Petrillo: Den Anstoß lieferte unsere Unternehmensleitung – darunter die CEO und der CFO, die sich mit Investitionen in Wachstumsbereichen befassen. Dazu zählt unter anderem unser Branchentechnologie-Geschäft und die Entwicklung einer unternehmensweiten Cloud-Strategie. Wir sind fest davon überzeugt, dass sich die Cloud langfristig durchsetzen wird und dass Unternehmen sie als Chance begreifen sollten. Sie ist effizienter als andere Technologien – mit integrierter Resilienz und Sicherheit. Ich denke, dass sich diese Perspektive aus marktwirtschaftlicher Sicht bewährt hat. Die Finanzabteilung durchläuft gerade eine Transformation, um sich auf die zukünftigen Geschäftsanforderungen vorzubereiten. Dazu zählt auch der Einsatz zukunftsfähiger Technologie.

Langheim: Die größte Herausforderung war die Einhaltung neuer und sich ändernder Branchenvorschriften. Wir wollten aktuelle Compliance-Anforderungen erfüllen, zugleich aber den Zeitaufwand und die Anzahl erforderlicher Anpassungen verringern. Innerhalb der früheren Architektur gab es z. B. kein Systemupdate für den Affordable Care Act. Diese Gesetzesänderung wurde in einem separaten System gemanagt. Bei Workday können wir nun sicher sein, dass diese Branchenvorschriften regelmäßig Berücksichtigung finden.

Früher hatten wir mehrere On-Premise-Systeme, in denen Daten in Batch-Zyklen hin- und hergeschoben wurden. Dieses Modell war nicht zukunftsfähig. Das „Power of One“-Prinzip von Workday – die Tatsache, dass alle systemrelevanten Datenattribute in einer zentralen Lösung gespeichert sind – erschien mir besonders vielversprechend.

Der Umstieg auf ein Abomodell, das regelmäßig mit aktuellen Informationen und Trends erneuert und aktualisiert wird, war für uns ebenfalls ein wichtiger Punkt. Außerdem hat uns die Tatsache überzeugt, dass Workday von Grund auf für die Cloud konzipiert wurde. So können wir sicher sein, dass Workday auch weiterhin Innovationen einführen wird. Außerdem ist die Akzeptanz für Workday innerhalb der Belegschaft sehr groß. Wenn wir außerhalb der Lösung arbeiten wollen, müssen wir die Rentabilität des Vorhabens mit einem Business Case nachweisen. Wir haben den Umstieg als Chance genutzt, unsere Lösungen und Prozesse global zu rationalisieren.

Petrillo: Als ich bei der Nasdaq anfing, hatten wir veraltete, nicht miteinander verbundene On-Premise-Systeme für HCM und Finanzen. Sie alle waren auf die Anforderungen der jeweiligen Gruppe zugeschnitten. Eine globale Entwicklungsplattform gab es nicht. Im Zuge der Implementierung von Workday haben wir unsere Prozesse vereinheitlicht und HCM- und Finanzdaten in einer Lösung zusammengeführt. Dadurch konnten wir unsere Mitarbeiterfunktionen für den Onboarding-Prozess und das Reporting maßgeblich verbessern. Die standardisierten Prozesse von Workday helfen uns dabei, Konsistenz zu wahren, uns untereinander abzustimmen und bereichsspezifische Anpassungen zu vermeiden.

Langheim: Unser HR-System umfasste eine On-Premise-Lösung, einen Aboservice und zahlreiche Integrationen, die all das unter einen Hut bringen sollten. Da unsere primären Systeme unseren diversen Anforderungen nicht gerecht wurden, versank unser Backend in einem Dschungel aus unterschiedlichen Systemen, benutzerdefinierten Integrationen und eigenen Codes. Jetzt läuft alles effizient über Workday und ein kleines, intern programmiertes System, mit dem wir unser Bonusprogramm verwalten, das bei keinem anderen Unternehmen außer der Nasdaq zum Einsatz kommt. Im Finanzbereich gab es mehrere Systeme, die durch Workday ersetzt wurden. Nun müssen wir Daten nicht mehr aus diversen On-Premise-Lösungen auf andere Systeme übertragen.

Langheim: Für alle großen Projekte arbeiten wir einen Business Case aus, um sicherzustellen, dass sich unsere Investitionen rentieren. Auf der Basis dieses Frameworks haben wir Beurteilungen für Workday und seine Mitbewerber durchgeführt. Unsere On-Premise-Systeme mussten alle fünf Jahre umfassend aktualisiert werden – ein überaus aufwändiger Prozess. Daher wollten wir auf ein Software-as-a-Service-Modell mit automatischen Updates umsteigen.

Langheim: Da wir zwei separate Systeme und mehrere Punktlösungen hatten, gab es kein zentrales Mitarbeiterprofil mit detaillierten Informationen zu Vergütung, Performance-Reviews und Reporting-Strukturen, auf das die HR-Abteilung hätte zugreifen können. Das ist jetzt anders.

Petrillo: Im Finanzbereich konnten wir dank der neuen Funktionen signifikante Verbesserungen beim Zugriff auf Daten und Analysen erzielen. Wir verfügen nun über eine einzige Lösung, die unser Hauptbuch und unsere globale Fakturierungsplattform für Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung umfasst. Wir verfügen über eine ganzheitliche Plattform für Bankgeschäfte, sodass wir ein- und ausgehende Zahlungen besser kontrollieren können. Auch teilen sich HR- und Finanzabteilung jetzt ein Stammdatensystem für Kostenstellen und Standorte. Ich wünschte, wir hätten dieses System schon früher gehabt. Die zentrale Quelle für Finanzdaten in Workday hat die Buchhaltung maßgeblich vereinfacht.

Petrillo: Daten sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Geschäftsmodells, daher stellen wir hohe Erwartungen an die Organisation des Finanzwesens – die Detailtiefe unseres Datenmodells, die Granularität unserer Prognosen und unsere Entscheidungen in Bezug auf Fusionen und Übernahmen. Das war schon immer so und ist entscheidend beim Zusammenstellen von Informationen, die als Grundlage für Finanzentscheidungen dienen.

Nun sind wir in der Lage, diese Entscheidungen wesentlich schneller zu treffen, da wir die betreffenden Daten zentral abrufen können. Durch Drilldowns können wir ihren Detaillierungsgrad erhöhen und über die Bedienoberfläche können wir uns ganz einfach anmelden und zu den Informationen durchklicken, die wir brauchen.

Langheim: Eine Übernahme fand kurz nach dem Go-live statt. Dabei stieg unsere Mitarbeiteranzahl um 7 bis 8 Prozent. Dank Workday arbeiteten unsere HR- und IT-Mitarbeiter Hand in Hand. Dabei kam die sogenannte Enterprise Interface Builder-Funktion in Workday zum Einsatz. Der Prozess, der früher Wochen gedauert hatte, war in wenigen Tagen erledigt. Bei künftigen Übernahmen werden wir den Aufwand vermutlich auf wenige Stunden reduzieren können – schließlich war dies unser allererster Anwendungsfall.

Petrillo: Außerdem etablieren wir derzeit Workday Payroll, das in Workday HCM integriert ist, als zentrale Quelle für sämtliche Entgeltabrechnungsdaten. Dank Workday muss ich nicht befürchten, Hunderte von E-Mail-Beschwerden wegen nicht fristgerecht eingegangener Lohnzahlungen zu erhalten.

Leitende Führungskräfte setzen Workday auch ein, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und den Austausch zu verbessern. In diesem Bereich erweist sich die Lösung schon frühzeitig als Gewinn. Diese Führungskräfte sind ständig unterwegs. Nun haben sie auch auf Reisen jederzeit Zugriff auf wichtige Personaldaten wie Mitarbeiterprofile. Wenn sie dann die Niederlassungen besuchen, können sie die Mitarbeiter besser einbinden. Das ist neu.

Langheim: Workday Recruiting war ein Riesenerfolg. Wenn sich früher jemand für eine Stelle bewarb, musste er seine Daten doppelt einreichen – einmal per Online-Eingabe und einmal in schriftlicher Form. Am ersten Arbeitstag ging das Spiel dann von vorne los. Jetzt können Kandidaten ihre Lebensläufe über Workday Recruiting einreichen, doch die Bedienoberfläche ist im Corporate Design von Nasdaq gehalten. Dies verbessert die Mitarbeitererfahrung vom ersten Tag an und unser HR-Team wird entlastet.

Petrillo: Die Vorbereitung künftiger Übernahmen und Veräußerungen wird enorm erleichtert, da die entsprechenden Daten nun in der Cloud verfügbar sind: Man kann einen anderen Mandanten aufrufen, dessen Produktionsdaten kopieren, die Rechtsform des erworbenen bzw. veräußerten Unternehmens abrufen, ein komplett neues Hauptbuch dafür anlegen und das dann ausgliedern. Der gesamte Prozess – die schnelle Abwicklung – wird sich im Zuge unserer Unternehmensentwicklung als entscheidender Vorteil erweisen.

Langheim: Ein weiteres Beispiel, das Matts Punkt unterstreicht, ist die Planungs- und Programmierarbeit zur Ausgliederung der Daten aus unserer letzten Veräußerung. Diese nahm sechs Monate in Anspruch – ein halbes Jahr. Nun werden wir die Dauer in Tagen messen können. Das ist beeindruckend. Das war unsere erste Veräußerung. Ich kann die Bedeutung dieses Vorteils gar nicht oft genug betonen.

Petrillo: Bei Übernahmen wird uns die Prozessstandardisierung dabei helfen, die operativen Abläufe eines neuen Unternehmens in unsere eigenen zu überführen. Mit Workday als Goldstandard, der uns allen verbindliche Prozesse vorgibt, können wir hier Konsistenz durchsetzen und die richtigen Signale senden.

So können wir uns weiterentwickeln. Wir kennen den standardisierten Prozess. Wir wissen, dass er kontinuierlich aktualisiert wird, und müssen uns keine Sorgen darum machen, dass alle fünf Jahre eine neue Großinvestition ansteht. Im Zuge weiterer Akquisitionen und Expansionen können wir diesen Prozess nutzen und erweitern, statt zwei Systeme und zwei Teams zu managen.

Langheim: Konzentrieren Sie sich nicht auf die Systemupgrade-Kosten in den nächsten sechs oder 12 Monaten. Denken Sie stattdessen an die betriebswirtschaftlichen Anforderungen der nächsten fünf Jahre. Denken Sie an die jährlichen Kosten, etwa Personalaufwendungen und Upgrade-Kosten.

Wir unterstützen das Innovationsmodell von Workday zu 100 Prozent, da es auf dem Input der Kunden beruht und das Innovationstempo beschleunigt hat. Und davon profitieren wir alle. So hatten wir die Gewissheit, dass sich diese Investition langfristig auszahlt.