Big Bang – keine Theorie, sondern Praxis bei GfK

Diese von Workday-Autoren verfasste Workday Story wurde erstmals am 2. August 2019 veröffentlicht.

Was unterscheidet große Workday-Deployments von kleineren? – Vor allem die höhere Komplexität und die meist internationale Ausrichtung der implementierenden Firmen. Deshalb hat Workday dafür auch eine eigene, erprobte Deployment-Methode sowie ein Prozess-Framework für Großprojekte. Damit ist ein sogenannter Big-Bang-Ansatz möglich, wie das Beispiel von GfK zeigt.

Marktdaten erheben und analysieren – das ist das Geschäft von GfK. Als Vice President HR Services and Digital Solutions ist Lynda Taumann-Yrisarry dort für rund 9.000 Mitarbeiter in etwa 60 Ländern zuständig. 250 davon arbeiten im HR-Bereich, 120 berichten direkt oder indirekt an Taumann-Yrisarry. „Wir betreuen alle Backoffice-Anwendungen und alle HR-Lösungen, also auch Workday,“ beschreibt die GfK-Managerin die Aufgaben ihres Unternehmensbereichs.

Vor knapp vier Jahren beschloss GfK, sein Core-HR-System und mehr als 60 Satelliten beziehungsweise separate Systeme durch eine durchgängige Lösung zu ersetzen. Damit sollte die Komplexität aus den HR-Systemen genommen und die Datenqualität und Transparenz erhöht werden.

Taumann-Yrisarry ist keine Freundin der Salami-Taktik: Anstatt das System scheibchenweise einzuführen, drängte sie darauf, möglichst alle HR-Bereiche gleichzeitig damit auszurüsten. „Ja, wir waren aggressiv“, berichtet Taumann-Yrisarry, „wir wollten mit allem live gehen, was Workday zu bieten hat: Human Capital Management, Recruiting, Compensation, Benefits, Talent-Management.“ Damit würde sich am Ende viel Abstimmungsaufwand erübrigen, wusste die HR-Managerin mit Beratererfahrung.

In Kürze sollen auch das Abwesenheits-Management und das Planungswerkzeug „Adaptive Insights“ eingeführt werden: „Außerdem sind wir Pioniere beim Thema Zeiterfassung – zumindest in der Schweiz und Deutschland,“ sagt die HR-Services-Verantwortliche.

Single Source of Truth für die FTE-Planung

„Wo wir herkommen, hatten wir vielfältige Systeme, vorwiegend lokale Lösungen und Prozesse, keine Datentransparenz, keine FTE-Zahlen (Full Time Equivalents oder Vollzeit-Äquivalente) aus dem HR-System, sondern nur vom Finanzbereich“, berichtet Taumann-Yrisarry. Das bedeute eine faktische Vormundschaft von Finance, die teilweise immer noch bestehe. Mit Workday gebe es jetzt aber einen generellen Standard für alle HR-Prozesse. Zudem pflege jeder Mitarbeiter seine eigenen Daten – möglichst umgehend und akkurat; die Informationen seien auf diese Weise nicht nur aktuell, sondern auch für alle transparent.

„Workday ist unsere Single Source of Truth, wenn es um die FTE-Planung geht“, konstatiert die HR-Managerin, „und das sehen mittlerweile auch Finance und Controlling so.“ Allerdings will Taumann-Yrisarry die Planungssicherheit nicht als starren Zentralismus missverstanden wissen: „Agilität und Planung sind aus meiner Sicht keine Widersprüche. Vielmehr ist Agilität die Voraussetzung für sinnvolle Planung.“

Automatisierung erleichtert den Wandel

Zusammen mit Workday wurde auch ein neues Betriebsmodell eingeführt. So dient nun ein einziges System als „Business Enabler“. Überdies werden die rund 60 Länder, in denen GfK tätig ist, konsequent von drei Hubs aus bedient. Eine der Aufgaben von Taumann-Yrisarry ist es, so viele „Shared Services“ wie möglich in diesen Hubs zu bündeln, um Effizienzgewinne zu erzielen.

Insofern unterstützt Workday GfK auch bei der permanenten strukturellen Erneuerung. „Wir erleben ja einen ständigen Wandel“, präzisiert Taumann-Yrisarry: „Mit Workday arbeiten unsere Basisprozesse quasi von alleine. Auch die Reports funktionieren einwandfrei. Nun kann sich unser HR-Team auf komplexere und strategischere Aufgaben innerhalb der HR-Organisation kümmern.“

Standard-Prozesse out of the Box

Was bei GfK besonders verblüfft, ist die Geschwindigkeit der Implementierung. Das eigentliche Deployment-Projekt ging in zehn Monaten über die Bühne. Tatsächlich hat das Projekt-Team aus Effizienzgründen die meisten der von Workday mitgegebenen Standardpozesse quasi „out of the box“ implementiert.

Zeit sparte das Unternehmen auch dadurch, dass es auf eine vorherige und mit Sicherheit langwierige Harmonisierung der Prozesse verzichtete. „Ich war vorher im Beratergeschäft und weiß, wieviel Verzögerungen durch solche Harmonisierungen verursacht werden“, erinnert sich Taumann-Yrisarry. Deshalb habe man beschlossen: „Just go for it“. Zu integrieren waren unter anderen mehr als 50 Payroll-Systeme. Gleichzeitig besonders wichtig und ebenso anstrengend war, wie Taumann-Yrisarry einräumt, die Data-Cleanup-Periode, die sich über sieben Wochen hinzog. Aber nur durch dieses Großreinemachen lassen sich spätere Inkonsistenzen vermeiden.

Die Schlüsselfaktoren für den Erfolg

Die HR-Services bei GfK berichten nicht in ihre jeweiligen Länderorganisationen, sondern global an Taumann-Yrisarry. Das garantiert gewisse Durchgriffsmöglichkeiten, die in weniger zentralisierten Organisationen fehlen. „Es gibt nur ein Cost Center, und die Mitarbeiter haben nur einen Vorgesetzten“, erläutert die HR-Digitalisiererin: Durch die globale Verantwortung waren die HR-Services auch in der Lage, Anforderungen der Mitarbeiter zentral zu sammeln und zu sichten.

Das Team – fünf ständige Mitarbeiter und noch einmal so viel Halbzeitkräfte – war und ist international besetzt, berichtet Taumann-Yrisarry. Diese Verschiedenheit sieht sie als einen Vorteil. Hauptaufgaben des Teams waren die Tests und das Change-Management; alle anderen Arbeiten erledigte der Deployment-Partner.

Nächste Schritte: Payroll-Engine und Planning-Tool

Wie Taumann-Yrisarry feststellt: „Mit Workday haben wir nun unsere Personaldaten aus rund 60 Ländern zentral erfasst, was uns erstmals einen schnellen und transparenten Überblick über unsere weltweite Belegschaft ermöglicht“. Jetzt konzentriert sich das Team auf das Thema Payroll-Engine: Alle Länder werden derzeit auf ein Drittsystem umgestellt. Die Personalkosten können anschließend zentral erfasst und komplett in Workday übertragen werden: „Mit der Payroll-Integration haben wir dann nicht nur auf die Master-Daten, sondern auch die tatsächlichen Mitarbeiterkosten stets im direkten Zugriff.“

Auf dieser Basis implementiert GfK in Kürze auch das Planungs- und Analysetool „Adaptive Insights“ von Workday. „Dann können wir nicht nur alle Kosten im Personalumfeld miteinander integrieren, sondern haben auch eine verlässliche Basis für unser Planungen“, sagt Taumann-Yrisarry: „Das ist für mich ein Traum, der im Oktober 2020 in Erfüllung gehen soll.“