Oberste Priorität für die CFOs von heute: Das Vertrauen in ihre Daten

Diese von Robynne Sisco verfasste Fallstudie wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.

Für Finanzabteilungen ist es heute von entscheidender Bedeutung, Daten und Erkenntnisse bereitstellen zu können, die fundierte Entscheidungen, Risikomanagement und eine zukunftsorientierte Planung ermöglichen. Auch wenn weit mehr Daten verfügbar sind als jemals zuvor, haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, diese effizient zu nutzen. Die grundlegende Frage lautet: Können wir den Daten tatsächlich vertrauen?

Finanzführungskräfte berichten häufig von ihren Herausforderungen in diesem Bereich und beschreiben unabhängig voneinander ein ähnliches Szenario: Ihre Finanzteams arbeiten mit Daten, die über dezentrale Systeme verteilt sind. Also verbringen sie den Großteil ihrer Zeit mit dem Zusammenführen und Abgleichen von Daten, um sie anschließend in ein für das Unternehmen nutzbares Format zu bringen. Das führt dazu, dass die Daten bei ihrer Bereitstellung bereits veraltet sind.

Diese Problematik spiegelt sich auch in der Studie „Finanzwesen neu definiert“ wider, in der über 670 CFOs und Finanzführungskräfte weltweit befragt wurden. Die Ergebnisse zeigen, dass erweiterte Analysen in wichtigen Bereichen wie Planung, Budgetierung und Prognose von nur 35 Prozent der Befragten intensiv genutzt werden. Was steht einer Nutzung im Weg? Neben der Integration von Finanzdaten und anderen Informationen wurden Systemineffizienzen als zweitgrößte Herausforderung bei der Gewinnung datengestützter betriebswirtschaftlicher Einblicke genannt.

Systembedingte Herausforderungen können eine effiziente Datennutzung extrem erschweren. Das konnte ich in Unternehmen, in denen ich zuvor tätig war, aus erster Hand erfahren. Beispielsweise musste die Finanzabteilung jeden Monat einen Periodenabschluss erstellen, die Daten abrufen, abgleichen, formatieren und analysieren. Die Zahlen lagen dem Unternehmen meist erst zwei Wochen nach Periodenende vor und damit zu spät, um entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Das bedeutet, dass wir die Daten immer nur rückblickend analysieren konnten und nicht zum Zeitpunkt einer Entscheidung.

Eine Single Source of Truth

Eine der Top-Prioritäten für CFOs besteht meiner Meinung nach darin, auf die Aktualität und Genauigkeit der Zahlen vertrauen zu können, mit denen ihre Teams arbeiten. Unsere Finanzabteilung verwendet unsere eigene Lösung – Workday –, bei der sich Finanz- und Personaldaten in einem einheitlichen System befinden. Dadurch erhalten wir eine Version der Zahlen in Echtzeit, die auch die Grundlage für unsere Entscheidungen bildet.

Warum ist es so wichtig, über eine Single Source of Truth zu verfügen? In mehreren Bereichen habe ich deutliche Vorteile festgestellt:

Unterstützung der Manager durch relevante Daten

Aussagekräftige Daten und Erkenntnisse in Echtzeit werden direkt auf die Laptops und Mobilgeräte der Manager geliefert. Ich habe gesehen, wie dies ihre Arbeitsweise und die Entscheidungsfindung in Bezug auf ihre Organisationen und Teams beeinflussen kann.

Wenn alle über dieselben Daten verfügen, hat dies positive Auswirkungen auf den Dialog und das Vertrauen in die getroffenen Entscheidungen.

Unser Finanzteam hat beispielsweise Dashboards in der Lösung erstellt, auf die Führungskräfte Zugriff haben. Manager erhalten jederzeit Einblicke in ihre Organisation und können Budgets, Prognosen und Istkosten im Hinblick auf Headcount und Ausgaben miteinander vergleichen. So können sie in Echtzeit Entscheidungen treffen, die sich noch in der aktuellen Periode auf die Ergebnisse auswirken. Wenn Manager bei Einstellungen im Rückstand sind, können sie die entsprechenden Ausgaben beispielsweise dem Bereich Mitarbeiterreisen neu zuteilen. Auf diese Weise sind Manager nicht nur in der Lage, strategischer zu handeln und ihre Ziele konsequent zu verfolgen, sondern sie können ihre Aufgaben im Rahmen der Finanzkontrolle verantwortungsbewusster ausführen.

Erweiterte Analysen

Viele Unternehmen bemühen sich darum, ihre Analysen immer weiter zu optimieren – sei es durch die Nutzung von Technologien wie Machine Learning oder durch eine stärkere Einbindung operativer Daten. Dabei gewinnt das Konzept einer „Single Source of Truth“ zunehmend an Bedeutung.

Unserer Finanzabteilung ist es durch die Einbindung externer Daten in das Stammdatensystem für Finanzen gelungen, aussagekräftigere Erkenntnisse zu Kennzahlen wie Kosten und Rentabilität zu gewinnen. Wir können externe Daten, z. B. zur Ausnutzung des Rechenzentrums, hinzuziehen und so unsere Rentabilität im Detail bewerten. Dadurch, dass wir unsere Zahlen besser verstehen, können wir bessere Preisentscheidungen treffen und bestimmen, in welchen Märkten wir aktiv werden möchten.

Bessere Partnerschaften und Dialoge

Am stärksten wirkt sich eine „Single Source of Truth“ auf die Qualität des Dialogs zwischen der Finanzabteilung und anderen Bereichen des Unternehmens aus. Bei Partnerschaften im Unternehmen ist es häufig der Fall, dass Manager aus Finanzabteilung, HR sowie anderen Bereichen zusammenkommen und dabei feststellen, dass sie mit unterschiedlichen Daten ausgestattet sind, beispielsweise mit abweichenden Headcount-Zahlen. So wird die meiste Zeit darüber debattiert, welche Zahlen korrekt sind, anstatt zu besprechen, was diese wirklich aussagen. Wenn alle über dieselben Daten verfügen, dann verändert das den Dialog und das Vertrauen in die getroffenen Entscheidungen.

Wir befinden uns in einer spannenden Phase, in der technologische Fortschritte die Finanzabteilung in die Lage versetzen, Daten – über die reinen Finanzzahlen hinaus – so zu nutzen, dass ein echter Mehrwert für das Unternehmen geschaffen wird. Eine effiziente Datennutzung beginnt mit dem Vertrauen in die Daten und bildet die Grundlage, um künftig von erweiterten Analysefunktionen profitieren zu können.