Aons erster Finanzabschluss per Remote-Verbindung: Ein Controller berichtet

Die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig Geschäftskontinuität ist. Weltweit wechselten Millionen von Büroangestellten ins Homeoffice – in manchen Fällen buchstäblich über Nacht. Zu Recht standen an erster Stelle die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter. Während sich weltweit ein neuer Arbeitsrhythmus durchsetzt, musste die Kontinuität wichtiger Geschäftsabläufe unter völlig neuen Umständen gewährleistet werden.

Wir hatten die Gelegenheit, mit Mike Neller zu sprechen. Er ist Senior Vice President, Global Controller und Chief Accounting Officer bei Aon Plc., einem globalen Professional Services-Unternehmen mit 50.000 Mitarbeitern in 120 Ländern, das Risikomanagement-, Altersvorsorge- und Krankenversicherungslösungen anbietet. Angesichts der weltweiten Kontaktbeschränkungen erledigten Mike und sein Team den Finanzabschluss für die letzte Berichtsperiode per Remote-Verbindung. Im Folgenden erfahren Sie, wie Aon seinen ersten vollständig standortfernen Finanzabschluss meisterte.

Wie sieht ein normaler Finanzabschluss bei Aon aus?

Der Abschlussprozess dauert normalerweise sechs Tage. Innerhalb von vier Tagen sind die Berichte für die meisten Regionen unter Dach und Fach. Die übrigen zwei Tage verbringen wir mit Konsolidierungsaufgaben und finalen Prüfungen. Vor der Einführung von Workday dauerte der Abschluss acht Tage, wir haben ihn also um ein paar Tage verkürzt. Vermutlich könnten wir noch einen weiteren Tag einsparen, doch das ist im Moment eigentlich gar nicht nötig. Auf diese Wiese können wir ein paar letzte Abstimmungen vornehmen und unsere Finanzdaten noch einmal auf ihre Genauigkeit prüfen, um auf Nummer sicher zu gehen.

Seit über einem Jahr setzen wir Workday Financial Management für den Bilanzabschluss in unseren Hauptregionen ein. Für die Mitarbeiter ist das alles Routine. Es gibt keine Lernkurve mehr. Aktuell werden etwa 95 Prozent unseres Ertrags in Workday verbucht. Ende des Jahres werden es über 99 Prozent sein.

Der Abschluss für das erste Quartal des aktuellen Geschäftsjahrs verlief also alles andere als normal. Können Sie ein wenig ins Detail gehen?

Unser erstes Quartal endete am 31. März und wir leiten den Abschlussprozess üblicherweise einige Tage vor dem Bilanzstichtag ein. Zu diesem Zeitpunkt, Mitte März, befanden sich die Kollegen aufgrund der Corona-Krise im Homeoffice – wir hatten also einen zu 100 Prozent virtuellen Abschluss vor uns. Wir waren ein wenig nervös, weil wir nicht genau wussten, was uns erwartete. Ich kannte niemanden, der jemals einen virtuellen Finanzabschluss erstellt hatte. Würde es Probleme geben? Würde das System zusammenbrechen und wenn ja, was würde dann passieren? An wen konnten wir uns wenden – und wie?

Wie verlief der Abschlussprozess?

Wir waren zwar zuversichtlich, die Frist einhalten zu können, doch für alle Fälle legten wir uns einen Notfallplan zurecht. Letztendlich verlief der Abschluss aber völlig reibungslos. Es war fantastisch! Schnell und effizient. Wir sind immerhin in über 120 Ländern tätig. Das bedeutet, dass unzählige Mitarbeiter an unzähligen Einzelabschlüssen arbeiten. Der ganze Prozess ging ohne jede Verzögerung und Ineffizienz über die Bühne. Das Team leistete großartige Arbeit. Dank kontinuierlicher Kommunikation zwischen den Mitarbeitern gelang die fristgerechte Abgabe, ohne dass der Notfallplan zum Einsatz kommen musste.

Das wäre mit 10 verschiedenen Systemen, die weniger verlässlich und effektiv als unsere Workday-Lösung sind, schlichtweg nicht möglich gewesen. Workday diente als stabiles Rückgrat und zugleich als flexibler Dreh- und Angelpunkt für einen effektiven Abschluss. Ich denke, das gesamte Team weiß dies zu schätzen.

Das wäre mit 10 verschiedenen Systemen, die weniger verlässlich und effektiv als unsere Workday-Lösung sind, schlichtweg nicht möglich gewesen.

Gab es irgendwelche unerwarteten Schwierigkeiten?

Trotz der ungewohnten Umstände – Remote-Arbeit, unzählige WebEx- und Zoom-Konferenzen – gab es keinerlei Probleme. Lateinamerika erzielte sogar den schnellsten Abschluss seiner Geschichte. Das Team gab seine Zahlen einen Tag früher als geplant ab. Das hatte es vorher noch nie gegeben.

Um es noch einmal zu betonen – das ist alles eine Frage der Technologie und der Kompetenz der Kollegen. Funktioniert die Technologie nicht richtig, so verzögert sich der Abschluss. In diesem Fall hätten wir erhebliche Probleme gehabt.

Vor Workday verwendeten Sie ein On-Premise-Finanzsystem. Glauben Sie, dass das Vorhandensein einer einzigen cloudbasierten Lösung zum erfolgreichen Remote-Abschluss beigetragen hat? Und wenn ja, warum?

Ohne Frage. Workday bietet uns zahlreiche Vorteile, z. B. automatisierte Workflow-Definitionen zur Prüfung von Journaleinträgen und Genehmigungen, die Option, alle Begleitmaterialien für Journale in Workday zur effizienten Genehmigung anzuhängen, eine mobile App zur schnellen Erledigung von Aufgaben und Drilldown-Funktionen innerhalb des Systems für eine rasche Recherche und Analyse.

Was würden Sie Lesern raten, die mit denselben Herausforderungen konfrontiert sind?

Unser Unternehmen entstand im Zuge von Hunderten von Übernahmen. Mit über 700 verschiedene Rechtsformen in 120 Ländern ist eine komplexe Organisationsstruktur entstanden. Da kann der Umstieg von mehreren Altsystemen auf eine einzige Lösung zur Mammutaufgabe werden – sowohl im Hinblick auf die Kapazität als auch kostentechnisch. Doch mit dem richtigen Projektteam kann man mit einer beachtlichen Gesamtkapitalrendite rechnen, wenn die Altsysteme erst einmal abgelöst und die ersten Produktivitätsvorteile realisiert wurden.

Und obgleich wir mit der Performance unseres Workday-Hauptbuchs hochzufrieden sind, wird ein wichtiger Wendepunkt für uns die Migration unserer Planungs- und Konsolidierungstools aus unseren Altsystemen in Workday sein. Mit anderen Worten: wenn wir ein einheitliches Hub-and-Spoke-Modell eingeführt haben – eine zentrale „Source of Truth“, bei der uns all die Zeit, die Mühen und die Missverständnisse eines linearen Abschlussprozesses mit mehreren Systemen erspart bleiben, die sich nicht immer auf Anhieb abstimmen lassen.

Dies ist der letzte Meilenstein auf einer langen und beschwerlichen Reise, doch er wird sich auszahlen – sowohl in wirtschaftlicher Hinsicht als auch im Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit.