Diese von Robynne Sisco verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.

Zukunftsorientierte Revision: Wie sich die Rolle des Bilanzprüfers verändert und warum

Da sich unser Finanzjahr bei Workday gerade dem Ende zugeneigt hat, besitzt die Jahresabschlussprüfung für unsere Finanz- und internen Bilanzprüfungsteams höchste Priorität. Deshalb habe ich mir gedacht, dass es interessant wäre, ein wenig darüber zu sprechen, wie wir bei Workday über das Thema Buchhaltungsprüfung denken und wie wir uns auf den Jahresabschluss vorbereitet haben.

Obwohl Compliance für das Bilanzprüfungsteam immer vorrangig ist, drehten sich viele der Unterhaltungen, die ich mit Kendall Tieck, dem stellvertretenden Leiter der internen Bilanzprüfung bei Workday, geführt habe, darum, wie der Bilanzprüfungsprozess einem höheren Ziel dienen kann, indem er auch zur Geschäftsplanung und Geschäftsstrategie beiträgt. Meiner Meinung nach kann es wertvolle Einsichten liefern, ein Interview mit Kendall über seine Sicht zum Thema Bilanzprüfung zu führen, und Sie an diesem Dialog teilhaben zu lassen.

Sprechen wir über das in der Vergangenheit diskutierte Konzept der „zukunftsorientierten Revision.“ Was genau ist damit gemeint?

Die Bilanzprüfung konzentriert sich vor allem auf eine Beurteilung vergangener Geschäftsereignisse sowie die Gewährleistung der Compliance. Auch wenn dies immer von großer Bedeutung sein wird, muss die Bilanzprüfung sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln hin zur „zukunftsorientierten Revision.“ Es genügt nicht mehr, lediglich zu gewährleisten, dass Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten – interne Bilanzprüfer haben nun die Möglichkeit, Unternehmen bei der vorausschauenden Planung zu unterstützen und Probleme aufzugreifen, die den Geschäftserfolg beeinträchtigen könnten.

Nehmen wir einmal das folgende Szenario: Jemand baut ein Haus und stellt dann fest, dass das Treppenhaus um sechs Zoll schmaler ist als gemäß den örtlichen Bauvorschriften zulässig, weshalb noch einmal gebaut werden muss. Das passiert häufig, wenn Unternehmen zuerst brillante Ideen entwickeln, und ein halbes Jahr später stellen die Prüfer dann fest, dass einige Dinge nicht vorschriftsmäßig gehandhabt wurden. „Zukunftsorientierte Revision“ bedeutet, Compliance und interne Kontrollen gleich zu Beginn von Projekten oder neuen Strategien zu betrachten, um potenzielle Lücken und Schwachstellen zu ermitteln, die Fehler, Unterlassungen oder gar Betrug zur Folge haben können.

Nehmen wir zum Beispiel den Fall, dass ein Unternehmen gerade stark expandiert und deshalb seine Verwaltungsprozesse für Lieferanten überarbeiten muss, um sie an komplexere globale Anforderungen anzupassen. Wenn das Unternehmen einen zukunftsorientierten Revisionsprozess implementiert, dann würden sich seine internen Bilanzprüfer mit Betriebsleitern zusammensetzen, um die für das Projekt erforderlichen internen Kontrollen zu entwickeln.

„Im Normalfall wird nicht über interne Bilanzprüfung und Innovation im gleichen Atemzug diskutiert. Wenn wir jedoch weiterhin eine wichtige Funktion erfüllen wollen, müssen wir innovativ darüber nachdenken, wie wir uns angesichts des rapiden Tempos der stattfindenden Veränderungen an neue Gegebenheiten anpassen werden.“

Wieso haben Unternehmen nicht schon immer Wert auf zukunftsorientierte Revision gelegt?

Der Hauptgrund dafür ist meiner Meinung nach die Tatsache, dass dafür weder Zeit noch Ressourcen vorhanden waren, hauptverantwortlich dafür aber sind veraltete Finanzverwaltungssysteme. Sie wurden nicht für integrierte Arbeitsabläufe konzipiert, und deshalb ist es ein enormer Zeitaufwand, um das System sozusagen herum zu arbeiten, um Informationen zu sammeln und Prozesse zu prüfen, wie zum Beispiel einen Genehmigungsprozess für eine Anschaffung oder eine Einstellung, wodurch internen Prüfteams wenig Zeit für die zukunftsorientierte Revision bleibt.

Für Finanzdaten verwenden wir unser hauseigenes Produkt, Workday Financial Management. Wir sind der Meinung, dass es uns dabei hilft, effizienter und effektiver zu prüfen, als es uns in der Vergangenheit möglich war, wodurch genügend Zeit bleibt, unternehmensweit mit Partnern zu kooperieren und uns auf die Zukunft zu konzentrieren. Mit Workday ist alles in einem System zusammengefasst – Finanz- und Personaldaten – und die Arbeitsabläufe sind integriert. Dadurch kann ich ein Diagramm zu einem Einstellungsvorgang aufrufen, das jeden Schritt, jeden Benutzer und jede Genehmigung enthält – und so alles genau nachvollziehen. Ein solches Unterfangen könnte für einen Prüfer, der mit einem Altsystem arbeitet, mehrere Wochen in Anspruch nehmen.

In der Vergangenheit wurden auch hier Altsysteme eingesetzt. Wie unterscheidet sich die Vorbereitung auf die Jahresabschlussprüfung mit Workday?

Mein Team kann viel einfacher auf Informationen zugreifen und Analyseberichte erstellen als dies bei traditionellen Lösungen der Fall ist. Wir können Berichte direkt in Workday erstellen, die auf Echtzeitdaten basieren. Dadurch sparen wir enorm viel Zeit und arbeiten mit verlässlicheren Daten. Bei der Arbeit mit veralteten Systemen ist es notwendig, Daten aus unterschiedlichen Systemen zu extrahieren und dann in ein Business Intelligence- oder Reportingsystem zu laden, um sie analysieren zu können. Bis dahin sind diese Daten bereits wieder überholt, und es besteht ein Risiko für die Datenintegrität und die daraus abgeleiteten Schlussfolgerungen.

Wie beeinflusst dies externe Prüfer, die das Arbeiten mit Altsystemen gewöhnt sind?

Ein Hauptunterschied ist das Durchführen von Tests. Das ist ein wichtiger Bestandteil der Jahresabschlussprüfung, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsabläufe auch so ablaufen, wie sie es sollen. In Altsystemen ist es so, dass für 10.000 Buchungen ähnlicher Art eine statistische Stichprobe, beispielsweise 50 Buchungen, getestet werden müssen, um zu validieren, dass ein Prozess so abläuft wie vorgesehen. Da Arbeitsabläufe und automatisierte Kontrollen in Workday integriert sind, muss lediglich eine einzige Buchung überprüft werden, und wenn diese ordnungsgemäß funktioniert, dann ist sichergestellt, dass alle anderen ebenfalls korrekt verarbeitet wurden.

Ein so hohes Maß an Effizienz kann Buchhaltungsprüfern wirklich viel Zeit ersparen und es ihnen ermöglichen, Unternehmen mit strategisch vorteilhafteren Aktivitäten zu unterstützen.

Wie ist es, für ein Unternehmen zu arbeiten, das ein Produkt herstellt, welches unmittelbare Auswirkungen auf Ihren Beruf hat?

Ein Hauptgrund für mich, bei Workday zu arbeiten, war die Möglichkeit, Einfluss auf den Werdegang eines Produkts zu nehmen, das meine Arbeit völlig neu gestalten kann. Üblicherweise wird man nicht über interne Bilanzprüfung und Innovation im gleichen Atemzug diskutieren. Wenn wir jedoch weiterhin eine wichtige Funktion erfüllen wollen, dann müssen wir auf innovative Weise darüber nachdenken, wie wir uns angesichts des rapiden Tempos der stattfindenden Veränderungen an neue Gegebenheiten anpassen werden. Durch Erweiterung ihrer Ansichten und Einbindung moderner Technologien bietet sich Bilanzprüfern die Möglichkeit, Mehrwert für das Unternehmen zu generieren und einen höheren Nettoertrag zu erzielen.