Wie Veolia während der globalen Krise Agilität im Finanzbereich realisiert hat

Selbst während der Pandemie haben viele zukunftsorientierte Unternehmen ihre Initiativen für die digitale Transformation fortgesetzt. Yael Leblanc, Group Finance Transformation Director bei Veolia, einem globalen Umweltdienstleistungsunternehmen mit Sitz in Frankreich, erklärt, warum die Umstellung auf eine neue Finanzlösung trotz des globalen Lockdowns wie geplant verlief.

Dieser von Steve Dunne verfasste Beitrag wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere deutschsprachigen Leser finden im Folgenden eine übersetzte Version.

Gegenüber anderen Geschäftsbereichen hinkt die Finanzfunktion bei der digitalen Transformation traditionell hinterher. Inzwischen sind jedoch durch eine Vielzahl von Makrokräften schnellere Entscheidungen und eine bessere Nutzung von Daten unerlässlich geworden, sodass Finanzführungskräfte weltweit die Weichen für Innovation und neue, agilere Arbeitsweisen stellen. 

Yael Leblanc, Group Finance Transformation Director bei Veolia, einem globalen Umweltdienstleistungsunternehmen mit Sitz in Frankreich, ist einer dieser Führungskräfte. Im Gespräch mit Frederic Portal, Solution Marketing Director, EMEA Financials bei Workday, erläuterte Leblanc kürzlich, wie Veolia sein Finanzmanagement in der Cloud verlagert hat.

Können Sie unseren Lesern mehr über Veolia und Ihre bisherige Tätigkeit im Finanzwesen erzählen?

Veolia ist weltweit führend bei Umweltdienstleistungen in den Bereichen Wasser, Entsorgung und Energie. Wir habe etwa 171.000 Beschäftigte an rund 2.000 Standorten in über 50 Ländern. Das Unternehmen erwirtschaftete zum Jahresende 2019 einen Umsatz von 27 Milliarden Euro. 

Ich bin seit 12 Jahren bei Veolia tätig und habe seit 2018 die Position des Director of Finance Transformation auf Konzernebene inne. Vor meinem Wechsel zu Veolia arbeitete ich neun Jahre lang für eine Beratungsfirma.

Beschreiben Sie bitte die Organisationsstruktur von Veolia und einige der Faktoren, die Sie dazu veranlasst haben, Ihre Herangehensweise beim Finanzmanagement grundlegend zu ändern.

Als globales Unternehmen sind wir nach Ländern aufgeteilt, außer in Frankreich, wo die Aufteilung nach Geschäftsbereich gilt. In jedem Land gibt es eine eigene, individuelle Managementstruktur für den Betrieb eines oder mehrerer unserer Geschäftsbereiche. Die Finanzfunktion ist das Rückgrat unseres Konzerns und beschäftigt über 4.500 Mitarbeiter.

Mitte 2018 starteten wir unser Programm zur Transformation der Finanzfunktion, das auf vier Säulen beruht: Talentmanagement, Organisation, Prozesse und Digitalisierung. Dabei ging es in erster Linie darum, unsere Arbeitsweise zu vereinfachen und eine modernere, effizientere und stärker auf Zusammenarbeit basierende Finanzfunktion zu schaffen. Eine entscheidende Rolle spielt hier das Finanzsystem, das bei uns zum Einsatz kommt. Wir wollten die Qualität und Zuverlässigkeit unserer Daten verbessern, um in Echtzeit bessere Entscheidungen treffen zu können.

„Es ist eine Erleichterung, die traditionellen ERP-Systeme hinter sich zu lassen. Doch dieser Wechsel erfordert auch eine Änderung der Denkweise und Kultur.“

- Yael Leblanc, Group Finance Transformation Director, Veolia

Ihr Programm zur Transformation der Finanzfunktion lief parallel zu einer breit angelegten Initiative der IT-Abteilung, die Veolia den Weg in die Cloud ebnen sollte. Können Sie uns mehr dazu berichten und den Beschaffungsprozess erläutern?

Unser Programm fand zeitgleich zu dem globalen Projekt „Move to the Cloud“ statt. Wie der Name schon sagt, ging es dabei um die Verlagerung der Infrastruktur unseres Toolbestands in die Cloud. Diese Initiative unter der Leitung unseres IT-Teams stellte eine bedeutende Veränderung dar, die außerdem die SaaS-Fähigkeit sämtlicher neuer Tools voraussetzt, und zwar unabhängig von der Geschäftsfunktion. Wir haben uns deshalb für Workday entschieden, da wir die Anzahl der ERP-Systeme im Konzern drastisch reduzieren wollten. Insgesamt waren es über 50!

Wenn man ein solches Projekt ausschreibt, landet man meist bei den üblichen, eher traditionellen Anbietern im Markt. Das Angebot von Workday hat uns jedoch absolut überzeugt. Uns gefällt die ansprechende und moderne Benutzeroberfläche, die einfache Bedienung und, was vielleicht am wichtigsten ist, die Verknüpfung von Transaktions- und anderen Daten. Diese stehen Managern, Buchhaltern und allen übrigen Mitarbeitern über Dashboards zur Verfügung, die schnelle Entscheidungen ermöglichen.

Derzeit steht das Go-live mit Workday noch bevor. In drei unserer Geschäftseinheiten befinden wir uns in der Projektphase, wobei der Go-live für Januar 2021 geplant ist. Wir freuen uns auf das erste Feedback unserer Anwender, wenn das Projekt in die Live-Phase wechselt.

Wie hat sich die COVID-19-Pandemie auf Ihr Unternehmen ausgewirkt und wie haben Sie die Umstellung auf digitale Remote-Arbeit gemeistert?

Während der Pandemie waren wir in allen Regionen weiterhin aktiv, mit einem leichten Rückgang der Aktivitäten zwischen Mitte März und Mitte Mai. Mittlerweile sind wir wieder zum Normalbetrieb zurückgekehrt. Das „Move to the Cloud“-Projekt erwies sich hier als besonders wertvoll, weil das Unternehmen seine Arbeitsweise dadurch sehr gut auf „Remote Work“ umstellen konnte. Da wir den Wechsel in die Cloud bereits vollzogen und unsere Mitarbeiter mit Google Chromebooks ausgestattet hatten, konnten sie unabhängig von ihrem Standort auf alle Anwendungen zugreifen. Vor allem für die Mitarbeiter im operativen Bereich und insbesondere für das Finanzteam war dies wichtig.

Hier sei erwähnt, dass wir während der Pandemie gerade mit der Implementierung von Workday Financial Management in Großbritannien und Frankreich begonnen hatten. Dieser Prozess konnte ohne Unterbrechung fortgesetzt werden. Die Projekte laufen weiterhin nach Plan, was angesichts der Umstände ziemlich erstaunlich ist.

Momentan wird viel darüber diskutiert, wie die „neue Normalität“ aussehen wird. Welche Veränderungen erwarten Sie in Ihrem Unternehmen in naher Zukunft und welche Rolle wird die Digitalisierung dabei spielen?

Interessanterweise – und da sind wir vermutlich nicht das einzige Unternehmen – hat die Krise unsere digitale Transformation noch beschleunigt. Sie hat uns auch geholfen, größere Akzeptanz für Veränderungen zu schaffen. Es ist klar geworden, wie wichtig diese in der aktuellen Situation für das Unternehmen sind. 

Angesichts der Krise, die wir gerade erleben, gilt: Digitalisierung ist unverzichtbar. Ein gutes Beispiel dafür ist unser Geschäft in China, wo wir von einem komplett manuellen Arbeitsablauf zu einem vollständig digitalen Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozess übergegangen sind. Wir können die Zukunft nicht vorhersagen, aber wir haben jetzt die Tools, die uns bei der Vorbereitung auf Veränderungen und Ungewissheit unterstützen – das ist uns eine enorme Hilfe.

Haben Sie Tipps oder Ratschläge für andere Unternehmen, die einen ähnlichen Weg einschlagen wollen?

Es ist eine Erleichterung, die traditionellen ERP-Systeme hinter sich zu lassen. Doch dieser Wechsel erfordert auch eine Änderung der Denkweise und Kultur. Die Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die Bereitstellung sehr sorgfältig planen und dass sie ganz genau wissen, was sie erreichen wollen. Besonders wichtig dabei ist ein fundiertes Verständnis ihrer eigenen Prozesse, eine Vorstellung davon, wie sie ihr Managementmodell strukturieren möchten und wie sie diese Anforderungen unternehmensweit kommunizieren.