Mai 2017 – Ein Beitrag von Workday-Autoren zum Thema Finanzmanagement

Q&A mit Aon und WeWork: Die Auswirkungen einer agilen Finanzmanagement-Lösung auf das Unternehmen

Vor Kurzem haben wir eine kleine Gruppe von Branchenanalysten und Kunden zu unserem aktuellsten Workday Technology Summit eingeladen. Dort hatten wir die Gelegenheit, mit Christopher Klimek, Vice President of Global Finance and HR Technology bei Aon plc, und Mike Hite, Director of Finance Technology bei WeWork, über die geschäftlichen Auswirkungen ihrer Deployments von Workday Financial Management sowie über die Frage zu sprechen, warum Sie mit einer neuen Finanzmanagement-Lösung nicht Ihr aktuelles Geschäftsmodell replizieren sollten.

Aon ist ein führender Anbieter von Versicherungen und Dienstleistungen mit mehr als 70.000 Mitarbeitern in 120 Ländern. Das Unternehmen war auf der Suche nach einer Möglichkeit, in kürzester Zeit Erkenntnisse über seine Finanzen zu gewinnen und seine Entscheidungsfindung an die Schnelllebigkeit der globalen Geschäftswelt anzupassen. Laut Klimek stand Aon vor einigen großen Herausforderungen, weil seine bisherigen Lösungen nicht die benötigte Genauigkeit und Geschwindigkeit bieten konnten.

WeWork ist laut Hite ein Unternehmen, das Räume, Services und Community bietet, damit Menschen "leben und nicht nur Lebensunterhalt verdienen" können. Die Bandbreite der Mitglieder reicht von Unternehmern, Freiberuflern und Start-ups bis hin zu multinationalen Konzernen. WeWork verfügt über 140 Niederlassungen, verteilt auf 44 Städte in 10 Ländern. Hite erklärt, dass das Unternehmen angesichts seines schnellen Wachstums und der Tatsache, dass jedes neue Büro eine juristische Person ist, eine agile und leistungsstarke Finanzmanagement-Lösung benötigte, das über Regionen hinweg als Single Source of Truth fungieren konnte.

Lesen Sie hier einige wesentliche Punkte aus diesen Gesprächen.

Wie hat Workday Financial Management Ihrem Unternehmen geholfen?

Klimek: Bei Aon haben wir in sechs nordeuropäischen Ländern mit der ersten Phase unseres Workday Financial Management-Deployments begonnen. Workday wird bei uns mühelos mit allem fertig: Konsolidierungen mit unterschiedlichen Währungen, vollständige Sarbanes-Oxley-Audits, Fakturierungsfunktionen und Unterstützung für unsere Finanzzentren in Polen und Indien. Wir sehen Finanzergebnisse, sobald eine Transaktion abgewickelt wird. Ohne warten zu müssen. Das ist enorm hilfreich bei der Erstellung von Abschlüssen. Außerdem erhalten wir die Einblicke und das Vertrauen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hite: Bislang brauchten wir bei WeWork drei Monate, um einen vollständigen Datenzyklus zu durchlaufen. Mittlerweile sind wir in der Lage, den Rechnungsabschluss innerhalb der normalen Frist zu bewerkstelligen, den Prozess mithilfe der Daten zu wiederholen und anhand der Daten klare geschäftliche Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Und das ist ganz entscheidend, denn uns geht es nicht um Stabilisierung, sondern um schnelles Wachstum. Dadurch können wir schneller neue Märkte erschließen.

Das Wachstum von Aon basiert auf Fusionen und Übernahmen. Wie wirkt sich Workday auf Ihre zukünftige Strategie in diesem Bereich aus?

Klimek: Unsere Aktivität in diesem Bereich war schon immer sehr ausgeprägt, und Workday unterstützt unsere Strategie. Wir können jetzt zuverlässige Prognosen zu künftigen Fusionen und Übernahmen sowie Veräußerungen erstellen und im Zeitraum des Geschäftsabschlusses flexiblere Entscheidungen treffen. Mit Workday sind wir in der Lage, Fortschritte zu machen und Änderungen in letzter Minute zu realisieren, ohne die Pferde scheu machen zu müssen. Wir können Kollegen von einem Unternehmen in ein anderes versetzen und dabei werden auch das Sicherheitsmodell und die Workflows verschoben, sodass der Prozess viel effizienter ist als in unserer vorherigen Umgebung.

„Nutzen Sie die Chance, Ihre Daten nicht einfach nur zu übertragen. Replizieren Sie in einer neuen Finanzmanagement-Lösung nicht Ihr aktuelles Geschäftsmodell.“
– Mike Hite, Director of Finance Technology bei WeWork

Warum haben Sie beschlossen, Workday einzuführen?

Klimek: Ich nenne es „BW, Before Workday“. Auf der HR-Seite haben die Gesamtbetriebskosten den Anstoß gegeben. Wir mussten unseren HR-Bereich unter die Lupe nehmen, um diese Kosten zu senken. Workday war da einsame Spitze. Wir konnten ein 12-monatiges Deployment für Workday Human Capital Management frist- und budgetgerecht durchführen, was uns dann die Chance gab, uns Workday Financial Management genau anzusehen. Wir sind froh, dass wir das getan haben, denn Workday war immer bereit, sich ein umfassendes Bild von unseren Anforderungen zu machen.

WeWork verzeichnet derzeit ein rasantes Wachstum. Wie beeinflusst Workday Ihre Fähigkeit zu Wachstum und Expansion?

Hite: Da wir ständig neue Geschäftsbereiche hervorbringen, sind schnelles Deployment und spezifische Kennzahlen zur Festlegung der Skalierung enorm wichtig für uns. Wir verfügen über die Flexibilität von Worktags und haben hinsichtlich der Datengenauigkeit keinerlei Zweifel, sodass wir Geschäftsbereiche sehr schnell vervielfältigen und die bestmögliche Skalierung ermitteln können. Jeder WeWork-Standort ist ein neue juristische Person, sodass wir diese neuen Standorte viel schneller hochziehen können. Mithilfe von Worktags können wir für jeden einzelnen Standort spezifische Ergebnisse messen – und anschließend über die Ausrichtung entscheiden.

Wie sind begeistert von Workday Prism Analytics und der Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. Als Start-up oder schnell wachsendes Unternehmen verwenden Sie möglicherweise viele proprietäre Tools und managen isolierte Datenbestände – darunter 5 bis 10 Produktlinien oder den Markteintritt in neuen Ländern. Wir möchten diese Daten in die Finanzlösung übertragen, um Verbindlichkeiten zu erfassen und zu bewerten.

Dies ist nicht Ihre erste Erfahrung mit Workday – Sie haben inzwischen vier Workday-Deployments durchlaufen. Was ist Ihre wichtigste Erkenntnis?

Hite: Ich gebe allen, mit denen ich über Workday spreche, diesen Rat: Nutzen Sie die Chance, Ihre Daten nicht einfach nur zu übertragen. Replizieren Sie in einer neuen Finanzmanagement-Lösung nicht Ihr aktuelles Geschäftsmodell. Workday ist so flexibel und fortschrittlich, dass Sie Ihr Geschäftskonzept überdenken sollten. Nutzen Sie das Tool, um Veränderungen vorzunehmen und umzusetzen. Wer das tut – und dabei Worktags, das Objektmodell und das flexible Business Process Framework nutzt –, kann aus der Lösung eine enorme Rendite ziehen.

Was Zukunftspläne angeht: Wenn wir anfangen können, Workday für die Prozesse zu nutzen, die aufwendig sind, aber nicht unbedingt Mehrwert für den Anwender schaffen, z. B. konzerninterne Transaktionen wie die Lieferantenfakturierung, dann können sich unsere Ingenieure auf die Kundenlösungen konzentrieren. Wir möchten, dass unsere Ingenieure ihr Wissen und ihre Kreativität den Aspekten unseres Geschäfts widmen, die uns von anderen Anbietern unterscheiden. Das ist besser für unsere Kunden und es ist ein sinnvollerer Einsatz für unsere Mitarbeiter – die sich ohnehin viel lieber auf die Kundenzufriedenheit konzentrieren.

Was ist die wichtigste Erkenntnis aus Sicht von Aon?

Klimek: Die internen Teams sind die treibende Kraft für den Erfolg des Deployments. Das Produkt von Workday funktioniert. Und weil das Produkt so funktioniert, wie es soll, sind Ihre Mitarbeiter der entscheidende Faktor. Es hängt von Ihrem internen Team ab, ob Sie Workday optimal nutzen – und ob es Ihnen gelingt, Ihr Unternehmen umzugestalten.

Wenn Sie erfahren möchten, wie das Prinzip „Power of One“, auf dem die Technologie von Workday basiert, Unternehmensergebnisse verbessert, finden Sie in dieser interaktiven Infografik weitere Kundenreferenzen und Einblicke.