Veränderung für Norconsult. Erzählen Sie uns von der Transformation und Ihrer Herangehensweise.
Die Entscheidung für Workday Human Capital Management war sicherlich eine der größten Technologie-Implementierungen, die Norconsult je durchgeführt hat. Bei einem so umfangreichen Deployment spielt das Änderungsmanagement eine entscheidende Rolle. Wir haben alles daran gesetzt, um unsere Mitarbeiter, Manager und HR-Mitarbeiter gut zu informieren und schnell an die neuen Prozesse heranzuführen. Wir haben eine Kultur des Wandels geschaffen. Dabei spielte jeder einzelne Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Statt Präsenzschulungen oder Videos haben wir uns beispielsweise entschlossen, kurze Nutzerleitfäden zu Workday bereitzustellen. Um unsere Mitarbeiter optimal im Umgang mit der neuen Software zu schulen, haben wir das Schulungsmaterial fortlaufend bewertet und angepasst.
„Dank Workday kennen wir die Kompetenzen unserer Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen und Regionen. Das war früher nicht der Fall.“ – Guro Ruud Cedell, Head of Human Resources, Norconsult
Können Sie uns Beispiele nennen, wie sich die täglichen Aufgaben von HR-Mitarbeitern verändert haben?
Mir fallen gleich zwei ein: das Mitarbeiter-Onboarding und das Kündigungsverfahren, beides wichtige Prozesse im Unternehmen. Mit Workday können wir Mitarbeiter noch vor ihrem ersten Arbeitstag ins Unternehmen einbinden und alle verwaltungsrelevanten Angelegenheiten im Vorfeld erledigen. Wir möchten, dass neue Mitarbeiter sich von Anfang an als Teil des Unternehmens fühlen. Wenn Verwaltungsaufgaben bereits vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen sind, liegt der Fokus auf dem Aufbau von Beziehungen statt auf dem Ausfüllen von Dokumenten.
Auch der Kündigungsprozess wurde mit Workday vereinfacht. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Kündigung vom Unternehmen oder dem Mitarbeiter ausgeht. Früher erforderte dieser Prozess viel Zeit. Es gab ein endloses Hin und Her zwischen Abteilungen (beispielsweise dem Manager und dem Team für die Entgeltabrechnung oder dem HR-Team). Und auch die Erstellung von Dokumenten (z. B. Referenzen) war zeitaufwendig. All dies musste manuell von Mitarbeitern erledigt werden. Das kostete Zeit, Mühe und Ressourcen. Mit Workday wurde der Prozess von Anfang bis Ende automatisiert. Für ein Unternehmen wie uns bedeutet dies enorme Vorteile.
Zum Beispiel entspricht die Zeit, die wir im ersten Jahr durch die Umgestaltung der Onboarding- und Offboarding-Prozesse mit Workday HCM eingespart haben, einem Wert von 120.000 US-Dollar. Mit Workday konnten wir den Onboarding-Prozess deutlich effizienter gestalten. HR-Mitarbeiter und neue Mitarbeiter sparen jetzt 60 Minuten und Manager 30 Minuten. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, können Mitarbeiter dank des neuen Prozesses 35 Minuten, Manager 30 Minuten und HR-Mitarbeiter 25 Minuten ihrer Zeit einsparen.
Gibt es weitere konkrete Verbesserungen bei der Umstellung auf ein zentrales Tool?
Die positiven Auswirkungen von Workday machen sich in einem Großteil unserer täglichen Arbeit bemerkbar. Während des Ausschreibungsprozesses für unsere Kunden konnten wir mit Workday beispielsweise 30 Minuten pro erstelltem Bericht und 15 Minuten pro Verfahren sparen. Dies ist auf die Selfservice-Funktion zurückzuführen. Dadurch verzeichneten wir im ersten Jahr Kosteneinsparungen von 280.000 US-Dollar.
Die Zeit, die Manager im ersten Jahr durch die Nutzung von Workday Human Capital Management gespart haben, entspricht einem Wert von insgesamt 60.000 US-Dollar. Durch diese Verbesserungen unserer Geschäftsprozesse haben Manager viel Zeit gespart. Die Zeitersparnis beträgt 80 Prozent bei Vergütungsänderungen, 75 Prozent bei Personalanforderungen und 72 Prozent bei Beförderungen. Dank Workday kennen wir die Kompetenzen unserer Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen und Regionen. Das war früher nicht der Fall.
Wir haben eine Lösung, eine Struktur und einen zentralen Ort, an dem wir Änderungen vornehmen und die erforderlichen Informationen abrufen können. Ein Blick auf die Zahlen zeigt: Durch die Zusammenführung unserer HR-Prozesse in einer zentralen Lösung sparen wir 460.000 US-Dollar und haben die ROI-Prognosen im ersten Jahr um 56 Prozent übertroffen.
In dieser Infostudie erfahren Sie, wie Norconsult mit Workday seine Geschäftsprozesse optimieren und die Zeit für Verwaltungsaufgaben reduzieren konnte.