Diese von Betsy Bland, verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.
Finanzwesen und die technologische Basis: Erfolgreiche Umsetzung einer gemeinschaftlichen und kontinuierlichen Planung
In ihrem Buch „Future Ready" vergleichen die renommierten Prognoseexperten Steve Morlidge und Steve Player geschäftliche Prognosen mit einer Seefahrt auf einem Segelschiff: „Es ist zwar sinnvoll, die Reise vorher zu planen, aber häufig muss der ursprüngliche Plan schon bald über Bord geworfen werden, weil sich das Wetter oder der Wellengang ändert."
Die Geschwindigkeit der Veränderung lässt nicht nach. Daher müssen sich Unternehmen ständig anpassen und schnell handeln, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. Ein wichtiges Element sind dabei geeignete Technologiesysteme, die eine kontinuierliche und kooperative Planung ermöglichen.
Traditionell ging es bei der Planung um das Festlegen von Zielen oder Budgets zur Performancemessung - um den Soll-Ist-Vergleich. Doch heutzutage reicht das nicht mehr aus. Eine effektive Planung kann dazu beitragen, dass Geschäftsziele erreicht und die Risiken einer Minderleistung verringert werden. Ob bei der Modellierung für potenzielle Chancen wie Fusionen und Übernahmen oder bei der Feststellung möglicher Risiken und Wettbewerbsgefahren: Die Planung kann den Unterschied ausmachen - vorausgesetzt, man geht es richtig an.
Wie kann dies den Organisationen gelingen? Zu allererst geht es darum, unmittelbar auf genaue Geschäftsdaten - Personal-, Finanz- und Betriebsdaten - zuzugreifen und diese Daten zur kontinuierlichen Gestaltung von Geschäftsplänen zu nutzen. Dabei dreht sich alles um Geschwindigkeit und Genauigkeit, denn zu spätes oder unzweckmäßiges Handeln ist ineffektiv.
Zweitens ist es wichtig, für den Soll-Ist-Vergleich Stakeholder aus dem gesamten Unternehmen mit ins Boot zu holen. Die definitionsgemäße Planung ist ein Prozess, der sich ständig wiederholt und die Mitwirkung verschiedener Teams erfordert, die für das Erreichen ihrer eigenen Finanzziele verantwortlich sind. Indem diese Personen frühzeitig und regelmäßig in die Planung einbezogen werden, fühlen sie sich stärker für die Ergebnisse verantwortlich.
Diese Herangehensweise wird häufig als kontinuierliche Planung bezeichnet, doch hinsichtlich der Umsetzung gilt: Es ist wesentlich leichter gesagt als getan - insbesondere ohne geeignete Technologie, Prozesse und Datenzugriffsmöglichkeiten. Oftmals kommen Finanzteams nicht richtig voran, weil sie zu sehr mit dem mühseligen Sammeln und Abgleichen von Daten beschäftigt sind. Für das Wesentliche - die Analyse von Daten im Hinblick auf strategische Entscheidungen - bleibt dann nicht mehr genug Zeit. Ohne direkten Zugang zu genauen Echtzeitdaten ist es nicht möglich, auf Veränderungen und Chancen schnell zu reagieren.
Eine kontinuierliche Planungslösung für bessere Unternehmensergebnisse
Als wir uns an die Entwicklung von Workday Planning machten, wollten wir diese Probleme direkt in Angriff nehmen und Unternehmen die Flexibilität, Geschwindigkeit und Erkenntnisse bieten, die sie zum Erreichen der gewünschten Ergebnisse benötigen. Dabei kam es ganz wesentlich auf die richtige technologische Basis an. So konnten wir etwas bieten, das sonst niemand in seinem Portfolio hatte - die Möglichkeit, für Transaktionen und Pläne ein einheitliches System zu nutzen.
Auf dieser Basis ist das Finanzteam auch in der Lage, effektiv mit Stakeholdern aus der gesamten Organisation zusammenzuarbeiten. Alle in die Planung und Entscheidungsfindung einbezogenen Personen können auf dieselben, aktuellen, zentral gespeicherten Daten zugreifen. Dashboards und Scorecards geben Aufschluss über die Ist-Performance - Umsatz, Ausgaben, Neueinstellungen und Margen - in Relation zum auszuarbeitenden Plan. Somit steht der Mitgestaltung oder Umsetzung eines Plans nichts mehr im Weg, und die Besprechungen können auf Strategie und Entscheidungsfindung ausgerichtet werden.
Auf dem Markt tummeln sich durchaus noch weitere Anbieter von Planungsanwendungen, die angeblich eine kontinuierliche Planung unterstützen. Doch bei all diesen Anwendungen laufen Planungen und Transaktionen voneinander getrennt ab. Bei diesem unzusammenhängenden Ansatz sind Finanzteams stets auf mehrere Systeme angewiesen. Dadurch entstehen genau die Probleme, die Organisationen gerade vermeiden möchten: veraltete Daten, schwieriger Zugriff auf Informationen sowie Sicherheitsrisiken. Diese Schwierigkeiten halten Unternehmen davon ab, die Planung für größere Wettbewerbsvorteile und ihre Zukunft zu nutzen.
Mit Blick auf die Zukunft möchte Workday auch dem Bedarf an einer größeren Menge von Daten ohne finanziellen Bezug, insbesondere branchenspezifischen Informationen, im Planungs- und Prognoseprozess gerecht werden. In meinem vorherigen Blog aus der Reihe „Finance and the Tech Foundation" berichtete ich über Workday Prism Analytics und die Möglichkeit, Workday-Daten und Daten aus externen Quellen für detailliertere Personal-, Finanz- und Betriebsanalysen miteinander zu verbinden und als Ganzes zu analysieren. Diese Möglichkeit ist in Bezug auf Prognosen und die Zukunftsplanung der Unternehmen von noch größerer Bedeutung. Mehr zu diesem Thema werde ich in den nächsten Monaten schreiben.
In meinem nächsten Blog dieser Reihe werde ich näher darauf eingehen, wie Finanzteams den Unternehmen helfen können, sich auf diverse Veränderungen - von Fusionen und Übernahmen bis hin zu neuen Vorschriften und Börsengängen - vorzubereiten und sich daran anzupassen. In diesem Zusammenhang werde ich auch erläutern, warum die technologische Basis einer Finanzlösung entscheidend dazu beitragen kann, wie schnell und effektiv sich Unternehmen an Veränderungen anpassen.
(Lesen Sie auch die ersten vier Blogs aus dieser Reihe: „Finance and the Tech Foundation: Making Sense of Enterprise Tech Concepts, Part 1", „Finance and the Tech Foundation: Making Sense of Enterprise Tech Concepts, Part 2", „Finance and the Tech Foundation: Real-time Consolidation and a Shorter Financial Close" und „Finance and the Tech Foundation: What's Needed to Deliver Impactful Business Insights".)