Diese von Workday-Autoren verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.
CustomInk vereinheitlicht mit Workday Prozesse und treibt das Wachstum voran
Kaylan McDuff ist Assistant-Controller für Tochtergesellschaften bei CustomInk, einem US-Unternehmen mit Hauptsitz in Fairfax, Virginia, und weltweit 1.600 Mitarbeitern. Bei CustomInk können Kunden ihre eigenen T-Shirts, Caps, Wasserflaschen und vieles mehr online oder in neu eröffneten Filialen in den USA selber entwerfen. CustomInk erhielt schon wiederholt das Prädikat „best place to work“.
2012 hatte CustomInk rund 800 Mitarbeiter und verzeichnete rasantes Wachstum. Es wurde deutlich, dass sich die weiteren Wachstumspläne mit den aktuell genutzten Systemen nicht verwirklichen ließen. Das Unternehmen entschied sich daher, die Lösungen Workday Financial Management und Workday Human Capital Management zu implementieren.
In einem Interview erläutert McDuff, wie es mithilfe dieser Lösungen gelang, Geschäftsprozesse zu vereinheitlichen und die Effizienz der Finanzabteilung zu steigern. Darüber hinaus unterstützen die Workday-Lösungen CustomInk dabei, schnell neue Unternehmen zu akquirieren sowie die wandelnden Gesetze und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Welche geschäftlichen Herausforderungen bewogen CustomInk als mittelständisches Unternehmen, ein neues System einzuführen?
Vor fünf Jahren nutzten wir in der Finanzabteilung und der Personalabteilung (HR) ein Dutzend verschiedene Systeme. Diese stießen an ihre Grenzen und konnten unsere zukünftigen Ziele nicht mehr unterstützen. Geschäftsprozesse wie Gehaltsabrechnung und Kreditorenbuchhaltung waren sehr zeitaufwändig, erforderten hohen manuellen Aufwand und zahlreiche Workarounds. Sie kosteten unseren Mitarbeiter viel Zeit und Energie, die für andere, wichtigere Aufgaben fehlten. Mit Workday wollten wir alles auf einen Schlag ablösen und zu einer Lösung wechseln, die unsere Bedürfnisse tatsächlich erfüllt. Unser Ziel war es, die einzelnen Geschäftsprozesse zu vereinfachen, und genau das haben wir erreicht.
Wie haben sich Prozesse wie die Gehaltsabrechnung und die Kreditorenbuchhaltung mit Workday verändert?
In unserem alten System war die Gehaltsabrechnung wirklich mühsam. Sie startete am Montagmorgen und musste bis Mittwoch derselben Woche fertig sein, so dass wir ständig gegen die Uhr arbeiteten. Unser Team hatte regelmäßig 12-Stunden-Schichten und mir war klar, dass wir am Ende gute Leute verlieren würden, wenn wir diese Herausforderungen nicht lösen konnten.
Das Problem war, dass unsere Systeme nicht miteinander kommunizieren konnten und daher so viel Papier hin- und hergeschoben wurde. Dabei wurde schnell mal etwas übersehen und so schlichen sich Fehler ein. Für den Fall, dass etwas schiefging, mussten daher unsere Mitarbeiter in der Finanzabteilung jeden Morgen zusätzlich Zeit im Kalender freihalten.
Heute verschwenden die HR- und Finanzteams keine Zeit mehr mit stupider Büroarbeit. Finanzen, Personalwesen, Gehaltsabrechnungen, Ausgaben und Zeiterfassung sind in einer einzigen Lösung vereint. Unsere Prozesse konnten damit so gestrafft werden, dass wir die Gehaltsabrechnung heute in drei Stunden statt drei Tagen erledigen. Außerdem sind die Mitarbeiter viel entspannter und können sich auf strategischere und lohnendere Aufgaben konzentrieren.
Mit der Kreditorenbuchhaltung haben wir ganz ähnliche Erfahrungen gemacht. Vor Workday musste ein Mitarbeiter manuell 1.000 Rechnungen pro Monat in unser System laden. Dann dauerte es drei Tage, um die Freigabe zu erhalten. Erst mussten wir die Rechnungen ausdrucken, dann brachte sie ein Bote zu den Kostenstellenmanagern, damit diese sie unterschreiben, einscannen und ins System hochladen konnten. Anschließend musste alles erneut ausgedruckt werden und ich musste jede einzelne Rechnung prüfen, um sicherzustellen, dass alle Unterschriften und Kodierungen korrekt waren.
Mit Workday konnten wir den Prozess der Kreditorenbuchhaltung automatisieren und rationalisieren, den gesamten Papierkram beseitigen und die dafür aufgewendete Zeit von drei Tagen auf eine Stunde verkürzen.
Wie hat Workday das Wachstum von CustomInk durch Akquisitionen unterstützt?
Mit Workday können wir ganz einfach skalieren. Mit unseren alten Systemen hätten wir viele Monate benötigt, um ein neues Unternehmen zu integrieren. Dank der Workday-Architektur haben wir die Flexibilität, problemlos ein neues Unternehmen hinzuzufügen und Geschäftsprozesse in wesentlich kürzerer Zeit zu konfigurieren.
Wie hat sich Workday auf den Finanzabschluss ausgewirkt?
Als ich 2010 bei CustomInk anfing, hatte ich den Auftrag, den Finanzabschluss von 25-30 Tagen auf 5-7 Tage zu verkürzen. Das gelang mir. Mir war aber klar, dass wir das auf Dauer mit unseren bestehenden Systemen und den vorgesehenen Wachstumsplänen nicht durchhalten konnten. Mit Workday können wir den Abschluss problemlos in fünf Tagen abwickeln. Wir arbeiten jetzt daran, unsere Finanzberichterstattung zu automatisieren, und ich wette, dass wir das in einem halben Jahr vielleicht schon auf drei Tage verkürzen können.
Auf welche Weise nutzt Ihr Finanzteam Erkenntnisse und Analysen, um das Unternehmen zu unterstützen?
Mit Worktags und den Reportingfunktionen von Workday können wir so detailliert auf Konten zugreifen, wie es zuvor nicht möglich war. Wir können unseren Gewinn und die Kosten analysieren, um die Ausgaben zu verstehen und mögliche Einsparpotenziale zu identifizieren. Wenn wir früher ein Konto im Detail analysieren wollten, mussten wir in einen Aktenraum gehen und Rechnungen und Belege einzeln durchsehen – heute lassen wir einfach einen Report erstellen, um die Ausgaben jeder einzelnen Kostenstelle einzusehen.
Je mehr Informationen wir unseren Managern geben, desto mehr wollen sie. Das kommt uns natürlich entgegen. In der nächsten Phase mit Workday wollen wir genau untersuchen, welche spezifischen Informationen unsere Manager wünschen und brauchen. Egal, ob es sich um Personal- oder Speseninformationen in Echtzeit handelt, können wir ihnen dann Management-Dashboards mit diesen Daten zur Verfügung stellen.
Welche Herausforderungen bezüglich Regularien und Compliance ergeben sich mit weiterem Wachstum und wie hat Workday CustomInk hier geholfen?
Bei unserer Expansion in neue Märkte nimmt uns Workday den Aufwand ab, regulatorische Änderungen umzusetzen, wie andere Steuervorschriften für die Gehaltsabrechnung. Die Workday-Lösung erleichtert auch die Jahresabschlussprüfung deutlich und macht sie weniger zeitaufwändig. Zuvor mussten wir detaillierte Protokolle erstellen, in denen Geschäftsprozesse für Auditoren Schritt für Schritt beschrieben wurden. Heute können wir eine einseitige Darstellung des Geschäftsverlaufs ausdrucken. Sie zeigt genau, wer Zugang hatte und warum, welche Änderungen vorgenommen wurden und wer sie wann gemacht hat. Aus der Sicht der Steuerung hilft uns das sehr und spart uns sehr viel Zeit.