Diese von Betsy Bland verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.
Die Finanzabteilung und ihre Tech-Basis: Echtzeitkonsolidierung und ein beschleunigter Finanzabschluss
Im heutigen komplexen regulatorischen und wirtschaftlichen Umfeld ist es keine leichte Aufgabe, alle gesetzlichen und anderweitigen Reporting-Pflichten zu erfüllen. Bereits vor etwa 15 Jahren sorgte der Sarbanes Oxley Act (SOX) für wesentliche Änderungen der Anforderungen an die Finanzberichterstattung und Offenlegung. Inzwischen hat die anhaltende globale Volatilität – von Währungsschwankungen über verstärkte M&A-Aktivitäten bis hin zu Änderungen der Rechnungslegungsstandards – den Finanzabschluss und die Konsolidierung von Finanzdaten noch mehr verkompliziert. Wenn Unternehmen dann noch Wachstum und Expansion anstreben, wird das Ganze noch schwieriger und zeitaufwändiger, da verschiedene Abteilungen, Zweigstellen und Standorte auf der ganzen Welt einbezogen werden müssen.
Für das monatliche oder vierteljährliche Reporting müssen mit extrem hohem Aufwand historische Ergebnisse aggregiert werden. Dabei leisten sie am Ende nur einen Rückblick auf die Geschäftsleistung. Zudem sind Fehler vorprogrammiert, da die erforderlichen Informationen häufig aus mehreren Systemen und Tabellen zusammengesucht werden müssen. Für die konventionelle Berichterstattung mag diese Vorgehensweise ausreichen, für Wachstum, das von Natur aus auf die Zukunft und nicht auf die Vergangenheit ausgerichtet ist, ist sie jedoch ungeeignet.
Die technologische Basis eines Finanzsystems kann hier den entscheidenden Unterschied ausmachen. Wenn Transaktionen und Analysen in einem einzigen System vereint sind, in dem alle Daten mittels In-Memory-Technologie gespeichert sind – ein Konzept, das ich in meinem letzten Blog erläutert habe –, können Transaktionsverarbeitung, Konsolidierung und Reporting von Finanzdaten in Echtzeit erfolgen. Eine Transaktion, die Auswirkungen auf die Buchhaltung hat, steht dann unmittelbar innerhalb des gleichen Systems für Reporting und Analyse zur Verfügung. Die Finanzabteilung kann bei Bedarf täglich für mehrere rechtliche Einheiten und Währungen konsolidierte Berichte erstellen. Dadurch verkürzt sich die Zeit, die für die Abschlusserstellung erforderlich ist, erheblich.
Einige unserer Kunden haben den Zeitaufwand für ihren Finanzabschluss auf diese Weise fast halbiert. City Year zum Beispiel ist eine Non-Profit-Organisation, die mit öffentlichen Schulen zusammenarbeitet, um Jugendliche auf dem Weg zum Schulabschluss zu unterstützen. Sie beschleunigte ihren monatlichen und vierteljährlichen Abschluss um 40 Prozent, während AAA Northern California, Nevada & Utah seinen vierteljährlichen Abschluss von zehn auf fünf Tage verkürzte.
Diese Fähigkeiten haben erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen über den Finanzabschluss und die Berichterstattung hinaus. Es verfügt damit über ein Echtzeit-Navigationssystem, das sämtlichen Führungskräften hilft, Probleme zu erkennen und den Kurs sofort zu korrigieren. Stellen Sie sich Dashboards mit aktuellen Schlüsselindikatoren vor, die zeigen, ob Zahlen zu hoch oder zu niedrig sind oder Mittel verlagert werden müssen oder wo das Unternehmen etwa auf dem Markt gerade an Fahrt gewinnt. Die Arbeit mit Echtzeitdaten bedeutet, dass es am Ende des Berichtszeitraums keine bösen Überraschungen gibt. So kann sich die Finanzabteilung auf das verlassen, was sie den Stakeholdern und der Öffentlichkeit berichtet.
Die Finanzkonsolidierung sollte in Kooperation erfolgen, wobei die wichtigsten Interessengruppen in der gesamten Organisation Input liefern sollten. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sowohl die Finanzabteilung als auch Business Partner haben Zugriff auf aktuelle und genaue Zahlen aus demselben System, können Ausgaben und Rentabilität prüfen und Pläne entsprechend anpassen. Es müssen keine Zahlen synchronisiert und keine langwierigen Konsolidierungsprozesse durchlaufen werden und man muss auch nicht bis zum Ende des Zeitraums warten, um zu verstehen, was passiert ist.
Viele Anbieter stellen heute Lösungen zur Verfügung, die den Finanzabschluss und Konsolidierungsaufgaben adressieren. Jedoch stoßen sie in der Regel schnell an ihre Grenzen, da diese Ansätze keine zukunftsorientierten Funktionen in Echtzeit bieten.
Solche Lösungen lassen sich typischerweise in zwei Kategorien einteilen: Die erste ist der traditionelle standortbasierte Ansatz, bei dem die Konsolidierungsfunktionalität in der Hauptbuchführung angesiedelt ist und eine lineare Batch-Verarbeitung zur Konsolidierung der Finanzdaten erfordert. Das ist sehr zeitaufwändig und mühselig. Die zweite Art von Lösung befindet sich außerhalb der Kerntransaktionssysteme und fordert, dass Daten aus mehreren getrennten Konten zur Konsolidierung und Berichterstellung abgerufen werden. Dieser Ansatz erfordert ebenfalls viel Zeit, die moderne Finanzteams einfach nicht haben.
Mit der richtigen technologischen Basis kann die Finanzabteilung diesen komplexen und langwierigen Prozess vereinfachen und in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln, der dem Unternehmen hilft, nach vorne zu schauen. Mein nächster Blog in dieser Reihe befasst sich mit der Frage, wie sich die Finanzabteilung mit der Nutzung von Echtzeit-Geschäftsdaten – über die reinen Finanzzahlen hinaus – weiterentwickeln kann, um einen echten Beitrag zum Unternehmen zu leisten, und warum die Basis eines Systems hierfür entscheidend ist.